Sơ đồ bài viết
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp không thể thiếu các nghiệp vụ kế toán liên quan đến bảo hiểm như đăng ký bảo hiểm cho người lao động, trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, đối chiếu dữ liệu với cơ quan bảo hiểm… Bài viết “Tổng hợp các nghiệp vụ kế toán liên quan đến bảo hiểm doanh nghiệp cần biết” sẽ tổng hợp chi tiết các nghiệp vụ kế toán bảo hiểm mà doanh nghiệp cần nắm vững để quản lý hiệu quả và tối ưu quy trình kế toán nội bộ.
Tham khảo khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-cong-ty/
Tổng hợp các nghiệp vụ kế toán liên quan đến bảo hiểm doanh nghiệp cần biết
Trong hoạt động của doanh nghiệp, bảo hiểm có vai trò quan trọng nhằm phòng ngừa rủi ro và đảm bảo quyền lợi khi xảy ra sự cố. Tùy vào từng tình huống, nghiệp vụ kế toán đối với bảo hiểm được xử lý như sau:
1. Mua bảo hiểm cho tài sản, trách nhiệm hoặc hoạt động sản xuất kinh doanh
Khi doanh nghiệp mua bảo hiểm cho tài sản như nhà xưởng, máy móc, phương tiện vận tải hoặc các loại bảo hiểm trách nhiệm dân sự, kế toán cần ghi nhận đúng chi phí để phân bổ hợp lý.
Nếu hợp đồng bảo hiểm có thời hạn dài (thường từ một năm trở lên) và số tiền bảo hiểm lớn, kế toán ghi nhận vào tài khoản chi phí trả trước (TK 242 – Chi phí trả trước). Điều này giúp phân bổ chi phí đều qua từng kỳ, phản ánh đúng chi phí phát sinh theo từng tháng, quý.
Ví dụ, doanh nghiệp mua bảo hiểm cháy nổ cho nhà kho trong thời hạn 12 tháng với phí 120 triệu đồng. Khi chi tiền mua bảo hiểm, kế toán ghi:
- Nợ TK 242 – Chi phí trả trước: 120.000.000 đồng
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 120.000.000 đồng
Ngược lại, nếu phí bảo hiểm nhỏ và thời hạn bảo hiểm ngắn (dưới 12 tháng), doanh nghiệp có thể ghi thẳng vào chi phí trong kỳ. Ví dụ, mua bảo hiểm xe trong 6 tháng với chi phí 6 triệu đồng, kế toán ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 6.000.000 đồng
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 6.000.000 đồng
2. Phân bổ chi phí bảo hiểm
Đối với các khoản phí bảo hiểm đã hạch toán vào chi phí trả trước (TK 242), doanh nghiệp phải phân bổ dần vào chi phí hoạt động trong suốt thời hạn bảo hiểm.
Việc phân bổ thường được thực hiện định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý. Cách tính đơn giản là lấy tổng chi phí bảo hiểm chia cho số tháng bảo hiểm.
Ví dụ, với hợp đồng bảo hiểm 120 triệu đồng trong 12 tháng, chi phí phân bổ mỗi tháng là 10 triệu đồng. Hàng tháng, kế toán ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 10.000.000 đồng
- Có TK 242 – Chi phí trả trước: 10.000.000 đồng
Việc phân bổ đều giúp chi phí ghi nhận đúng vào từng kỳ kế toán, tránh ghi nhận dồn vào một thời điểm gây sai lệch kết quả kinh doanh.
3. Xử lý bồi thường bảo hiểm
Khi có rủi ro xảy ra như tài sản bị cháy, hỏng hóc và công ty bảo hiểm đồng ý bồi thường, doanh nghiệp sẽ nhận một khoản tiền bồi thường. Khoản tiền này được ghi nhận là thu nhập khác.
Ví dụ, doanh nghiệp nhận bồi thường 200 triệu đồng từ công ty bảo hiểm sau sự cố cháy nổ. Kế toán ghi:
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 200.000.000 đồng
- Có TK 711 – Thu nhập khác: 200.000.000 đồng
Nếu tài sản bị thiệt hại, doanh nghiệp đồng thời phải ghi giảm giá trị tài sản trên sổ sách. Ví dụ, chiếc xe bị tai nạn còn giá trị ghi sổ 250 triệu đồng, kế toán ghi:
- Nợ TK 811 – Chi phí khác: 250.000.000 đồng
- Có TK 211 – Tài sản cố định: 250.000.000 đồng
Như vậy, quá trình xử lý vừa ghi nhận khoản thu từ bồi thường, vừa phản ánh đúng việc tài sản bị mất mát.
4. Trích nộp bảo hiểm bắt buộc cho người lao động
Ngoài bảo hiểm tài sản, doanh nghiệp còn phải thực hiện việc trích nộp bảo hiểm bắt buộc cho người lao động, bao gồm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
Hàng tháng, doanh nghiệp trích từ tiền lương nhân viên và đồng thời tính thêm phần nghĩa vụ đóng góp của mình. Khoản này được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc chi phí quản lý, tùy theo vị trí công việc của người lao động.
Khi trích lập khoản bảo hiểm, kế toán ghi:
- Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp (hoặc TK 627, TK 641, TK 642 tùy trường hợp)
- Có TK 3383 – Phải trả BHXH
- Có TK 3384 – Phải trả BHYT
- Có TK 3386 – Phải trả BHTN
Sau khi trích lập, đến kỳ hạn nộp tiền cho cơ quan bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp ghi:
- Nợ TK 3383, 3384, 3386
- Có TK 111 hoặc 112
Việc trích và nộp bảo hiểm xã hội đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
5. Mua bảo hiểm tự nguyện cho người lao động
Ngoài các khoản bảo hiểm bắt buộc, doanh nghiệp có thể mua thêm các loại bảo hiểm tự nguyện như bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động.
Nếu toàn bộ phí bảo hiểm này do doanh nghiệp chi trả, khoản chi phí đó được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nếu người lao động phải đóng góp một phần chi phí, thì phần người lao động đóng góp sẽ ghi nhận vào tài khoản phải trả người lao động (TK 334), đồng thời ghi giảm tiền mặt hoặc tiền gửi.
Khi mua bảo hiểm phúc lợi cho người lao động, doanh nghiệp cần lưu ý rằng theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp, một số khoản chi nếu không đáp ứng điều kiện sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý. Đồng thời, một số khoản bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên có thể phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động nếu vượt ngưỡng quy định.
6. Một số lưu ý chung
Khi thực hiện kế toán bảo hiểm, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Phải lưu giữ đầy đủ hợp đồng bảo hiểm, hóa đơn, chứng từ thanh toán và quyết định bồi thường (nếu có).
- Phân bổ chi phí bảo hiểm đúng kỳ kế toán, tránh tình trạng dồn chi phí vào một thời điểm.
- Đối chiếu và theo dõi chặt chẽ các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp để đảm bảo thanh toán đúng, đủ và kịp thời.
- Khi mua bảo hiểm cho người lao động, cần kiểm tra kỹ các quy định về thuế để tránh bị truy thu thuế thu nhập cá nhân hoặc loại trừ chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Bảo hiểm là một phạm trù quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty. Vì vậy, các kế toán cần phải hiểu rõ bản chất các loại bảo hiểm mà doanh nghiệp tham gia, cũng như nắm vững nguyên tắc ghi nhận, hạch toán và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến bảo hiểm, đồng thời phải nắm vững các quy định pháp luật và cập nhật các thay đổi mới nhất về quy định bảo hiểm
Mời bạn xem thêm: