Sơ đồ bài viết
Trong nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc giám đốc ủy quyền cho kế toán ký thay hợp đồng không còn là điều xa lạ. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khi nào kế toán được ký hợp đồng thay giám đốc là hợp pháp, và khi nào hành vi đó có thể dẫn đến vi phạm pháp luật, thậm chí là xử lý trách nhiệm. Bài viết này sẽ làm rõ những quy định liên quan đến vấn đề này, giúp kế toán không bị lạm quyền hoặc lạm dụng.
Quy định pháp luật về người đại diện ký kết hợp đồng trong doanh nghiệp
Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác thực hiện quyền và nghĩa vụ thay mặt doanh nghiệp, bao gồm cả việc ký kết hợp đồng. Điều này đồng nghĩa với việc:
- Kế toán hoàn toàn có thể ký hợp đồng thay giám đốc, nhưng phải có văn bản ủy quyền hợp pháp;
- Văn bản ủy quyền cần nêu rõ phạm vi, thời hạn, nội dung ủy quyền và phải được giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật ký tên, đóng dấu.
Lưu ý: Không có văn bản ủy quyền hoặc ký sai phạm vi ủy quyền có thể khiến hợp đồng vô hiệu, người ký bị xử lý trách nhiệm cá nhân.
Kế toán ký hợp đồng thay giám đốc khi nào là hợp pháp?
Kế toán có thể được giám đốc ủy quyền để ký hợp đồng trong các trường hợp sau đây:
a. Giám đốc vắng mặt, cần người thay mặt xử lý nghiệp vụ
Trong các tình huống giám đốc đi công tác, nghỉ phép hoặc tạm thời không thể xử lý công việc, có thể ủy quyền cho kế toán hoặc nhân sự phụ trách ký các hợp đồng liên quan đến nghiệp vụ tài chính, kế toán, mua bán hàng hóa, thuê dịch vụ… miễn là có văn bản ủy quyền rõ ràng.
b. Kế toán trưởng được ủy quyền ký thay các hợp đồng tài chính
Theo Luật Kế toán và các quy định nội bộ doanh nghiệp, kế toán trưởng là người có thẩm quyền tham gia thẩm định và kiểm soát tài chính. Trong một số trường hợp, kế toán trưởng có thể được giám đốc ủy quyền ký thay các hợp đồng tài chính, thanh toán, giao dịch ngân hàng….
c. Hợp đồng có giá trị nhỏ, giao dịch thường xuyên
Với những hợp đồng có giá trị nhỏ hoặc là giao dịch lặp đi lặp lại (như mua văn phòng phẩm, thuê dịch vụ định kỳ…), giám đốc có thể ban hành một văn bản ủy quyền định kỳ, cho phép kế toán ký thay trong phạm vi giới hạn.
Những rủi ro nếu kế toán ký hợp đồng không đúng thẩm quyền
Việc kế toán ký hợp đồng thay giám đốc mà không có ủy quyền hoặc vượt phạm vi ủy quyền có thể dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng:
a. Hợp đồng bị vô hiệu hoặc tranh chấp pháp lý
- Nếu đối tác phát hiện người ký hợp đồng không có thẩm quyền, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu.
- Trong trường hợp đã thực hiện hợp đồng, có thể phát sinh tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán hoặc trách nhiệm pháp lý giữa các bên.
b. Kế toán bị xử lý trách nhiệm cá nhân
- Nếu gây thiệt hại cho doanh nghiệp hoặc đối tác, kế toán có thể bị xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại;
- Trường hợp nghiêm trọng, có dấu hiệu gian dối, kế toán có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định tại Bộ luật Hình sự.
c. Doanh nghiệp bị phạt hành chính hoặc ảnh hưởng uy tín
- Việc sử dụng người không đủ thẩm quyền để ký hợp đồng là hành vi vi phạm quy định pháp luật về quản trị doanh nghiệp, có thể bị xử phạt theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP;
- Hơn nữa, điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và cơ quan quản lý.
Làm thế nào để kế toán ký hợp đồng đúng pháp luật?
Để đảm bảo an toàn pháp lý khi ký thay giám đốc, kế toán cần lưu ý các điểm sau:
- Luôn yêu cầu văn bản ủy quyền rõ ràng, có chữ ký, dấu đỏ của giám đốc;
- Chỉ ký trong phạm vi nội dung, thời hạn được ủy quyền;
- Không ký thay trong các hợp đồng có tính chiến lược, rủi ro cao, hoặc có giá trị lớn nếu không có chỉ đạo rõ ràng;
- Lưu giữ bản gốc văn bản ủy quyền cùng hợp đồng để chứng minh tính pháp lý nếu có tranh chấp;
- Trong nội dung hợp đồng nên ghi rõ người ký là “theo ủy quyền của Giám đốc”.
Kế toán có thể hỗ trợ giám đốc trong ký kết hợp đồng, nhưng chỉ khi được ủy quyền hợp pháp. Việc không nắm rõ giới hạn thẩm quyền có thể khiến kế toán bị lạm quyền hoặc bị lợi dụng, dẫn đến hậu quả đáng tiếc.
Bạn đang là kế toán hoặc hành chính nhân sự? Đừng để những hiểu lầm pháp lý khiến bạn trả giá bằng uy tín, tài chính hoặc thậm chí sự nghiệp.
Tham gia ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán doanh nghiệp của Pháp chế ICA để:
- Hiểu rõ quyền và trách nhiệm pháp lý khi ký thay giám đốc;
- Nắm vững quy định về ủy quyền, hợp đồng, chữ ký hợp pháp;
- Biết cách xử lý tình huống thực tế đúng luật, đúng vai trò.
“Biết luật để không bị lạm quyền. Hiểu luật để không bị lợi dụng. Học luật để tự tin làm nghề.”
Mời bạn xem thêm: