Văn phòng công chứng là nơi cung cấp dịch vụ công chứng, xác thực các giao dịch và tài liệu quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho các bên liên quan. Được thành lập theo quy định của Luật Công chứng 2014, văn phòng công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân và tổ chức. Cùng tìm hiểu chi tiết về chức năng, nhiệm vụ và quy trình hoạt động của văn phòng công chứng để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và cách thức hoạt động của đơn vị này.

Tìm hiểu về văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là gì?

Công chứng là quá trình mà công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng xác nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch, và tính chính xác, hợp pháp của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại. Quá trình này đảm bảo các tài liệu không trái đạo đức xã hội và tuân theo quy định pháp luật, dù đó là yêu cầu bắt buộc hay tự nguyện của cá nhân, tổ chức.

Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, hoạt động theo quy định của Luật Công chứng 2014 và các văn bản pháp luật liên quan.

Vậy, Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, thực hiện chức năng xác nhận tính hợp pháp của các văn bản và giao dịch theo quy định.

Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng

Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng như sau:

• Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ các quy định của Luật Công chứng 2014.
• Phòng công chứng chỉ được thành lập tại những khu vực chưa đủ điều kiện để phát triển Văn phòng công chứng.
• Văn phòng công chứng thành lập tại các khu vực có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn sẽ được hưởng các chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ.

Hoạt động của Văn phòng công chứng

• Tổ chức và hoạt động: Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng 2014 và các văn bản pháp luật liên quan, tương tự như công ty hợp danh. Văn phòng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn.
• Người đại diện: Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng phải là công chứng viên hợp danh và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
• Tên gọi: Tên của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận. Tên này không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác và không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc.
• Trụ sở: Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.
• Con dấu và tài khoản: Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính từ các nguồn thu hợp pháp như phí công chứng, thù lao công chứng.
• Sử dụng con dấu: Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Sau khi có quyết định cho phép thành lập, Văn phòng được khắc và sử dụng con dấu. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu và việc quản lý, sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Quy định về việc thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

1. Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

Để thành lập Văn phòng công chứng, các công chứng viên cần nộp hồ sơ đề nghị thành lập gửi đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để xem xét và quyết định.

Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm:

• Đơn đề nghị thành lập.
• Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết, dự kiến tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm trụ sở, điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai.
• Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

2. Thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng Người có nhu cầu thành lập Văn phòng công chứng chuẩn bị hồ sơ theo quy định và gửi đến cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Xem xét hồ sơ Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét và quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 3: Đăng ký hoạt động Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp địa phương.

Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm:

• Tên gọi của Văn phòng công chứng.
• Họ tên Trưởng Văn phòng công chứng.
• Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng.
• Danh sách công chứng viên hợp danh.
• Danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng (nếu có).

Hồ sơ đăng ký hoạt động bao gồm:

• Đơn đăng ký hoạt động.
• Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng.
• Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng (nếu có).

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Thời điểm hoạt động công chứng: Văn phòng công chứng được hoạt động từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

Bước 4: Cung cấp thông tin về nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cấp hoặc cấp lại giấy đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản cho các cơ quan liên quan như cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện/quận/thị xã/thành phố thuộc tỉnh và Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

Bước 5: Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về những nội dung sau:

• Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;
• Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng;
• Số, ngày, tháng, năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động.

Mời bạn xem thêm:

• Tìm hiểu về hiệp hội công chứng viên
• Tập sự hành nghề công chứng cần có kỹ năng hành nghề công chứng nào?
• Công chứng viên là công chức hay viên chức?

Câu hỏi thường gặp: