Sơ đồ bài viết
Trong quá trình làm việc, không ít kế toán từng gặp phải tình huống hóa đơn bị sai sót: sai tên công ty, sai mã số thuế, ghi nhầm số tiền, sai thời điểm lập hóa đơn, hoặc thậm chí là hóa đơn được lập khi chưa có giao dịch thực tế. Những lỗi tưởng chừng nhỏ này nếu không được kiểm soát chặt chẽ có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý nghiêm trọng như bị phạt hành chính, bị truy thu thuế, thậm chí có thể bị quy kết là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Câu hỏi lớn đặt ra là: Hóa đơn sai sót – kế toán hay ai chịu trách nhiệm pháp lý?
Hóa đơn sai sót: Những lỗi phổ biến và hệ quả pháp lý
Trong thực tiễn doanh nghiệp, sai sót liên quan đến hóa đơn rất đa dạng. Một trong những lỗi thường gặp nhất là ghi sai thông tin người mua hoặc người bán. Đó có thể là tên doanh nghiệp viết không đúng theo giấy đăng ký kinh doanh, sai địa chỉ trụ sở, hoặc điền nhầm mã số thuế. Sai nội dung hàng hóa – dịch vụ cũng là lỗi phổ biến, nhất là khi mô tả hàng hóa không đúng thực tế hoặc thiếu đơn vị tính, số lượng, đơn giá. Bên cạnh đó, việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm, ví dụ như trước khi giao hàng hoặc sau khi đã hoàn tất thanh toán từ lâu, cũng là một sai phạm nghiêm trọng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trong các trường hợp nghiêm trọng hơn, một số doanh nghiệp lập hóa đơn khi chưa phát sinh giao dịch thực tế để hợp thức chi phí, hoặc mua hóa đơn đầu vào nhằm trốn thuế. Đây là hành vi bị pháp luật xem xét rất nghiêm khắc, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 203 Bộ luật Hình sự, với tội danh mua bán trái phép hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
Hậu quả khi hóa đơn sai sót xảy ra là rất lớn. Doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế GTGT, loại chi phí khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Điều đó đồng nghĩa với việc bị truy thu, bị phạt chậm nộp và có thể bị phạt thêm từ 10 đến 20% trên số thuế kê khai sai.
Hóa đơn sai sót – kế toán hay ai chịu trách nhiệm pháp lý?
Trách nhiệm pháp lý đối với sai sót trong hóa đơn trước hết thuộc về người trực tiếp thực hiện, tức là kế toán. Theo quy định hiện hành, kế toán có trách nhiệm lập, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn, cũng như đảm bảo các hóa đơn được kê khai đúng, đủ và hợp lệ. Nếu kế toán thực hiện sai, hoặc cố tình làm sai – chẳng hạn như biết rõ không có giao dịch nhưng vẫn lập hóa đơn – thì phải chịu trách nhiệm hành chính hoặc hình sự tùy theo mức độ vi phạm.
Tuy nhiên, kế toán không phải là người duy nhất chịu trách nhiệm. Trong một doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật – thường là giám đốc – là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kinh doanh và quản trị nội bộ. Nếu sai sót hóa đơn là do giám đốc chỉ đạo, hoặc do không xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ, thì giám đốc vẫn có thể bị liên đới chịu trách nhiệm. Trên thực tế, đã có nhiều vụ án mà cả giám đốc và kế toán đều bị truy cứu trách nhiệm hình sự vì hành vi liên quan đến hóa đơn khống hoặc trốn thuế.
Người mua hàng cũng có thể bị xem xét trách nhiệm nếu biết hóa đơn là không hợp pháp nhưng vẫn sử dụng để kê khai khấu trừ hoặc ghi nhận chi phí. Trong trường hợp này, người mua không thể viện lý do “không biết” nếu hành vi sai phạm có dấu hiệu cố ý hoặc có sự thỏa thuận giữa hai bên. Do đó, cả bên mua và bên bán đều cần hết sức cẩn trọng trong việc sử dụng hóa đơn, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Cũng cần đề cập đến trường hợp sai sót đến từ phần mềm hóa đơn điện tử, ví dụ như lỗi kỹ thuật khiến số hóa đơn bị nhảy sai, thông tin không đồng bộ giữa các hệ thống, hoặc dữ liệu bị ghi sai tự động. Trong các tình huống này, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ và xác nhận lỗi, nhưng về mặt pháp lý, người ký hóa đơn và người lập hóa đơn vẫn là người chịu trách nhiệm chính. Do đó, kiểm soát nội bộ vẫn là điều kiện tiên quyết để đảm bảo an toàn pháp lý trong sử dụng hóa đơn điện tử.
Kế toán cần làm gì để phòng tránh rủi ro pháp lý từ hóa đơn sai?
Trước hết, kế toán cần thiết lập quy trình kiểm tra hóa đơn chặt chẽ, từ bước nhận thông tin, lập hóa đơn đến lưu trữ và gửi đi. Việc đối chiếu giữa hợp đồng – biên bản giao nhận – phiếu thu/chi – bảng kê – hóa đơn là bắt buộc trước khi hoàn tất thủ tục. Kế toán cũng nên sử dụng mẫu kiểm tra nội bộ để không bỏ sót bước xác minh.
Thứ hai, kế toán tuyệt đối không nên tiếp tay cho các hành vi hợp thức hóa hóa đơn khống. Nếu bị yêu cầu làm điều đó, cần yêu cầu người có thẩm quyền xác nhận bằng văn bản và đồng thời lập báo cáo nội bộ để tránh bị quy kết là người chủ động thực hiện. Bản thân kế toán hoàn toàn có quyền từ chối nếu thấy hành vi đó trái pháp luật, và điều này cần được thể hiện rõ trong văn hóa nội bộ của doanh nghiệp.
Thứ ba, việc cập nhật văn bản pháp luật thường xuyên là trách nhiệm không thể bỏ qua đối với bất kỳ người làm kế toán nào. Các văn bản như Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC đều có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc hàng ngày. Thiếu kiến thức về các quy định này sẽ khiến kế toán hành nghề một cách cảm tính, không có căn cứ bảo vệ mình khi sự việc xảy ra.
Cuối cùng, kế toán cần biết cách tự bảo vệ mình bằng văn bản, quy trình và tài liệu. Mọi giao dịch cần được lưu trữ đúng chuẩn, có chữ ký của các bên liên quan, có bằng chứng giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ đi kèm hóa đơn. Trong trường hợp phải sửa đổi, thay thế hoặc hủy hóa đơn, cũng cần thực hiện đúng thủ tục pháp lý và lưu đầy đủ hồ sơ liên quan.
Đừng để hóa đơn sai sót trở thành rủi ro pháp lý – hãy trang bị kiến thức pháp luật ngay hôm nay
Không ai muốn vướng vào sai phạm, nhưng trong thực tế, rất nhiều kế toán phải chịu trách nhiệm vì không được hướng dẫn đầy đủ hoặc không nhận thức rõ rủi ro pháp lý đi kèm với mỗi chứng từ mình ký. Hóa đơn không đơn giản là một tờ giấy – nó là chứng cứ pháp lý, là cơ sở tính thuế, và là căn cứ để xác định trách nhiệm dân sự, hành chính, thậm chí hình sự nếu có vi phạm.
Nếu bạn đang làm kế toán, hành chính – nhân sự kiêm kế toán, hoặc là người trực tiếp thao tác với hóa đơn trong doanh nghiệp, việc tham gia một khóa học pháp lý chuyên biệt không chỉ giúp bạn làm đúng mà còn giúp bạn vững vàng trước mọi tình huống bất ngờ.
Khóa học “Pháp luật cho kế toán doanh nghiệp” do Pháp chế ICA tổ chức là chương trình thực chiến, tập trung giải quyết các tình huống pháp lý mà kế toán hay gặp phải, trong đó có hóa đơn, hồ sơ kế toán, lưu trữ chứng từ, ký chứng từ thay người khác, và các tình huống bị quy kết sai phạm. Nội dung khóa học không nặng lý thuyết mà hướng đến kỹ năng xử lý, bảo vệ bản thân, và xây dựng quy trình kiểm soát đúng pháp luật trong nội bộ doanh nghiệp.
Học để không phải trả giá vì thiếu kiến thức. Hãy đăng ký ngay hôm nay để bảo vệ chính mình và đóng góp an toàn – hiệu quả cho doanh nghiệp.
Liên hệ Pháp chế ICA để tham gia khóa học hoặc nhận tư vấn chi tiết về pháp lý kế toán trong doanh nghiệp.
Mời bạn xem thêm: