Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một công việc quan trọng và bắt buộc phải thực hiện hàng tháng, hàng quý của mỗi kế toán doanh nghiệp. Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong lĩnh vực thuế và kế toán, nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định thuế trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quý bạn đọc hãy cùng Học viện đào tạo pháp chế ICA tìm hiểu quy định về việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong doanh nghiệp tư nhân tại nội dung bài viết dưới đây

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp năm 2020
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Quyết định số 1421/QĐ-BTC

Có bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hay không?

Theo Quyết định số 1421/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, ban hành ngày 15/07/2022, công bố Danh mục báo cáo định kỳ trong lĩnh vực thuế, thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tài chính. Trong đó, quy định rõ việc doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Theo quy định, các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đều là đối tượng thực hiện báo cáo sử dụng hóa đơn. Các báo cáo này sẽ được nộp tới Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế, tiếp nhận thông qua cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Tần suất thực hiện báo cáo là theo quý, có nghĩa là các đơn vị và cá nhân phải nộp báo cáo về việc sử dụng hóa đơn vào cuối mỗi quý.

Việc quy định chế độ báo cáo sử dụng hóa đơn dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, quy định về hóa đơn và chứng từ. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định về việc sử dụng hóa đơn trong hoạt động kinh doanh.

Như vậy, việc nộp báo cáo sử dụng hóa đơn là một trong những yêu cầu và trách nhiệm pháp lý quan trọng mà các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải tuân thủ. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy định thuế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và kiểm soát hoạt động kinh doanh từ phía cơ quan chức năng.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2022. Tại Điều 29, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:

“Điều 29. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ

1. Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ. Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

3. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi.”

Như vậy, chỉ bắt buộc doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử đối với trường hợp doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan thuế theo Quyết định số 1421/QĐ-BTC về chế độ báo cáo tại Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Các trường hợp phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân phải chịu trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong hai trường hợp sau đây:

Thứ nhất, khi doanh nghiệp mua hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in. Trong trường hợp này, doanh nghiệp thực hiện mua hóa đơn giấy từ cơ quan thuế để sử dụng trong hoạt động kinh doanh. Sau khi sử dụng, doanh nghiệp cần nộp báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua này cho cơ quan thuế. Báo cáo này nhằm thông báo cho cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn giấy mà doanh nghiệp đã mua từ họ, giúp cơ quan thuế có đầy đủ thông tin về việc sử dụng hóa đơn trong doanh nghiệp.

Thứ hai, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử nhưng hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố và được cơ quan thuế bán hóa đơn giấy do họ đặt in trong thời gian chưa khắc phục được sự cố. Trong tình huống này, doanh nghiệp phải tạm thời sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in để tiếp tục hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn giấy này là tạm thời và cần phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế. Báo cáo này sẽ giúp cơ quan thuế hiểu rõ về tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp trong giai đoạn có sự cố và có biện pháp xử lý phù hợp.

Tóm lại, việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trách nhiệm quan trọng của doanh nghiệp tư nhân để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định thuế trong hoạt động kinh doanh.

Quy định về việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong doanh nghiệp tư nhân

Hồ sơ cần chuẩn bị để nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong doanh nghiệp tư nhân bao gồm:

1. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG.

2. Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ, tuỳ theo từng trường hợp:

   a) Trường hợp doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn cơ quan thuế quản lý, sử dụng theo Mẫu BK02/CĐĐ-HĐG.

   b) Trường hợp doanh nghiệp chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước, sử dụng Mẫu BK02/QT-HĐG.

   (Các mẫu trên được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Lưu ý, không cần nộp Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ trong hai trường hợp sau:

– Trường hợp doanh nghiệp tư nhân tạm thời sử dụng hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế trong thời gian chờ khắc phục sự cố của hệ thống cấp mã cho hóa đơn điện tử.

– Doanh nghiệp tư nhân không sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế trong kỳ.

Thời hạn nộp hồ sơ:

Doanh nghiệp nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn. Riêng đối với các trường hợp cụ thể thì thời hạn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được xác định như sau:

– Trường hợp doanh nghiệp tư nhân bán hàng hóa, dịch vụ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu: thời hạn báo cáo cùng lúc với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

– Trường hợp doanh nghiệp tư nhân chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì phải nộp hồ sơ báo cáo đến cơ quan thuế nơi chuyển đi.

– Trường hợp hệ thống cấp mã đã được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thời hạn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế.

Nơi nộp hồ sơ:

Hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp tại Cục thuế hoặc Chi cục thuế thông qua cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Câu hỏi thường gặp