Sơ đồ bài viết
Lưu trữ hồ sơ là một trong những công việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu kế toán và hành chính không tuân thủ đúng quy định. Từ việc lưu sai thời hạn, lưu sai định dạng cho đến mất mát, hư hỏng tài liệu… đều có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây thiệt hại nghiêm trọng. Bài viết “Những sai lầm nghiêm trọng trong lưu trữ hồ sơ kế toán” này sẽ giúp bạn hiểu rõ các lỗi phổ biến trong lưu trữ hồ sơ và hậu quả pháp lý đi kèm, từ đó biết cách lưu đúng luật để tránh rủi ro.
Những sai lầm nghiêm trọng trong lưu trữ hồ sơ kế toán
Theo Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 174/2016/NĐ-CP, Nghị định 41/2022/NĐ-CP, hồ sơ kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn, đúng thời hạn. Tuy nhiên, trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp mắc sai phạm ở những điểm sau:
a. Không lập đầy đủ hồ sơ lưu trữ
Nhiều kế toán chỉ lưu các chứng từ thanh toán mà bỏ qua các hồ sơ như hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo giá, biên bản nghiệm thu, hoặc các email xác nhận giao dịch. Điều này gây thiếu căn cứ pháp lý khi cơ quan kiểm tra yêu cầu đối chiếu.
b. Lưu trữ không đúng thời hạn quy định
Tùy loại chứng từ, thời hạn lưu trữ có thể là 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn. Ví dụ:
- Hóa đơn, chứng từ thanh toán: 5 năm;
- Báo cáo tài chính năm: 10 năm;
- Hồ sơ liên quan đến tài sản cố định: Vĩnh viễn.
Việc lưu thiếu thời gian hoặc hủy trước thời hạn quy định có thể bị xử phạt theo Nghị định 41/2022/NĐ-CP.
c. Không bảo quản hồ sơ đúng quy định
Hồ sơ giấy bị ẩm mốc, mất góc, rách nát, không thể đọc được, hoặc hóa đơn điện tử không thể truy xuất do lỗi file, mất mật khẩu, không sao lưu… đều được coi là vi phạm quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.
d. Không phân quyền truy cập, quản lý hồ sơ nội bộ lỏng lẻo
Việc ai cũng có thể chỉnh sửa, xóa file kế toán, hoặc không có bản sao lưu định kỳ khiến thông tin dễ bị thất thoát, bị chỉnh sửa trái phép, ảnh hưởng đến tính pháp lý và minh bạch của hồ sơ.
Hậu quả pháp lý khi lưu trữ hồ sơ sai quy định
Vi phạm trong lưu trữ hồ sơ không chỉ dừng lại ở mức sai sót nghiệp vụ mà còn có thể kéo theo nhiều hậu quả pháp lý nghiêm trọng, cụ thể:
a. Xử phạt vi phạm hành chính
Theo Nghị định 41/2022/NĐ-CP, các hành vi vi phạm liên quan đến lưu trữ hồ sơ có thể bị xử phạt như sau:
- Không lưu trữ chứng từ kế toán đúng thời hạn: Phạt từ 20 – 30 triệu đồng;
- Làm mất, hư hỏng tài liệu kế toán: Phạt từ 30 – 40 triệu đồng;
- Không bảo quản an toàn tài liệu kế toán: Phạt từ 20 – 30 triệu đồng;
- Không lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định: Phạt từ 10 – 20 triệu đồng.
Lưu ý: Mức phạt có thể tăng gấp đôi nếu hành vi vi phạm do tổ chức thực hiện.
b. Ảnh hưởng đến việc quyết toán, kiểm toán, thanh tra thuế
- Nếu không xuất trình được hồ sơ, chứng từ gốc khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể bị ấn định thuế, truy thu, xử phạt;
- Việc thiếu hồ sơ hợp lệ cũng có thể khiến doanh nghiệp không được khấu trừ, không được hoàn thuế, hoặc mất quyền bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp.
c. Rủi ro hình sự nếu gây hậu quả nghiêm trọng
Trong trường hợp làm mất, hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán gây thiệt hại lớn, kế toán hoặc người phụ trách có thể bị truy cứu theo Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017) – Tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng, với mức án cao nhất lên đến 20 năm tù.
Lưu trữ hồ sơ đúng luật – kế toán cần làm gì?
a. Thiết lập quy trình lưu trữ khoa học
- Phân loại hồ sơ theo từng loại: chứng từ thanh toán, hợp đồng, báo giá, biên bản, hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính, hồ sơ tài sản…;
- Ghi nhãn, đánh mã số hồ sơ rõ ràng để dễ tra cứu;
- Lập danh mục tài liệu cần lưu và thời hạn tương ứng theo quy định pháp luật.
b. Tổ chức lưu trữ cả bản cứng và bản mềm
- Hồ sơ giấy cần được lưu trong phòng khô ráo, có khóa bảo mật;
- Hồ sơ điện tử cần sao lưu định kỳ, lưu trên nền tảng có tính bảo mật cao, có phân quyền truy cập.
c. Tập huấn và phân quyền rõ ràng trong nội bộ
- Tổ chức các buổi tập huấn nội bộ về lưu trữ hồ sơ kế toán đúng luật;
- Giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân sự, từ lập hồ sơ đến lưu trữ và kiểm tra định kỳ.
d. Kiểm tra định kỳ và đánh giá rủi ro
- Kiểm tra lại tính đầy đủ và nguyên vẹn của hồ sơ mỗi quý hoặc mỗi năm;
- Có biên bản bàn giao, nhật ký lưu trữ để đối chiếu khi cần.
Lưu trữ hồ sơ đúng pháp luật không chỉ là một yêu cầu bắt buộc mà còn là cách bảo vệ doanh nghiệp và bản thân người làm kế toán trước những rủi ro kiểm toán, thanh tra hoặc tranh chấp pháp lý. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong lưu trữ cũng có thể dẫn đến hậu quả khó lường.
Bạn đang là kế toán, hành chính, nhân sự? Đừng để mất tiền, mất việc vì một lỗi lưu trữ đơn giản. Hãy chủ động nâng cao kiến thức pháp lý.
Đăng ký ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán doanh nghiệp của Pháp chế ICA để:
- Hiểu rõ các quy định về lưu trữ hồ sơ kế toán, hóa đơn, chứng từ;
- Nắm được thời hạn, cách bảo quản và xử lý hồ sơ theo đúng luật;
- Trở thành người làm kế toán chuyên nghiệp, an toàn pháp lý.
Mời bạn xem thêm: