Sơ đồ bài viết
Bằng việc có một văn bản ủy quyền của tổ chức cho cá nhân đại diện chính thức, tổ chức xác nhận một cách rõ ràng và công khai rằng cá nhân đại diện được ủy quyền và có quyền hạn hợp pháp để thực hiện các hành động và quyết định thay mặt cho tổ chức. Đồng thời định rõ các quyền và trách nhiệm của cá nhân đại diện, đồng thời xác định rõ rằng tổ chức chịu trách nhiệm cho các hành động và quyết định của cá nhân đại diện trong phạm vi ủy quyền. Điều này giúp bảo vệ lợi ích và quyền lợi của tổ chức. Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm văn bản trong bài viết của Học viện đào tạo pháp chế ICA nhé!
Tải xuống văn bản ủy quyền của tổ chức cho cá nhân đại diện
Nội dung văn bản ủy quyền của tổ chức cho cá nhân đại diện
[Địa chỉ tổ chức]
[Ngày tháng năm]
THÔNG BÁO ỦY QUYỀN
Kính gửi: [Tên cá nhân đại diện],
Chúng tôi, [tên tổ chức], đại diện bởi [tên và chức vụ người ký], thông báo rằng chúng tôi chính thức ủy quyền cho bạn làm đại diện của tổ chức chúng tôi trong những vấn đề liên quan đến [xác định phạm vi ủy quyền, ví dụ: ký kết hợp đồng, thương lượng, ký tên tài liệu, giải quyết tranh chấp, điều hành hoạt động hàng ngày, v.v.].
Các quyền hạn và trách nhiệm của bạn như đại diện của chúng tôi được xác định như sau:
- [Liệt kê chi tiết quyền hạn và trách nhiệm cụ thể mà cá nhân đại diện được ủy quyền thực hiện].
- [Liệt kê bất kỳ hạn chế hoặc điều kiện đặc biệt nào áp dụng cho quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân đại diện, nếu có].
- [Liệt kê các điều kiện, thời hạn hoặc giới hạn về thời gian của ủy quyền].
Chúng tôi xác nhận rằng bạn sẽ được coi là đại diện hợp pháp của tổ chức chúng tôi trong mọi tình huống liên quan đến quyền hạn và trách nhiệm được ủy quyền như đã nêu trên.
Chúng tôi chịu trách nhiệm đối với các hành động và quyết định mà bạn thực hiện trong phạm vi ủy quyền đã được xác định. Tuy nhiên, chúng tôi cũng yêu cầu bạn tuân thủ các hướng dẫn, chính sách và quy trình của tổ chức chúng tôi.
Thông báo ủy quyền này có hiệu lực từ ngày ký và sẽ được tiếp tục cho đến khi có thông báo về việc hủy bỏ hoặc thay đổi từ bất kỳ bên nào.
Rất mong rằng bạn sẽ thực hiện nhiệm vụ này một cách trung thực, có trách nhiệm và chuyên nghiệp. Chúng tôi tin tưởng rằng bạn sẽ đại diện cho tổ chức chúng tôi một cách tốt nhất và bảo vệ lợi ích của chúng tôi trong mọi tình huống.
Xin vui lòng ký xác nhận và trả lại bản sao thông báo ủy quyền này để chúng tôi có thể cập nhật hồ sơ và tài liệu liên quan.
Trân trọng,
[Người ký]
[Tên và chức vụ người ký]
[Tên tổ chức]
[Địa chỉ tổ chức]
[Số điện thoại]
[Email]
[Website]
Hướng dẫn soạn thảo văn bản ủy quyền của tổ chức cho cá nhân đại diện
Đây là hướng dẫn để soạn thảo một văn bản ủy quyền của tổ chức cho cá nhân đại diện:
Tiêu đề và thông tin tổ chức:
- Bắt đầu với tiêu đề “THÔNG BÁO ỦY QUYỀN” hoặc một tiêu đề tương tự để làm nổi bật mục đích của văn bản.
- Dưới tiêu đề, ghi rõ tên và địa chỉ của tổ chức. Bạn cũng có thể bao gồm thông tin liên hệ như số điện thoại, email và website của tổ chức.
Ngày và địa chỉ gửi:
- Ghi ngày tháng năm hiện tại bên trên bên phải hoặc bên dưới địa chỉ tổ chức.
- Dưới ngày, ghi rõ địa chỉ gửi của văn bản.
Người nhận:
- Định danh người nhận bằng cách ghi tên đầy đủ và thông tin liên hệ của cá nhân đại diện mà tổ chức đang ủy quyền.
Lời mở đầu:
- Bắt đầu văn bản bằng cách gửi lời chào thích hợp, ví dụ: “Kính gửi [Tên cá nhân đại diện],”.
Giới thiệu tổ chức:
- Trình bày một cách ngắn gọn về tổ chức, bao gồm tên, lĩnh vực hoạt động và bất kỳ thông tin quan trọng nào liên quan đến quyền hạn ủy quyền.
Thông báo ủy quyền:
- Trình bày rõ ràng và chi tiết về phạm vi của ủy quyền. Liệt kê các quyền hạn và trách nhiệm cụ thể mà cá nhân đại diện được ủy quyền thực hiện.
- Nếu có, đưa ra bất kỳ hạn chế hoặc điều kiện đặc biệt nào áp dụng cho quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân đại diện.
- Đưa ra các điều kiện, thời hạn hoặc giới hạn về thời gian của ủy quyền.
Xác nhận và trách nhiệm:
- Xác nhận rằng cá nhân đại diện sẽ được coi là đại diện hợp pháp của tổ chức trong các vấn đề đã được ủy quyền.
- Chú thích rằng tổ chức chịu trách nhiệm đối với các hành động và quyết định của cá nhân đại diện trong phạm vi ủy quyền, nhưng cũng yêu cầu cá nhân đại diện tuân thủ các hướng dẫn, chính sách và quy trình của tổ chức.
Thời gian hiệu lực:
- Xác định thời gian hiệu lực của ủy quyền. Thông báo rõ ràng về thời gian bắt đầu và kết thúc ủy quyền, hoặc đưa ra điều kiện về việc hủy bỏ hoặc thay đổi ủy quyền.
Lời kết:
- Kết thúc văn bản bằng lời cảm ơn và mong đợi rằng cá nhân đại diện sẽ thực hiện nhiệm vụ một cách trung thực, có trách nhiTrên đây là một hướng dẫn cơ bản để soạn thảo văn bản ủy quyền của tổ chức cho cá nhân đại diện. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định pháp luật và yêu cầu cụ thể của tổ chức, bạn nên tham khảo các luật pháp và quy định liên quan, hoặc nhờ sự tư vấn từ luật sư hoặc chuyên gia pháp lý.
Lưu ý khi soạn thảo văn bản ủy quyền của tổ chức cho cá nhân
Khi soạn thảo văn bản ủy quyền của tổ chức cho cá nhân đại diện, dưới đây là một số lưu ý quan trọng cần xem xét:
- Rõ ràng xác định phạm vi các quyền hạn và trách nhiệm mà tổ chức ủy quyền cho cá nhân đại diện. Điều này giúp tránh hiểu lầm và xác định rõ vai trò và trách nhiệm của cá nhân đại diện.
- Liệt kê cụ thể các quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân đại diện trong phạm vi ủy quyền. Bao gồm các nhiệm vụ cụ thể mà cá nhân đại diện có thể thực hiện và các hạn chế hoặc điều kiện đặc biệt áp dụng.
- Xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của ủy quyền. Điều này có thể là một ngày cụ thể hoặc được xác định bằng các sự kiện cụ thể, như hoàn thành một dự án cụ thể.
- Đảm bảo rằng văn bản ủy quyền cung cấp đầy đủ thông tin về tổ chức, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email và website. Điều này giúp người nhận dễ dàng liên hệ với tổ chức khi cần thiết.
- Đưa ra lời nhắc nhở rằng cá nhân đại diện cần tuân thủ chính sách, quy trình và hướng dẫn của tổ chức. Điều này bảo đảm rằng cá nhân đại diện hoạt động trong giới hạn và theo đúng quy định của tổ chức.
- Luôn kiểm tra và đảm bảo rằng văn bản ủy quyền tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành và yêu cầu cụ thể của tổ chức. Nếu cần, tư vấn với luật sư hoặc chuyên gia pháp lý để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của văn bản.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu và tránh sử dụng thuật ngữ pháp lý phức tạp. Điều này giúp người nhận hiểu rõ nội dung và trách nhiệm của mình.
- Yêu cầu cá nhân đại diện xác nhận việc nhận và chấp nhận ủy quyền bằng cách ký xác nhận và trả lại bản sao của văn bản. Đồng thời, lưu trữ bản sao của văn bản ủy quyền và các tài liệu liên quan vào hồ sơ của tổ chức.
Câu hỏi thường gặp:
Bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền có thể phát sinh các quyền và nghĩa vụ cụ thể dựa trên nội dung văn bản ủy quyền.
Theo quy định, văn bản ủy quyền không đòi hỏi các nguyên tắc, quy định nghiêm ngặt, không bắt buộc bên nhận ủy quyền phải đồng ý hay phải thực hiện các công việc ghi trong giấy (khác với hợp đồng ủy quyền phải có mặt và sự đồng ý của cả 02 bên, bên nhận ủy quyền phải làm công việc được ủy quyền một cách bắt buộc).
Bởi vậy, những công việc được thực hiện bằng văn bản ủy quyền thường có tính chất đơn giản.
Những công việc phức tạp, bắt buộc nghĩa vụ của cả hai bên đòi hỏi bắt buộc phải thực hiện nên sử dụng hợp đồng ủy quyền.
Thời hạn văn bản ủy quyền là do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định.
Nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định nào thì văn bản ủy quyền có hiệu lực sử dụng 1 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.
