Sơ đồ bài viết
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là bao lâu? Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp và kế toán viên quan tâm nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh rủi ro khi bị kiểm tra, thanh tra thuế. Theo Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán sẽ tùy thuộc vào loại chứng từ và tính chất hồ sơ kế toán. Cùng tìm hiểu chi tiết quy định về thời gian lưu trữ để thực hiện công tác kế toán một cách bài bản và an toàn!
Tham khảo khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-cong-ty/
Chứng từ kế toán là gì?
Căn cứ theo nội dung quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán được hiểu là:
“Những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán.”
Nói một cách đơn giản, chứng từ kế toán là các tài liệu gốc chứng minh cho những hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, tổ chức như: mua bán hàng hóa, thanh toán lương, chi phí đầu tư, vay nợ, nộp thuế, v.v.
Mỗi chứng từ đóng vai trò như bằng chứng hợp pháp cho mọi khoản thu, chi, tăng giảm tài sản và nghĩa vụ tài chính.
Một số ví dụ phổ biến về chứng từ kế toán:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT);
- Phiếu thu, phiếu chi;
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
- Bảng lương nhân viên;
- Hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động;
- Biên bản đối chiếu công nợ…
Lưu ý thêm:
Chứng từ kế toán là căn cứ để lập sổ kế toán, mà theo nội dung khoản 1 Điều 24 Luật Kế toán 2015, sổ kế toán là tài liệu dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh tại đơn vị kế toán.
Như vậy, chứng từ kế toán là nền tảng quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác, trung thực cho việc ghi chép, quản lý và báo cáo tài chính trong doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán có bắt buộc phải lưu trữ không?
Căn cứ theo nội dung quy định tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán là một trong những loại tài liệu bắt buộc đơn vị kế toán phải thực hiện lưu trữ đầy đủ. Không chỉ chứng từ kế toán, pháp luật còn yêu cầu lưu trữ nhiều loại tài liệu liên quan khác nhằm phục vụ cho việc quản lý tài chính, kế toán và kiểm tra, thanh tra sau này.
Cụ thể, các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
- Chứng từ kế toán (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, bảng lương, bảng kê…);
- Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp;
- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách;
- Các tài liệu khác có liên quan đến kế toán, như:
- Các loại hợp đồng kinh tế, lao động, thuê tài sản…;
- Báo cáo kế toán quản trị nội bộ;
- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, kể cả dự án quan trọng quốc gia;
- Báo cáo kết quả kiểm kê, đánh giá tài sản;
- Các tài liệu liên quan đến hoạt động thanh tra, kiểm tra, kiểm toán;
- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán, quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối quỹ;
- Hồ sơ liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi doanh nghiệp;
- Tài liệu về việc tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;
- Hồ sơ liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước.
Như vậy, chứng từ kế toán là tài liệu bắt buộc phải lưu trữ và việc lưu trữ cần thực hiện đúng quy định về thời hạn, hình thức lưu trữ để phục vụ tốt cho công tác kế toán, quyết toán thuế và các hoạt động kiểm tra từ cơ quan chức năng.
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là bao lâu?
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là một yêu cầu bắt buộc mà các doanh nghiệp, tổ chức cần thực hiện đúng theo quy định pháp luật. Căn cứ theo nội dung tại khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán, bao gồm cả chứng từ kế toán, được quy định như sau:
1. Ít nhất 05 năm
Các chứng từ kế toán chỉ phục vụ cho mục đích quản lý, điều hành, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính cần lưu trữ ít nhất 05 năm.
Ví dụ:
- Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho mà không được tập hợp trong hệ thống sổ kế toán chính thức;
- Các tài liệu nội bộ phục vụ vận hành doanh nghiệp.
2. Ít nhất 10 năm
Các tài liệu kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải được lưu trữ ít nhất 10 năm.
Nhóm tài liệu này bao gồm:
- Các chứng từ gốc đi kèm việc ghi sổ kế toán;
- Bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê chứng từ;
- Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp;
- Báo cáo tài chính tháng, quý, năm;
- Báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo tự kiểm tra kế toán;
- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ;
- Các tài liệu khác phục vụ trực tiếp cho việc lập báo cáo tài chính.
3. Lưu trữ vĩnh viễn
Một số tài liệu kế toán được xác định có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng thì phải lưu trữ vĩnh viễn.
Ví dụ:
- Tài liệu kế toán liên quan đến dự án quốc gia trọng điểm;
- Hồ sơ tài chính của các đơn vị kinh tế lớn có giá trị lịch sử lâu dài.
Lưu ý: Khi kết thúc thời hạn lưu trữ, đơn vị kế toán cần thực hiện việc tiêu hủy chứng từ kế toán theo đúng nội dung quy định tại Điều 16 và Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Việc tiêu hủy phải lập hội đồng, lập biên bản chi tiết và đảm bảo an toàn thông tin.
Mời bạn xem thêm: