Bạn đang tìm mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót chung theo đúng quy định mới? Tại đây, chúng tôi cung cấp mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử đầy đủ, rõ ràng, phù hợp với các trường hợp sai sót phổ biến như sai tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền… Mẫu được cập nhật theo quy định hiện hành của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, dễ dàng chỉnh sửa và sử dụng cho mọi doanh nghiệp. Tải ngay để xử lý hóa đơn sai sót nhanh chóng và đúng luật!

Bạn là kế toán và đang loay hoay với các quy định pháp luật phức tạp? Khóa học pháp luật dành riêng cho kế toán doanh nghiệp sẽ giúp bạn tự tin xử lý mọi tình huống!

Xem chi tiết tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-cong-ty/

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót chung

Hiện nay, pháp luật không quy định một mẫu cố định bắt buộc đối với biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót, bao gồm cả các hóa đơn:

• Có mã của cơ quan thuế;
• Không có mã của cơ quan thuế;
• Khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Tuy nhiên, khi xảy ra sai sót chung trên hóa đơn (như sai tên người mua, mã số thuế, địa chỉ, mô tả hàng hóa, đơn giá, thuế suất, tổng tiền…), người bán và người mua phải lập biên bản điều chỉnh để xác nhận nội dung sai và nội dung điều chỉnh, làm căn cứ cho việc xử lý hóa đơn điện tử theo đúng quy định tại:

Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP,

Được bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Biên bản điều chỉnh có thể do người bán chủ động xây dựng, nhưng cần đảm bảo có đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin bên bán và bên mua (tên, MST, địa chỉ…);
• Số hóa đơn điện tử bị sai, ngày lập, nội dung sai sót;
• Nội dung điều chỉnh;
• Cam kết của các bên;
• Chữ ký điện tử hoặc chữ ký số (nếu thực hiện trên môi trường điện tử).

Người bán cần lưu trữ biên bản điều chỉnh cùng với hồ sơ hóa đơn để phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.

Download mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót

Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là văn bản quan trọng được lập khi xảy ra sai sót trong quá trình lập và phát hành hóa đơn. Việc lập biên bản này nhằm xác nhận nội dung sai và thống nhất điều chỉnh giữa bên bán và bên mua. Căn cứ theo thực tiễn và quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), dưới đây là các trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử:

Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập nhưng chưa kê khai thuế

• Hóa đơn đã gửi cho người mua, chưa giao hàng hoặc chưa cung cấp dịch vụ;
• Cả bên mua và bên bán chưa kê khai thuế;

Cách xử lý:

• Hai bên thỏa thuận và đồng ý hủy hóa đơn;
• Người bán lập hóa đơn mới thay thế, ghi rõ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu…, lập ngày…”;
• Lập biên bản hủy hóa đơn để ghi nhận lý do và thỏa thuận giữa hai bên.

Trường hợp 2: Hóa đơn đã được kê khai thuế

Hàng hóa, dịch vụ đã giao, hóa đơn đã gửi và các bên đã kê khai thuế;

Cách xử lý:

Nếu hóa đơn sai tên, địa chỉ người mua (nhưng mã số thuế và nội dung khác đúng): không cần lập lại hóa đơn, chỉ cần lập biên bản điều chỉnh nếu cần thiết.

Nếu hóa đơn sai mã số thuế, sai số tiền, thuế suất, tiền thuế, sai nội dung hàng hóa/dịch vụ:

• Hai bên phải lập văn bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh;
• Nên lập biên bản điều chỉnh làm căn cứ rõ ràng, tránh tranh chấp và đảm bảo đúng quy định.

Lưu ý quan trọng: Dù pháp luật không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng việc lập biên bản điều chỉnh luôn được khuyến khích nhằm đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch và giảm thiểu rủi ro pháp lý, thuế trong tương lai.

Hướng dẫn cách ghi nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn là cần thiết để làm căn cứ pháp lý trước khi tiến hành điều chỉnh hoặc xuất lại hóa đơn mới. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi các mục trong biên bản điều chỉnh:

Ngày lập biên bản

Ghi ngày lập biên bản điều chỉnh – thường trùng với ngày phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc ngày phát hiện sai sót.

Thông tin bên mua và bên bán

• Tên doanh nghiệp/đơn vị;
• Địa chỉ (ghi đầy đủ, đúng giấy đăng ký kinh doanh);
• Mã số thuế;
• Số điện thoại và email (nếu có);
• Người đại diện ký biên bản hoặc kế toán lập.

Thông tin hóa đơn sai sót

• Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn;
• Ngày lập hóa đơn;
• Mã số của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).

Lý do điều chỉnh hóa đơn

Ghi cụ thể, ngắn gọn và chính xác nội dung sai sót. Một số ví dụ phổ biến:

• “Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [địa chỉ cũ] sang [địa chỉ mới].”
• “Điều chỉnh số lượng hàng hóa [tên hàng] từ [số lượng cũ] thành [số lượng mới].”
• “Điều chỉnh đơn giá sản phẩm [tên hàng hóa] từ [giá cũ] sang [giá mới].”
• “Điều chỉnh thuế suất từ [thuế suất cũ] sang [thuế suất mới].”

Cam kết và chữ ký

Ghi rõ: “Hai bên đã thống nhất nội dung điều chỉnh và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin khai báo.”

Chữ ký, họ tên và chức danh của đại diện hai bên (hoặc chữ ký số nếu thực hiện qua phương tiện điện tử).

Một số lưu ý quan trọng

Nếu hóa đơn đã kê khai thuế và có sai sót liên quan đến số tiền, mã số thuế, thuế suất, nội dung hàng hóa…, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo biên bản điều chỉnh.

Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế, thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Mời bạn xem thêm:

• Hướng dẫn soạn thảo mẫu hợp đồng thương mại
• Mẫu sổ theo dõi thu nộp thuế file word
• Mẫu thư nhắc nộp hồ sơ khai thuế