Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng được xây dựng để đảm bảo hoạt động hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật về công chứng. Thông thường, một Văn phòng công chứng bao gồm các bộ phận chính như: Trưởng văn phòng, Phó trưởng văn phòng, các công chứng viên, bộ phận hành chính – văn thư, bộ phận chuyên viên, và bộ phận dịch vụ hỗ trợ khách hàng. Mỗi bộ phận có vai trò riêng biệt trong việc thực hiện các nhiệm vụ công chứng, quản lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ cho công chứng viên và khách hàng. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức này có thể linh động và phù hợp với điều kiện cụ thể của từng Văn phòng công chứng.

Khái niệm Văn phòng công chứng

Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

Theo đó, Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, được tổ chức và hoạt động theo Luật Công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến loại hình công ty hợp danh.

Căn cứ Điều 22 Luật Công chứng, Văn phòng công chứng có các đặc điểm như sau:

• Phải có từ hai Công chứng viên hợp danh trở lên.
• Không có thành viên góp vốn.
• Trụ sở phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho Công chứng viên và người lao động, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
• Tên gọi phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một Công chứng viên hợp danh khác do các Công chứng viên hợp danh thỏa thuận.
• Có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
• Được khắc và sử dụng con dấu không có hình quốc huy sau khi có quyết định cho phép thành lập.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng phải có ít nhất 02 công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn.

Theo quy định pháp luật về công chứng, hiện không có quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng ngoài việc yêu cầu phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn (khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014). Do đó, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng sẽ do văn phòng tự quyết định và sắp xếp, miễn là đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.

Thông thường, một Văn phòng công chứng sẽ được tổ chức bao gồm các bộ phận sau:

• Trưởng văn phòng công chứng
• Phó trưởng văn phòng công chứng
• Các công chứng viên
• Bộ phận hành chính – văn thư
• Bộ phận chuyên viên
• Bộ phận dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Tùy thuộc vào từng Văn phòng công chứng, cơ cấu tổ chức có thể khác nhau và không bị ràng buộc bởi một khung cơ cấu tổ chức cố định.

Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng, được pháp luật quy định cụ thể về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ. Theo Luật Công chứng năm 2014, Văn phòng công chứng có các quyền và nghĩa vụ sau:

• Quản lý công chứng viên tại đơn vị mình, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và quy tắc hành nghề công chứng.
• Chấp hành các chế độ về lao động, thuế, tài chính, thống kê theo quy định pháp luật.
• Thực hiện chế độ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
• Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy, phí công chứng, thù lao công chứng.
• Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên và bồi thường thiệt hại theo quy định.
• Tiếp nhận, đào tạo và tạo điều kiện thuận lợi cho người tập sự hành nghề công chứng.
• Tạo điều kiện cho công chứng viên tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm.
• Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về kiểm tra, thanh tra, báo cáo, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.
• Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ.
• Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng với tài sản liên quan.

Theo Điều 32 Luật Công chứng, Văn phòng công chứng có các quyền sau:

1. Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên (theo điểm a và c khoản 1 Điều 34) và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.
2. Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.
3. Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
4. Khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng (theo Điều 62 của Luật này).
5. Các quyền khác theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.

Mời bạn xem thêm:

• Tìm hiểu về hiệp hội công chứng viên
• Tập sự hành nghề công chứng cần có kỹ năng hành nghề công chứng nào?
• Tìm hiểu về văn phòng công chứng

Câu hỏi thường gặp: