Sơ đồ bài viết
Trong hoạt động kế toán – tài chính của doanh nghiệp, sai sót là điều khó tránh khỏi. Nhưng có một ranh giới rõ ràng giữa sai sót thông thường và những hành vi dẫn đến thiệt hại có trách nhiệm bồi thường. Không ít kế toán, dù không cố ý, vẫn rơi vào tình huống bị yêu cầu bồi thường do gây ra tổn thất tài chính cho doanh nghiệp – từ những lỗi nhỏ như hạch toán sai, đến các sự vụ nghiêm trọng như sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, kê khai sai thuế. Vậy trong trường hợp nào kế toán phải bồi thường thiệt hại cho doanh nghiệp? Có phải cứ làm sai là phải bồi thường? Hay chỉ khi nào chứng minh được yếu tố lỗi và thiệt hại thực tế? Hãy cùng phân tích rõ trong bài viết dưới đây.
Trường hợp nào kế toán phải bồi thường thiệt hại cho doanh nghiệp?
Theo quy định tại Điều 130 Bộ luật Lao động 2019, người lao động (bao gồm cả kế toán) có trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho người sử dụng lao động nếu gây ra thiệt hại do lỗi của mình trong khi thực hiện công việc. Tuy nhiên, không phải mọi sai sót đều dẫn đến trách nhiệm bồi thường – pháp luật yêu cầu phải có sự kết hợp của ba yếu tố: lỗi – hành vi vi phạm – thiệt hại thực tế.
Đặc biệt, trong lĩnh vực kế toán, pháp luật còn có các quy định chuyên biệt, như:
- Luật Kế toán 2015: yêu cầu kế toán viên thực hiện đúng quy định về ghi sổ, chứng từ, báo cáo, bảo mật thông tin…
- Luật Quản lý thuế: trách nhiệm kê khai đúng – đủ – kịp thời các nghĩa vụ thuế.
- Bộ luật Dân sự 2015: áp dụng khi có thiệt hại ngoài hợp đồng lao động hoặc có tranh chấp bồi thường ngoài quan hệ lao động.
Tóm lại, để một kế toán phải bồi thường, doanh nghiệp cần chứng minh: hành vi sai phạm, yếu tố lỗi (vô ý hoặc cố ý), thiệt hại phát sinh thực tế và mối quan hệ nhân – quả giữa chúng.
a. Hạch toán sai, kê khai sai dẫn đến phạt thuế
Một trong những sai sót phổ biến nhất của kế toán là ghi nhận sai số liệu, kê khai sai chỉ tiêu, hoặc tính toán sai nghĩa vụ thuế. Những lỗi này nếu không được phát hiện kịp thời có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính, thậm chí bị thanh tra – kiểm tra toàn diện.
Ví dụ: Kế toán kê khai sai thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hoặc kê khai thuế TNDN thấp hơn thực tế, dẫn đến truy thu hàng trăm triệu đồng. Nếu chứng minh được kế toán có lỗi trong việc không kiểm tra, đối chiếu hồ sơ đầy đủ trước khi kê khai, thì doanh nghiệp có quyền yêu cầu bồi thường một phần hoặc toàn bộ thiệt hại phát sinh.
Tuy nhiên, pháp luật lao động cũng quy định: chỉ khi người lao động cố ý hoặc gây thiệt hại nghiêm trọng do lỗi cá nhân, mới phải bồi thường đến mức cao. Với những sai sót lần đầu, do thiếu kinh nghiệm hoặc chưa được hướng dẫn rõ ràng, thì mức bồi thường thường chỉ mang tính nhắc nhở – cảnh cáo – bồi thường nhẹ theo thỏa thuận.
b. Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc không kiểm soát hóa đơn đầu vào
Hóa đơn là một trong những điểm nhạy cảm nhất trong công việc kế toán. Nếu kế toán không kiểm tra kỹ hóa đơn đầu vào (hóa đơn ma, hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn mua bán lòng vòng), hoặc tiếp tay cho việc xuất hóa đơn khống (dù không hưởng lợi), thì đây không còn là lỗi hành chính mà có thể mang yếu tố hình sự.
Trong các trường hợp này, trách nhiệm bồi thường không chỉ là phần truy thu thuế, mà còn có thể là:
- Tiền phạt do hành vi vi phạm sử dụng hóa đơn bất hợp pháp;
- Thiệt hại về uy tín, mất đối tác, gián đoạn kinh doanh do bị thanh tra thuế.
Nhiều doanh nghiệp đã khởi kiện kế toán hoặc cựu kế toán trưởng vì cho rằng họ “biết sai nhưng vẫn làm theo” hoặc “thiếu trách nhiệm trong kiểm soát chứng từ”. Đây là lời cảnh tỉnh quan trọng: đừng bao giờ ký vào hóa đơn hoặc báo cáo thuế nếu bạn không thực sự hiểu và tin tưởng vào số liệu.
c. Làm lộ thông tin tài chính, để mất sổ sách, chứng từ
Một dạng thiệt hại khác dễ bị đánh giá lỗi cá nhân là: vi phạm bảo mật thông tin doanh nghiệp, đặc biệt là các dữ liệu tài chính – thuế – khách hàng – lợi nhuận. Luật Kế toán yêu cầu kế toán viên có nghĩa vụ giữ bí mật số liệu và chỉ cung cấp khi có sự cho phép.
Nếu kế toán:
- Làm mất sổ sách, chứng từ gốc khiến doanh nghiệp không thể giải trình với cơ quan thuế;
- Làm lộ thông tin báo giá, bảng lương, kế hoạch tài chính cho bên thứ ba;
- Tiết lộ báo cáo thuế hoặc số liệu lợi nhuận cho đối thủ cạnh tranh;
thì hoàn toàn có thể bị đánh giá là vi phạm nghĩa vụ bảo mật và bị yêu cầu bồi thường thiệt hại theo Luật Dân sự.
Giới hạn trách nhiệm và các yếu tố giảm nhẹ cho kế toán
Dù có sai phạm, nhưng không phải trong mọi trường hợp kế toán sẽ phải “chịu toàn bộ trách nhiệm”. Pháp luật lao động và thực tiễn xét xử luôn xét đến bối cảnh, hệ thống kiểm soát nội bộ, và lỗi từ các bộ phận khác.
Trường hợp có lỗi phối hợp
Ví dụ: Nếu kế toán hạch toán sai do bộ phận mua hàng không cung cấp đủ chứng từ, hay giám đốc yêu cầu xuất hóa đơn không đúng thực tế, thì trách nhiệm sẽ được chia sẻ giữa các cá nhân và bộ phận liên quan.
Kế toán có thể được miễn trách nhiệm hoặc giảm mức bồi thường nếu chứng minh:
- Đã nhiều lần góp ý – cảnh báo – đề xuất giải pháp nhưng không được lãnh đạo xem xét;
- Không có quyền quyết định, chỉ làm theo chỉ đạo của người có thẩm quyền;
- Không được đào tạo, không được cung cấp đủ công cụ, thông tin để thực hiện đúng công việc.
Mức giới hạn bồi thường theo pháp luật
Theo Điều 130 Bộ luật Lao động, nếu người lao động gây thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất, thì mức bồi thường không quá 3 tháng lương. Chỉ khi gây thiệt hại nghiêm trọng (mất tài sản, mất chứng từ gốc, cố ý gian dối), mới xem xét mức cao hơn theo thỏa thuận hoặc theo quy định dân sự.
Kế toán nên làm gì để phòng tránh rủi ro pháp lý và bồi thường?
Kế toán là nghề liên quan mật thiết đến tiền – thuế – pháp luật. Để tránh rơi vào tình trạng “làm đúng vẫn bị quy trách nhiệm”, bạn cần:
Chủ động nắm chắc quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn, thuế, kế toán, hợp đồng;
- Luôn có văn bản xác nhận – lưu trữ đầy đủ hồ sơ giao dịch, tránh trao đổi miệng;
- Khi nhận thấy chỉ đạo sai hoặc rủi ro tiềm ẩn, hãy góp ý bằng văn bản hoặc xin ý kiến của cấp trên, tránh làm sai chỉ vì “sếp bảo làm”;
- Không ký nháy – không duyệt khi không rõ thông tin. Bút sa là gà chết – bạn có thể bị quy trách nhiệm ngay cả khi không chủ ý sai;
- Cập nhật liên tục kiến thức pháp chế doanh nghiệp – vì luật thay đổi, và rủi ro không chờ đợi.
Ranh giới giữa sai sót nghề nghiệp và trách nhiệm bồi thường trong công việc kế toán ngày càng trở nên mong manh khi các quy định thuế – kế toán được áp dụng nghiêm ngặt. Muốn tránh rủi ro, bạn không chỉ cần làm đúng số – mà còn phải làm đúng luật và hiểu hệ quả pháp lý đằng sau mỗi con số.
Nếu bạn là kế toán viên hoặc kế toán trưởng, đừng chờ đến khi có sự cố mới đi tìm cách xử lý. Hãy chủ động nâng cao năng lực pháp lý nghề nghiệp ngay hôm nay với khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán doanh nghiệp – Pháp chế ICA
Mời bạn xem thêm: