Khi Luật Doanh nghiệp năm 2020 được ban hành đã có những quy định mới thay đổi so với Luật Doanh nghiệp năm 2014 trước đây, trong đó có nội dung về con dấu doanh nghiệp. Khi thực hiện giao dịch các hợp đồng hay trong các chứng từ, văn bản tại doanh nghiệp để xác thực tính chính xác của văn bản, giấy tờ đó thì doanh nghiệp sẽ sử dụng con dấu của mình. Vậy chi tiết quy định về giá trị pháp lý của con dấu doanh nghiệp ra sao? Học viện đào tạo pháp chế ICA kính mời quý bạn đọc tham khảo nội dung bài viết dưới đây để nắm được quy định về vấn đề này nhé!

Con dấu trong doanh nghiệp là gì?

Pháp luật doanh nghiệp quy định Doanh nghiệp có con dấu riêng và con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Như vậy, thì con dấu đóng vai trò là đại diện về mặt pháp lý của doanh nghiệp. Khi một giấy tờ, văn bản được đóng dấu sẽ mang đại diện pháp lý của doanh nghiệp, đồng thời những người có liên quan và có trách nhiệm trong hoạt động doanh nghiệp sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về mặt pháp lý về thông tin cũng như tính xác thực được ghi nhận trên giấy tờ, văn bản đó. Nhờ có con dấu, những văn bản mới được xác thực giá trị cũng như được thực thi đầy đủ và những người có trách nhiệm thực hiện phải bắt buộc tuân theo.

Hình thức của con dấu doanh nghiệp hiện nay như thế nào?

Tại khoản 1 điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về hình thức con dấu như sau: “1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.

Theo đó, Luật doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 2 hình thức bao gồm: Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu; Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

Việc quy định công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp là một nội dung mới của Luật Doanh nghiệp năm 2020 so với quy định của Luật doanh nghiệp 2014. Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về hình thức chữ ký số, theo quy định có thể hiểu chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng Internet. Việc đưa chữ ký điện tử làm con dấu của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn trong việc sử dụng dấu thay vì chỉ sử dụng con dấu khắc như trước đây.

Giá trị pháp lý của con dấu doanh nghiệp

Con dấu đóng một vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp, con dấu có thể được xem như linh hồn của doanh nghiệp. Con dấu của doanh nghiệp là bằng chứng về sự thừa nhận của pháp luật đối với sự hình thành và tồn tại của doanh nghiệp đó.

Thứ nhất, con dấu doanh nghiệp giúp các chứng từ, văn bản pháp lý của doanh nghiệp được khẳng định, đảm bảo được tính chính xác. Qua đó, điều này xác định và cụ thể hóa chủ thể có trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của văn bản đó. Có thể thấy rằng, khi ký kết bất cứ một hợp đồng hay giao dịch dân sự nào hay hợp đồng giao dịch nào khác, các doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần có bước đóng dấu vào cuối mỗi trang hợp đồng để xác định tính chính xác và có thực của hợp đồng đó. Mỗi một hợp đồng được người có thẩm quyền đóng dấu, thì khi đó mọi trách nhiệm của văn bản, hợp đồng đó sẽ được thực thi, hoặc chịu trách nhiệm cho văn bản đó.

Thứ hai, con dấu doanh nghiệp là công cụ hữu hiệu để chống giả mạo văn bản, hợp đồng giao dịch của các chủ thể kinh doanh. Bên cạnh đó, con dấu công ty cũng là bằng chứng xác thực nhất để phân biệt tài liệu thật, giả, loại trừ các trường hợp làm giả tài liệu, gây thất thoát ngân quỹ và nguồn tài chính của công ty. Doanh nghiệp nhờ đó mà có thể tối ưu bảo vệ nguồn vốn của chính mình, tập trung tốt hơn vào công việc kinh doanh, hoạt động của công ty mà không gặp phải những cản trở không đáng có trên thương trường.

Thứ ba, con dấu được sử dụng trên văn bản giúp xác định văn bản đó có hiệu lực, đáng tin cậy, khách hàng có thể biết được đây là văn bản chính xác, đáng tin, yên tâm hơn trong việc giao dịch, mua bán sản xuất.

Thứ tư, con dấu công ty là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này và doanh nghiệp khác. Pháp luật quy định không có bất kì doanh nghiệp nào được phép hình thành con dấu giống với mẫu con dấu mà công ty thành lập trước đã đăng ký. Đây là một yếu tố cực kì hợp lý, góp phần cá thể hóa các doanh nghiệp, hỗ trợ việc tìm kiếm, phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất. Mẫu dấu của doanh nghiệp là linh hồn của doanh nghiệp, được thể hiện trong các chứng từ, văn bản, hợp đồng hợp tác kinh doanh của doanh nghiệp, hợp đồng dịch vụ giữa công ty với khách hàng, bản hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động, các văn bản quy định nội bộ của công ty, và rất nhiều các văn bản khác…

Quy định về nội dung thể hiện trên con dấu

Tại khoản 2 điều 43 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, thì doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Đây là điểm mới so với quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 trước đây, quy định mới mở rộng hơn các quyền cho chủ doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Trong đó, thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp trong nội dung mẫu con dấu thực hiện theo quy định tại Điều 37 và Khoản 1 Điều 29 Luật Doanh nghiệp. Cụ thể:

– Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:.

– Tên loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.

– Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

– Mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.

Mẫu con dấu của Doanh nghiệp phải được thể hiện dưới một hình thức cụ thể, như: Hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp.

Hy vọng sau khi tham khảo bài viết của chúng tôi, bạn đọc đã có thể nắm bắt được quy định pháp luật về Giá trị pháp lý của con dấu doanh nghiệp ra sao?. Nếu như bạn đọc cảm thấy hữu ích hãy chia sẻ đến với nhiều người hơn nhé! Cảm ơn bạn đã lựa chọn chúng tôi.

Câu hỏi thường gặp: