Sơ đồ bài viết
HĐLĐ được giao kết thông qua phương tiện điện tử cần đáp ứng điều kiện nào để có giá trị pháp lý? Trong thời đại chuyển đổi số, việc ký kết hợp đồng lao động qua email, phần mềm quản trị nhân sự hay nền tảng điện tử ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, không phải mọi hình thức giao kết trực tuyến đều được pháp luật công nhận. Để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý, cần đáp ứng những điều kiện gì? Bài viết của Học viện đào tạo pháp chế ICA sẽ giúp bạn hiểu rõ căn cứ pháp luật, yêu cầu về chữ ký điện tử, xác thực và lưu trữ hợp đồng đúng quy định.
Đừng để sai sót hợp đồng khiến bạn trả giá đắt – Tham khảo ngay khóa học “Rà soát Hợp đồng Pháp lý” để nâng cao kỹ năng thực tiễn và phòng tránh rủi ro pháp lý!
Truy cập tại: https://study.phapche.edu.vn/huong-dan-ra-soat-hop-dong-phap-ly?ref=lnpc
Có thể giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức nào?
Căn cứ theo:
- Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019,
- Khoản 6, khoản 10, khoản 12 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử 2005,
Thì hợp đồng lao động có thể được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu và có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Cụ thể:
Phương tiện điện tử là: Phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự (ví dụ: email, hệ thống phần mềm quản trị nhân sự, cổng ký số,…).
Thông điệp dữ liệu là: Thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, chẳng hạn như hợp đồng được lập và ký số qua phần mềm, gửi qua email, lưu trữ trên hệ thống máy chủ.
Như vậy:
Hợp đồng lao động có thể được giao kết bằng phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu (như file PDF có chữ ký số, file điện tử trên nền tảng ký hợp đồng, email xác nhận kèm nội dung hợp đồng…), nếu:
- Có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu khi cần thiết (theo Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2005);
- Đáp ứng các quy định về hình thức, nội dung và nghĩa vụ thông tin theo Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Khi đáp ứng điều kiện trên, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bằng văn bản giấy.
Nếu bạn cần ví dụ thực tế về cách thức giao kết hợp đồng lao động điện tử hoặc muốn biết phần mềm/kênh phổ biến hiện nay, mình có thể bổ sung thêm.
HĐLĐ được giao kết thông qua phương tiện điện tử cần đáp ứng điều kiện nào để có giá trị pháp lý?
Căn cứ theo nội dung tại khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu, và có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản nếu tuân thủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Cụ thể, theo Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2005, thông điệp dữ liệu được coi là có giá trị như văn bản nếu:
- Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập được; và
- Có thể sử dụng để tham chiếu khi cần thiết.
Như vậy, để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bằng văn bản, phải đảm bảo hai điều kiện sau:
- Được lập dưới dạng thông điệp dữ liệu (ví dụ: file PDF, văn bản điện tử có chữ ký số…);
- Thông tin có thể truy cập, lưu trữ và sử dụng để đối chiếu khi cần thiết.
Lưu ý: Để đảm bảo tính pháp lý, các hợp đồng lao động điện tử nên có chữ ký điện tử hoặc chữ ký số hợp lệ, và được lưu trữ theo đúng quy định về giao dịch điện tử.
Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động có được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động không?
Theo nội dung quy định tại khoản 3 và khoản 5 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động có thể là:
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền;
- Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền;
- Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.
Tuy nhiên, tại nội dung khoản 5 Điều 18 nêu rõ:
“Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động.”
Như vậy, người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không có quyền ủy quyền lại cho người khác thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động. Việc ủy quyền lại là không hợp pháp và có thể dẫn đến hợp đồng lao động không có giá trị pháp lý nếu bị phát hiện vi phạm thẩm quyền.
Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động của người sử dụng lao động và người lao động được quy định như thế nào?
Theo nội dung tại Điều 16 Bộ luật Lao động 2019, khi giao kết hợp đồng lao động, cả người sử dụng lao động và người lao động đều có nghĩa vụ cung cấp thông tin trung thực liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng.
Cụ thể:
1. Nghĩa vụ của người sử dụng lao động
Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về các nội dung sau:
- Công việc cụ thể mà người lao động sẽ thực hiện;
- Địa điểm và điều kiện làm việc;
- Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi;
- Điều kiện an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc;
- Tiền lương, hình thức trả lương;
- Các chế độ bảo hiểm: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
- Quy định liên quan đến bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ;
- Các vấn đề khác mà người lao động yêu cầu và có liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng.
2. Nghĩa vụ của người lao động
Người lao động cũng phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về:
- Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính;
- Nơi cư trú hiện tại;
- Trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề;
- Tình trạng sức khỏe;
- Các thông tin khác có liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động theo yêu cầu của người sử dụng lao động.
Việc cả hai bên cung cấp thông tin đầy đủ và trung thực là cơ sở để thiết lập quan hệ lao động minh bạch, hợp pháp và hạn chế rủi ro phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Mời bạn xem thêm: