Sơ đồ bài viết
Đây là câu hỏi chúng tôi nhận được rất nhiều từ các CEO của Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), các Startup hoặc những công ty mới thành lập. Với nguồn lực hạn chế, việc “nuôi” thêm một bộ máy nhân sự luôn là bài toán cân não. Vậy, doanh nghiệp có bắt buộc phải có bộ phận pháp chế không? Câu trả lời ngắn gọn theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành là: KHÔNG. Pháp luật không bắt buộc mọi loại hình doanh nghiệp phải thành lập một phòng ban mang tên “Pháp chế”.
Tuy nhiên, bạn cần phân biệt rõ: Không bắt buộc không có nghĩa là không cần thiết. Rủi ro pháp lý giống như những “cơn bão ngầm”, nó tồn tại ở mọi quy mô doanh nghiệp, từ tiệm tạp hóa hộ kinh doanh cho đến tập đoàn đa quốc gia. Việc không có người gác cổng pháp lý cũng giống như xây nhà mà không có cửa, ai cũng có thể vào, nhưng rủi ro thì không ai ngăn được.
Quy định pháp luật hiện hành về bộ phận pháp chế doanh nghiệp
Để bạn yên tâm về mặt thủ tục hành chính, chúng ta hãy nhìn vào các quy định cụ thể cho từng loại hình doanh nghiệp:
Đối với Doanh nghiệp Nhà nước (DNNN)
Theo Nghị định 55/2011/NĐ-CP, Chính phủ quy định về tổ chức và hoạt động của pháp chế. Tuy nhiên, quy định này cũng không ép buộc cứng nhắc theo kiểu “phải có phòng riêng”.
- Chủ tịch HĐTV/HĐQT hoặc Tổng Giám đốc có quyền quyết định thành lập tổ chức pháp chế hoặc bố trí nhân viên pháp chế chuyên trách.
- Thực tế, do đặc thù quản lý vốn nhà nước và quy mô lớn, hầu hết các DNNN đều có Ban Pháp chế hoạt động rất mạnh để đảm bảo tuân thủ quy trình nghiêm ngặt.
Đối với Doanh nghiệp FDI và Doanh nghiệp tư nhân
Đối với khối doanh nghiệp tư nhân, Luật Doanh nghiệp trao quyền tự chủ tối đa.
- Không có điều khoản nào bắt buộc doanh nghiệp tư nhân phải thành lập phòng pháp chế.
- Doanh nghiệp được toàn quyền quyết định cơ cấu tổ chức quản lý nội bộ phù hợp với quy mô và nhu cầu kinh doanh.
- Bạn có thể lựa chọn: Tự mình quản lý, thuê nhân viên pháp chế nội bộ (In-house counsel), hoặc thuê dịch vụ luật sư bên ngoài.
Vì sao doanh nghiệp KHÔNG bắt buộc nhưng vẫn NÊN có bộ phận pháp chế?
Nếu luật không ép, tại sao các tập đoàn lớn lại chi hàng tỷ đồng mỗi năm cho bộ phận pháp chế? Bởi vì họ hiểu rằng: Pháp chế là khoản đầu tư cho sự an toàn và bền vững.
Giảm thiểu rủi ro pháp lý “chết người”
Pháp luật điều chỉnh mọi ngóc ngách hoạt động của bạn: Từ lúc xin giấy phép kinh doanh, ký hợp đồng thuê văn phòng, tuyển dụng nhân viên cho đến khi xuất hóa đơn, đóng thuế. Nếu không có bộ phận pháp chế rà soát, doanh nghiệp rất dễ “vướng lỗi” mà không hay biết. Một sai sót nhỏ trong kê khai thuế hay hợp đồng lao động cũng có thể dẫn đến những án phạt hành chính “bay màu” cả năm lợi nhuận.
Hỗ trợ tư vấn chiến lược cho ban lãnh đạo
Pháp chế hiện đại không chỉ là người đi “dọn dẹp hậu quả” (xử lý tranh chấp), mà là người tham mưu chiến lược. Họ sẽ cảnh báo rủi ro ngay từ khi ý tưởng kinh doanh còn nằm trên giấy, giúp CEO đưa ra quyết định an toàn và tối ưu nhất.
Nâng cao uy tín và tính minh bạch
Một doanh nghiệp có hệ thống hồ sơ pháp lý rõ ràng, hợp đồng chặt chẽ sẽ luôn được đánh giá cao hơn trong mắt:
- Ngân hàng: Dễ dàng thẩm định hồ sơ vay vốn.
- Đối tác: Tạo sự tin tưởng khi hợp tác kinh doanh.
- Nhà đầu tư: Các quỹ đầu tư (Venture Capital) đặc biệt soi xét kỹ tính pháp lý (Legal Due Diligence) trước khi rót vốn.
Bảo vệ tài sản và sở hữu trí tuệ
Bạn dày công xây dựng thương hiệu, nhưng lại quên đăng ký nhãn hiệu? Đối thủ có thể đăng ký trước và quay lại kiện bạn vi phạm. Bộ phận pháp chế chính là “chiếc khiên” bảo vệ các tài sản vô hình (nhãn hiệu, bản quyền, bí mật kinh doanh) của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nhỏ và Startup có cần bộ phận pháp chế không?
Nhiều người nghĩ “bé thì cần gì pháp chế”. Đây là tư duy sai lầm nghiêm trọng.
Doanh nghiệp nhỏ – Nhóm dễ tổn thương nhất
Doanh nghiệp lớn có nguồn lực tài chính mạnh để chịu đựng các án phạt hoặc theo đuổi các vụ kiện kéo dài. Nhưng với doanh nghiệp nhỏ, dòng tiền thường mỏng manh. Chỉ cần một đợt truy thu thuế hoặc một vụ bồi thường hợp đồng lớn là đủ để doanh nghiệp đứng trước nguy cơ phá sản.
Startup – Cần pháp lý càng sớm càng tốt
Giai đoạn khởi nghiệp là lúc bạn phải ký kết rất nhiều văn bản quan trọng: Thỏa thuận cổ đông (SHA), hợp đồng gọi vốn, hợp đồng với Co-founder… Thiếu kiến thức pháp lý ở giai đoạn này thường dẫn đến việc mất quyền kiểm soát công ty hoặc tranh chấp nội bộ khiến Startup tan rã sớm.
Giải pháp phù hợp cho “người nghèo”
Bạn không bắt buộc phải lập cả một phòng pháp chế tốn kém. Giải pháp cho doanh nghiệp nhỏ là:
- Bố trí 1 nhân sự am hiểu luật kiêm nhiệm (ví dụ: Kế toán trưởng hoặc Trưởng phòng nhân sự có kiến thức pháp lý).
- Sử dụng dịch vụ pháp chế thuê ngoài theo giờ hoặc theo vụ việc.
Các mô hình pháp chế doanh nghiệp phổ biến hiện nay
Tùy vào túi tiền và quy mô, bạn có thể chọn mô hình phù hợp:
Pháp chế nội bộ (In-house Counsel)
- Đặc điểm: Tuyển dụng nhân viên pháp chế làm việc toàn thời gian tại công ty.
- Ưu điểm: Chủ động, hiểu sâu văn hóa doanh nghiệp, phản ứng nhanh.
- Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và lớn, khối lượng công việc pháp lý nhiều và thường xuyên.
Pháp chế thuê ngoài (Outsourced Legal Service)
- Đặc điểm: Thuê công ty luật hoặc văn phòng luật sư làm bộ phận pháp chế cho mình.
- Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí (không phải trả lương, BHXH, thưởng…), chuyên môn cao do có đội ngũ luật sư chuyên nghiệp.
- Phù hợp: Doanh nghiệp nhỏ, Startup, hộ kinh doanh.
Mô hình kết hợp
- Đặc điểm: Có 1-2 nhân viên pháp chế nội bộ xử lý các việc hành chính, hợp đồng đơn giản. Các vụ việc phức tạp (M&A, tranh chấp, tố tụng) sẽ thuê luật sư bên ngoài.
- Phù hợp: Doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng nóng.
Quay lại câu hỏi: “Doanh nghiệp có bắt buộc phải có bộ phận pháp chế không?” Câu trả lời là KHÔNG. Nhưng câu hỏi đúng hơn bạn nên đặt ra là: “Doanh nghiệp có thể tồn tại an toàn nếu thiếu bộ phận pháp chế không?”. Câu trả lời e rằng cũng là KHÔNG.
Đừng đợi đến khi nhận trát tòa hay biên bản xử phạt mới vội vàng đi tìm luật sư. Chi phí để phòng ngừa rủi ro (Compliance Cost) luôn rẻ hơn rất nhiều so với chi phí khắc phục hậu quả. Đầu tư cho pháp chế chính là đầu tư cho “giấy thông hành” để doanh nghiệp vươn xa an toàn.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ chưa đủ kinh phí thuê pháp chế riêng, hoặc bạn muốn tự mình kiểm soát rủi ro cho công ty? Hãy tham khảo ngay khóa học pháp chế doanh nghiệp của Pháp chế ICA nhé!
Mời bạn xem thêm:
