Thông báo tạm ngừng kinh doanh đối với văn phòng đại diện là một quyết định quan trọng và cần được thực hiện một cách cẩn thận và chuyên nghiệp. Trong thông báo, cần rõ ràng và minh bạch về lý do tạm ngừng kinh doanh. Điều này giúp người nhận thông báo hiểu rõ về tình huống và tạo sự tin tưởng với công ty. Lý do có thể là do những yếu tố nội bộ như chuyển đổi vị trí, tái cấu trúc tổ chức, thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc những yếu tố bên ngoài như tình hình kinh tế, đại dịch, hoặc các vấn đề pháp lý. Hãy tham khảo thêm trong bài viết của Học viện đào tạo pháp chế ICA nhé!

Thông báo tạm ngừng kinh doanh đối với văn phòng đại diện

Thông báo tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp thực hiện theo mẫu tại Phụ lục II-19 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT:

Hướng dẫn soạn thảo mẫu thông báo tạm ngừng kinh doanh đối với văn phòng đại diện

Dưới đây là một hướng dẫn để soạn thảo, rà soát mẫu thông báo tạm ngừng kinh doanh đối với văn phòng đại diện:

[Ngày]

[Địa chỉ công ty]
[Số điện thoại]
[Email]

[Địa chỉ văn phòng đại diện]
[Số điện thoại văn phòng đại diện]
[Email văn phòng đại diện]

THÔNG BÁO TẠM NGỪNG KINH DOANH ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Kính gửi: [Tên và chức vụ của người nhận]

Chúng tôi xin trân trọng thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh đối với văn phòng đại diện của chúng tôi tại địa chỉ sau:

[Địa chỉ văn phòng đại diện]

Điều này do [lý do tạm ngừng kinh doanh, ví dụ: chuyển đổi vị trí, tái cấu trúc, thay đổi chiến lược kinh doanh, vv.] và sẽ có hiệu lực từ ngày [ngày tạm ngừng kinh doanh].

Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, chúng tôi sẽ tiến hành [thực hiện các công việc liên quan, ví dụ: chuyển đổi vị trí, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, cập nhật thông tin liên hệ, vv.] nhằm đảm bảo sự liên tục và sự phục vụ tốt nhất cho quý khách hàng.

Quý khách hàng có thể tiếp tục liên hệ với chúng tôi qua [thông tin liên hệ thay thế, ví dụ: số điện thoại, email, địa chỉ công ty].

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự ủng hộ và hiểu biết của quý khách hàng trong thời gian này. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi sẽ sớm tiếp tục phục vụ quý khách hàng khi văn phòng đại diện mở cửa trở lại.

Trân trọng,

[Tên và chức vụ người ký]
[Tên công ty]

Các bước cần thực hiện khi tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện

Thành phần hồ sơ:

1. Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh của văn phòng đại diện;

2. Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp phải nộp kèm theo Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư.

Khi tạm ngừng kinh doanh văn phòng đại diện, có một số bước cần thực hiện để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và thông báo cho khách hàng và đối tác về tình huống này. Dưới đây là các bước cơ bản:

1. Xác định lý do tạm ngừng kinh doanh: Đầu tiên, bạn cần xác định lý do chính khiến văn phòng đại diện tạm ngừng hoạt động. Điều này có thể là do chuyển đổi vị trí, tái cấu trúc tổ chức, thay đổi chiến lược kinh doanh, hoặc bất kỳ lý do nào khác.
2. Lên kế hoạch tạm ngừng kinh doanh: Xác định thời gian tạm ngừng kinh doanh và lên kế hoạch cho các hoạt động và công việc cần thực hiện trong thời gian này. Điều này có thể bao gồm việc sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, cập nhật thông tin liên hệ, di dời tài sản và trang thiết bị, và các nhiệm vụ khác liên quan.
3. Thông báo cho khách hàng và đối tác: Việc thông báo tạm ngừng kinh doanh là rất quan trọng để đảm bảo sự hiểu biết và sự hỗ trợ từ phía khách hàng và đối tác. Gửi thông báo bằng văn bản hoặc email để thông báo về tình huống này, đề cập đến lý do và thời gian tạm ngừng kinh doanh. Cung cấp thông tin liên hệ thay thế nếu khách hàng hoặc đối tác cần liên hệ trong thời gian này.
4. Quản lý thông tin liên hệ: Đảm bảo rằng thông tin liên hệ của khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác được cập nhật. Nếu có sự thay đổi trong thông tin liên hệ, hãy cung cấp thông tin mới và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan được thông báo.
5. Thực hiện các công việc liên quan: Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, thực hiện các công việc liên quan đến việc chuyển đổi vị trí, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, cập nhật thông tin liên hệ, và các nhiệm vụ khác đã được lên kế hoạch trước. Đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện một cách hiệu quả và đúng thời hạn.
6. Theo dõi và giao tiếp: Theo dõi quá trình tạm ngừng kinh doanh và duy trì giao tiếp với đội ngũ nhân viên, khách hàng, và đối tác. Cập nhật thông tin về tiến độ và thời gian dự kiến để mở cửa trở lại.
7. Mở cửa trở lại văn phòng đại diện: Khi các công việc liên quan đã hoàn thành và điều kiện cho phép, thông báo mở cửa trở lại văn phòng đại diện cho khách hàng và đối tác. Đảm bảo rằng mọi hoạt động và dịch vụ sẽ được phục hồi và hoạt động trở lạibình thường.

Lưu ý rằng các bước cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào tình huống cụ thể và yêu cầu của công ty. Đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình nội bộ của công ty và tham khảo sự hỗ trợ từ các bộ phận có liên quan, chẳng hạn như bộ phận quản lý, bộ phận tài chính và bộ phận quan hệ khách hàng.

Câu hỏi thường gặp: