Sơ đồ bài viết
Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa là khi nào là vấn đề then chốt mà doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán, cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế và hóa đơn điện tử. Việc xác định sai thời điểm có thể dẫn đến các rủi ro như bị xử phạt vi phạm hành chính, ảnh hưởng đến kê khai thuế giá trị gia tăng và ghi nhận doanh thu. Vậy theo quy định mới nhất, hóa đơn phải được lập tại thời điểm nào trong quá trình bán hàng hóa? Cùng Học viện đào tạo pháp chế ICA theo dõi nội dung dưới đây để hiểu rõ hơn và áp dụng chính xác trong thực tiễn.v
Tham khảo khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-cong-ty/
Hóa đơn đầu vào là gì?
Theo nội dung quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi điểm d khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập, nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể dưới hình thức điện tử hoặc do cơ quan thuế đặt in.
Mặc dù pháp luật hiện hành chưa có định nghĩa chính thức về “hóa đơn đầu vào”, nhưng theo cách hiểu thông thường trong kế toán và thuế:
Hóa đơn đầu vào là hóa đơn mà doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân nhận được từ phía nhà cung cấp khi mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản hoặc nguyên vật liệu. Đây là căn cứ kế toán để ghi nhận chi phí, giá trị tài sản và để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào (nếu đủ điều kiện theo quy định).
Ví dụ:
- Công ty A mua văn phòng phẩm từ nhà cung cấp B, khi nhận được hóa đơn từ B thì đó là hóa đơn đầu vào đối với công ty A.
- Ngược lại, nếu A bán hàng cho khách hàng C và lập hóa đơn thì đó là hóa đơn đầu ra của A
Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa là khi nào?
Căn cứ theo nội dung tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Đối với hàng hóa xuất khẩu:
Thời điểm lập hóa đơn điện tử (bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn thương mại điện tử) do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.
Tóm lại:
- Đối với bán hàng trong nước: Lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao hàng hóa cho người mua.
- Đối với xuất khẩu: Lập hóa đơn không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
Hóa đơn điện tử sai về địa chỉ người mua có cần phải lập lại hóa đơn không?
Theo nội dung tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập bị sai địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác đều đúng, thì:
- Không cần lập lại hóa đơn.
- Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót.
- Đồng thời, gửi thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định).
Tóm lại: Nếu chỉ sai địa chỉ mà không sai mã số thuế, thì không phải lập lại hóa đơn, chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế.
Mời bạn xem thêm: