Sơ đồ bài viết
Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, kế toán không chỉ là người thực hiện công việc ghi sổ, kê khai thuế hay lập báo cáo tài chính. Kế toán còn là một mắt xích quan trọng trong việc kiểm soát rủi ro pháp lý, đặc biệt là đối với các loại chứng từ kế toán, hóa đơn, hợp đồng thanh toán. Tuy nhiên, không phải lúc nào các chứng từ trình ký cũng “hoàn hảo” hay tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật.
Một câu hỏi lớn đặt ra: Kế toán có thể từ chối ký vào chứng từ nếu phát hiện sai sót, bất hợp pháp không? Nếu từ chối, có vi phạm nội quy công ty? Nếu ký, có bị liên đới trách nhiệm? Bài viết “Kế toán có thể từ chối ký chứng từ không đúng quy định không?” dưới đây sẽ phân tích góc nhìn pháp lý – nghiệp vụ, giúp kế toán có cơ sở để vừa làm đúng – vừa bảo vệ chính mình.
Kế toán có thể từ chối ký chứng từ không đúng quy định không?
Việc kế toán tham gia ký duyệt các chứng từ không đơn thuần là thủ tục hành chính. Mỗi chữ ký đều thể hiện trách nhiệm xác nhận tính hợp pháp – hợp lệ – hợp lý của nghiệp vụ kinh tế. Nếu chứng từ có sai sót hoặc gian dối mà vẫn được kế toán “ký thông qua”, thì chữ ký đó có thể trở thành bằng chứng bất lợi trong các cuộc thanh tra, kiểm toán hoặc thậm chí là điều tra hình sự.
Trong thực tế, đã có không ít vụ việc kế toán bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc xử phạt hành chính vì đã tham gia ký vào hóa đơn khống, chứng từ thanh toán sai nội dung, hoặc hồ sơ lương thưởng không đúng quy định. Điều này cho thấy, ký chứng từ không đúng quy định không chỉ là vi phạm nghiệp vụ, mà còn là rủi ro pháp lý.
Tuy nhiên, không phải kế toán nào cũng đủ mạnh mẽ để từ chối ký, nhất là trong môi trường doanh nghiệp có tính cấp trên – cấp dưới rõ rệt. Câu chuyện từ chối ký không chỉ nằm ở quyền mà còn liên quan đến cách thức, lý do và bối cảnh.
Theo quy định tại Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn, kế toán có quyền và trách nhiệm bảo đảm trung thực, đầy đủ, đúng quy định về chứng từ kế toán. Cụ thể:
- Điều 6, Luật Kế toán 2015 quy định người làm kế toán phải từ chối thực hiện nghiệp vụ kế toán vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán và phải kịp thời báo cáo bằng văn bản cho người phụ trách trực tiếp. Nếu người phụ trách vẫn yêu cầu thực hiện, kế toán có quyền báo cáo lên người quản lý cao hơn hoặc cơ quan chức năng có thẩm quyền.
- Tương tự, Điều 13 của Thông tư 200/2014/TT-BTC cũng nhấn mạnh việc lập chứng từ kế toán phải đảm bảo đầy đủ nội dung, chữ ký, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nếu sai sót, chứng từ cần được thu hồi, chỉnh sửa hoặc thay thế trước khi ghi sổ kế toán.
Từ những căn cứ trên, có thể khẳng định rằng: Kế toán có quyền từ chối ký vào chứng từ không đúng quy định, và quyền này được pháp luật bảo vệ.
Tuy nhiên, để việc từ chối không bị xem là chống đối hay vô trách nhiệm, cách thức từ chối cần khéo léo, có cơ sở và ghi nhận bằng văn bản. Việc thể hiện quan điểm nghiệp vụ một cách đúng mực không chỉ giúp kế toán tránh rủi ro, mà còn khẳng định được vai trò chuyên môn của mình trong doanh nghiệp.
Làm sao để từ chối ký chứng từ sai một cách an toàn và chuyên nghiệp?
Kế toán không thể từ chối ký chỉ bằng một câu nói “tôi thấy cái này sai”, mà cần có lập luận rõ ràng, bằng chứng cụ thể và thái độ xây dựng. Có ba nguyên tắc cần nhớ:
a. Cơ sở pháp lý rõ ràng
Mỗi lần từ chối ký, kế toán nên nêu rõ căn cứ pháp lý hoặc nghiệp vụ kế toán để giải thích lý do. Ví dụ:
- “Theo khoản 2 Điều 16 Luật Kế toán, chứng từ kế toán phải ghi rõ nội dung kinh tế phát sinh. Phiếu chi này không kèm hợp đồng hoặc hóa đơn GTGT thì chưa đủ điều kiện để hạch toán”;
- “Chứng từ tạm ứng không có phê duyệt của Giám đốc và thiếu thông tin người nhận, nên chưa đủ điều kiện ký thanh toán theo Thông tư 133”.
Khi có luật dẫn cụ thể, việc từ chối sẽ trở nên khách quan và thuyết phục hơn, không mang tính cá nhân hay cảm tính.
b. Thể hiện bằng văn bản và giữ lại bằng chứng
Nếu phát hiện chứng từ có sai sót nghiêm trọng nhưng vẫn bị ép ký, kế toán có thể trình bày ý kiến bằng văn bản (email, phiếu góp ý, biên bản nội bộ) với nội dung rõ ràng:
- Nội dung chứng từ sai chỗ nào;
- Căn cứ pháp lý dẫn chứng;
- Kiến nghị điều chỉnh hoặc bổ sung;
- Đề nghị không tiếp tục thực hiện nghiệp vụ đó nếu chưa được điều chỉnh.
Khi có văn bản phản hồi, kế toán sẽ có bằng chứng bảo vệ mình trong các tình huống thanh tra – kiểm toán về sau. Điều này giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm, không bị quy kết sai.
c. Giao tiếp chuyên nghiệp, không đổ lỗi
Trong môi trường doanh nghiệp, việc từ chối cần tránh tạo cảm giác đối đầu. Kế toán nên trình bày rủi ro ở góc độ nghiệp vụ, nhấn mạnh hậu quả pháp lý có thể xảy ra nếu thực hiện sai, và khuyến nghị hướng điều chỉnh.
Ví dụ: “Phiếu chi này nếu thanh toán như hiện tại có thể không được thuế chấp nhận là chi phí hợp lý. Em đề nghị bổ sung hợp đồng hoặc hóa đơn đầy đủ trước khi tiến hành…”
Thay vì nói “cái này sai” hoặc “tôi không ký đâu”, kế toán nên chọn cách nói như: “Em thấy còn thiếu chứng từ A/B, nếu bổ sung thì sẽ đảm bảo tính pháp lý và an toàn hơn khi quyết toán sau này”.
Sự mềm mỏng nhưng kiên định này sẽ giúp kế toán giữ uy tín chuyên môn, không gây xung đột mà vẫn đảm bảo nguyên tắc.
Ký hay không ký chứng từ sai không phải chỉ là lựa chọn cá nhân, mà là vấn đề liên quan đến pháp luật, trách nhiệm nghề nghiệp và sự an toàn cá nhân. Kế toán có quyền từ chối – nhưng quan trọng hơn là biết khi nào cần từ chối, cách từ chối sao cho đúng, và làm gì để không bị đẩy vào thế phạm luật khi làm theo yêu cầu không hợp lệ.
Đừng chờ đến khi bị thanh tra, truy thu thuế hay thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự mới thấy tầm quan trọng của việc từ chối đúng lúc. Tự bảo vệ mình bằng kiến thức pháp luật là cách làm thông minh và chuyên nghiệp nhất.
Tham gia ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán doanh nghiệp của Pháp chế ICA để:
- Hiểu rõ quyền – trách nhiệm – ranh giới nghề nghiệp của kế toán trong xử lý chứng từ;
- Biết cách từ chối ký khi chứng từ sai sót mà vẫn giữ được sự chuyên nghiệp;
- Làm chủ kiến thức pháp lý – nâng cao giá trị bản thân trong mắt doanh nghiệp.
Mời bạn xem thêm: