Không có cách nào để chắc chắn 100% rằng sự kiện sẽ diễn ra tốt đẹp mà không gặp sự cố nào khác. Vì vậy, trước khi chuyển sang giai đoạn thực hiện, công ty phải chuẩn bị một hợp đồng dịch vụ, chẳng hạn để đối chiếu các sự kiện nếu xảy ra tranh chấp, sự cố không đáng có. IHọc viện đào tạo pháp chế ICA chia sẻ đến bạn những nội dung quan trọng và một số lưu ý cần thiết cho một hợp đồng tổ chức sự kiện. Bạn đọc có thể xem và tải hợp đồng tổ chức sự kiện tại bài viết đính kèm.

Tải xuống mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện

Hợp đồng tổ chức sự kiện là gì?

Theo quy định tại Điều 513 Bộ luật Dân sự 2015 về Hợp đồng dịch vụ: Hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc thay cho bên sử dụng dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền cho bên cung ứng dịch vụ.

Theo cách này, tài trợ sự kiện là một dịch vụ trong đó bên cho vay đóng vai trò là nhà cung cấp dịch vụ và cung cấp nội dung mà bên đi vay muốn thuê.

Mục đích của hợp đồng tổ chức sự kiện

Mục đích tổ chức sự kiện phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể của từng công ty, tổ chức. Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong chiến dịch marketing quảng bá sản phẩm, quảng bá thương hiệu công ty. Dưới đây là các mục tiêu mà tổ chức muốn đạt được:

• Hỗ trợ các chiến dịch marketing, xây dựng thương hiệu và marketing
• Tạo sự quan tâm, chú ý và ấn tượng đối với công chúng, giới truyền thông và đặc biệt là khách hàng mục tiêu
• Tổ chức sự kiện bằng cách tham gia quảng bá sản phẩm và dịch vụ do các công ty cung cấp và tạo cơ hội tăng thu nhập
• Mở rộng và nhân bản khách hàng, đối tác để gia tăng lợi nhuận kinh doanh
• Hỗ trợ tinh chỉnh tên công ty và sản phẩm/dịch vụ.
• Giúp các công ty/công ty tạo sự hiện diện trên các phương tiện truyền thông để tăng nhận thức về thương hiệu đối với sản phẩm và dịch vụ
• Thay đổi hoặc cải thiện nhận thức của công chúng, phương tiện truyền thông và khách hàng về thương hiệu hoặc sản phẩm/dịch vụ của bạn.
• Tổ chức sự kiện giúp tối ưu hóa và gia tăng hiệu ứng truyền thông tạo dấu ấn cảm xúc giữa thương hiệu và khách hàng.
• Hỗ trợ marketing, bán hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi trên tất cả các kênh phân phối.

Vì thế khi thuê tổ chức sự kiệ cần phải lập hợp đồng để:

• Để công việc được trôi chảy và tránh những bất đồng có thể phát sinh trong quá trình thực hiện sự kiện, việc kết hợp tất cả những nội dung mà các bên đã thống nhất dựa trên cơ sở văn bản pháp lý là vô cùng quan trọng.
• Giấy tờ này giúp bảo vệ quyền lợi của các bên, đặc biệt là khách hàng, khi họ có thể nhận lại toàn bộ lợi ích mà bên cung cấp dịch vụ đã cam kết.
• Quy trình làm việc và các giấy tờ quan trọng rất cần thiết, đặc biệt là trong lĩnh vực tổ chức sự kiện như hợp đồng thuê địa điểm, thỏa thuận hợp tác tổ chức sự kiện, v.v.
• Nó cho khách hàng thấy sự chuyên nghiệp của nhà tổ chức và khiến họ thấy được sự đầu tư, an toàn và trung thực trong phong cách làm việc.

Nội dung mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện

Điều 402 Bộ luật Dân sự quy định các bên có thể thỏa thuận về nội dung của hợp đồng dân sự như sau:

• Thông tin cá nhân của các bên tham gia hợp đồng;
• Đối tượng của hợp đồng là công việc được thực hiện hoặc không được thực hiện;
• Chất lượng số lượng;
• Giá cả, phương thức thanh toán;
• Thời gian, địa điểm và cách thức thực hiện hợp đồng;
• Quyền và nghĩa vụ của các bên;
• Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;
• Phạm vi hợp đồng;
• Các nội dung khác đã thống nhất.

Ghi chú: Nội dung của hợp đồng theo thỏa thuận của các bên nhưng việc thỏa thuận đó phải tuân theo quy định của pháp luật và không được vi phạm điều cấm của pháp luật.

Hướng dẫn sử dụng hợp đồng tổ chức sự kiện

Hợp đồng thuê sự kiện không quá phức tạp để sử dụng và thường được thực hiện trên thực tế, tuy nhiên để đảm bảo an toàn và hạn chế rủi ro, các bên phải hiểu rõ và tìm ra những điều khoản phù hợp với ngữ cảnh của mình, điển hình có thể là các phạm vi sau:

• Kịch bản, kịch bản, thuê MC, dàn dựng chương trình văn nghệ nếu có;
• Tiêu chuẩn món ăn, chất lượng, giá thành, cách bài trí, địa điểm nếu có;
• Hạng mục trang trí, ánh sáng, thiết bị màn hình, trình diễn, người mẫu, hình ảnh đại diện nếu có;
• Thời gian tổ chức, số lượng khách mời, lễ tân, dẫn đường, quà tặng;
• Thỏa thuận đặt cọc, thanh toán, phương thức thanh toán;
• Thỏa thuận về các sự cố phát sinh như phương tiện vận chuyển, thời tiết phát sinh, sự thay đổi thời tiết;
• Thỏa thuận về chấm dứt hợp đồng, bồi thường, vi phạm;

Một số lưu ý khi làm hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện 

Để mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện đạt hiệu quả cao nhất, các công ty nên cân nhắc các điều kiện sau:

• Trong hợp đồng xác định rõ thời gian làm việc thực tế cho từng thiết bị, bao gồm: thời gian nhận, thời điểm giao và thời điểm trả.
• Xác định điều kiện món ăn, chất lượng âm thanh ánh sáng, bố trí, lễ tân, dẫn đường, thỏa thuận sở thích, phương tiện vận chuyển,…
• Chỉ định các địa điểm thu gom và xử lý thiết bị sự kiện để tránh thời gian ngừng hoạt động sau sự kiện
• Doanh nghiệp có thể cân đối chi phí và tự nguyện đàm phán với bên cho thuê để đảm bảo đôi bên cùng có lợi.
• Thỏa thuận phương thức thanh toán hợp đồng phù hợp và tuân thủ pháp luật.
• Mẫu hợp đồng dịch vụ sự kiện phải nêu rõ các điều khoản, quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của hai bên. Đồng thời, nên có mục riêng về lý do hủy hợp đồng và bồi thường thiệt hại.
• Ngoài ra, trong thỏa thuận công ty cũng nên bao gồm một số thỏa thuận có thể phát sinh như: làm thêm giờ, phương tiện đi lại hay thay đổi thời gian.

Câu hỏi thường gặp