Sơ đồ bài viết
Trong thực tế hoạt động doanh nghiệp, kế toán thường bị đổ lỗi cho các sai phạm liên quan đến tài chính, hóa đơn, chứng từ, thuế… kể cả khi lỗi phát sinh từ bộ phận khác như kinh doanh, nhân sự, vận hành hay thậm chí từ chính ban lãnh đạo. Không ít kế toán phải chịu phạt, bị kiểm điểm, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hành chính hoặc hình sự chỉ vì “làm theo chỉ đạo” mà không có biện pháp phòng ngừa pháp lý. Bài viết “Kế toán bị đổ lỗi vì lỗi từ bộ phận khác phải làm sao bảo vệ mình?” này giúp kế toán hiểu rõ phạm vi trách nhiệm, cách phòng ngừa và bảo vệ mình khi có sự cố xảy ra, từ đó chủ động hơn trong hành nghề chuyên nghiệp và an toàn pháp lý.
Vì sao kế toán dễ bị đổ lỗi trong doanh nghiệp?
a. Kế toán là nơi tập trung kết quả cuối cùng
- Mọi hoạt động mua – bán, chi – thu, hợp đồng – giao dịch… cuối cùng đều được ghi nhận qua kế toán;
- Do đó, khi có sai phạm về tài chính – chứng từ – thuế, kế toán là người đầu tiên bị quy trách nhiệm vì “đã ký”, “đã hạch toán”.
b. Kế toán thường xử lý theo chứng từ do bộ phận khác cung cấp
- Hóa đơn đầu vào do bộ phận mua hàng chuyển;
- Hợp đồng do bộ phận pháp lý hoặc kinh doanh soạn;
- Bảng lương do nhân sự lập;
- Hồ sơ thanh toán do trưởng phòng gửi…
Nếu những chứng từ này sai hoặc không hợp lệ, kế toán rất dễ trở thành người hợp thức hóa sai phạm.
c. Tâm lý “làm theo chỉ đạo”, thiếu phản biện pháp lý
- Nhiều kế toán làm việc theo thói quen “sếp nói thì làm”, không có văn bản xác nhận chỉ đạo, không lưu bằng chứng, dẫn đến không đủ căn cứ để bảo vệ mình khi sự việc xảy ra;
- Thiếu kiến thức pháp lý khiến kế toán không nhận biết được rủi ro ngay từ đầu.
Kế toán bị đổ lỗi vì lỗi từ bộ phận khác phải làm sao bảo vệ mình?
a. Xác lập quy trình kiểm tra – ghi nhận chứng từ
- Chỉ hạch toán khi có đầy đủ hồ sơ hợp lệ: hóa đơn, hợp đồng, nghiệm thu, bảng lương có ký tên…;
- Có checklist xác minh trước khi ghi nhận chứng từ;
- Nếu hồ sơ chưa đủ, cần từ chối bằng văn bản hoặc yêu cầu bổ sung rõ ràng.
b. Ghi nhận chỉ đạo bằng văn bản hoặc email
- Nếu có chỉ đạo từ lãnh đạo thực hiện việc trái quy định, kế toán nên yêu cầu xác nhận bằng email/văn bản;
- Trường hợp bất khả kháng, nên lập biên bản giao việc có chữ ký hai bên, không nhận chỉ đạo bằng miệng.
c. Đào tạo và tham vấn pháp luật định kỳ
- Chủ động cập nhật các văn bản pháp luật về kế toán, thuế, hợp đồng, lao động…;
- Tham gia khóa học pháp lý chuyên sâu dành riêng cho kế toán;
- Khi phát hiện rủi ro, có thể tham vấn phòng pháp chế hoặc chuyên gia luật trước khi thực hiện.
d. Có nhật ký công việc, lưu trữ đầy đủ log xử lý chứng từ
- Nhật ký xử lý chứng từ giúp kế toán chứng minh quá trình làm việc, đối chiếu lại khi cần;
- Các file xử lý, biên bản kiểm tra, email trao đổi cần được lưu trữ có hệ thống.
Hậu quả pháp lý kế toán có thể gánh chịu nếu không biết tự bảo vệ
a. Bị xử phạt hành chính theo Nghị định 41/2022/NĐ-CP
- Hạch toán sai chứng từ: Phạt từ 10 – 20 triệu đồng;
- Làm mất chứng từ, hóa đơn, sổ kế toán: Phạt đến 40 triệu đồng;
- Ghi nhận chi phí không hợp lệ dẫn đến kê khai sai thuế: Phạt truy thu, chậm nộp, thậm chí bị phạt gấp 1-3 lần số thuế sai.
b. Bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu sai phạm nghiêm trọng
- Nếu lập 2 hệ thống sổ kế toán, giả mạo tài liệu, để ngoài sổ tài sản… có thể bị xử lý theo Điều 221 Bộ luật Hình sự – Tội vi phạm quy định về kế toán;
- Nếu giúp lãnh đạo hoặc bộ phận khác trốn thuế, hợp thức hóa hóa đơn – có thể bị truy tố theo Điều 200 Bộ luật Hình sự – Tội trốn thuế, dù không có lợi ích cá nhân.
c. Ảnh hưởng uy tín, nghề nghiệp, cơ hội thăng tiến
Kể cả khi không bị phạt hành chính hay hình sự, việc bị đổ lỗi hoặc nhắc tên trong biên bản kiểm tra cũng khiến kế toán khó khăn khi chuyển việc, mất uy tín nội bộ.
Kế toán là vị trí rủi ro cao nếu không biết giới hạn trách nhiệm và cách phòng ngừa rủi ro pháp lý. Đừng chờ đến khi bị thanh tra mới bắt đầu tìm cách chứng minh mình vô tội – hãy hành động từ đầu để tránh bị đổ lỗi.
Bạn đang làm kế toán? Đừng để mình là “người cuối cùng bị chỉ trích”. Hãy học cách nhìn xa hơn nghiệp vụ – để trở thành người kiểm soát rủi ro cho chính mình và doanh nghiệp. Đăng ký ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán doanh nghiệp của Pháp chế ICA để phòng thân nhé!
Mời bạn xem thêm: