Ngày nay, sự gia tăng đáng kể trong số lượng doanh nghiệp mới được thành lập đang chứng kiến một động thái tích cực trong sự phát triển kinh tế. Việc khởi nghiệp không chỉ là một bước quan trọng để xây dựng nền tảng cho sự thành công kinh doanh, mà còn là chìa khóa mở ra cơ hội mở rộng quy mô trong tương lai. Tuy nhiên, điều đáng lưu ý là không phải ai cũng có đủ kiến thức về quy trình và thủ tục cần thiết để thành lập một doanh nghiệp. Nội dung bài viết là chia sẻ của Học viện đào tạo pháp chế ICA về Các bước cơ bản để đăng ký thành lập doanh nghiệp năm 2024, mời bạn đọc tham khảo

Hiểu thế nào về đăng ký thành lập doanh nghiệp?

Quy trình thành lập doanh nghiệp không chỉ đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt đối với chi tiết, mà còn đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về các quy định pháp luật và thị trường kinh doanh. Đối mặt với thách thức này, việc tìm kiếm thông tin chính xác và chi tiết về các bước cần thực hiện là vô cùng quan trọng. Nắm vững quy trình thành lập doanh nghiệp sẽ giúp doanh nhân không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tránh được rủi ro pháp lý và tài chính.

Thành lập doanh nghiệp là một quá trình được nhìn nhận từ hai góc độ quan trọng: kinh tế và pháp lý.

Về góc độ kinh tế, quá trình thành lập doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là việc nhà đầu tư đưa ra các quyết định đầu tư vốn, con người và cơ sở vật chất cần thiết. Nó còn đòi hỏi một chuỗi các bước chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc nghiên cứu thị trường và môi trường kinh doanh đến việc lựa chọn hình thức pháp lý cho doanh nghiệp. Những bước này giúp nhà sáng lập rút ngắn thời gian gia nhập thị trường và tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh hơn. Nghiên cứu cẩn thận về khách hàng, nguồn vốn, hệ thống sản xuất, và đặc biệt là lựa chọn địa điểm đặt doanh nghiệp là những yếu tố quyết định đến sự thành công trong tương lai.

Về góc độ pháp lý, thành lập doanh nghiệp không chỉ là một quy trình kinh tế mà còn là thủ tục hành chính. Quá trình này yêu cầu thành viên sáng lập hoặc người đại diện phải tiến hành đăng ký thành lập doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh, nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho doanh nghiệp trên lãnh thổ quốc gia. Việc đăng ký thành lập doanh nghiệp không chỉ đánh dấu sự “khai sinh” hợp pháp của doanh nghiệp mà còn là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh theo đúng quy định pháp luật. Điều này tránh được rủi ro pháp lý và đồng thời đảm bảo uy tín của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.

Các bước cơ bản để đăng ký thành lập doanh nghiệp năm 2024

Chọn loại hình công ty

Việc chọn loại hình công ty là một quyết định quan trọng đối với những người muốn bắt đầu kinh doanh. Luật Doanh nghiệp hiện hành đã định rõ 05 loại hình doanh nghiệp, mỗi loại đều có những đặc điểm và điều kiện riêng biệt:

1. Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) 2 thành viên trở lên: Phù hợp cho nhóm người muốn chia sẻ trách nhiệm và quản lý doanh nghiệp cùng nhau. Hạn chế trách nhiệm cá nhân và tạo điều kiện cho sự hợp tác.
2. Công ty TNHH 1 thành viên: Dành cho cá nhân muốn tự mình điều hành doanh nghiệp. Thích hợp cho những người muốn giữ quyền kiểm soát tuyệt đối và đồng thời chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp.
3. Công ty cổ phần: Thích hợp cho việc thu hút vốn từ cổ đông công cộng. Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm theo mức đóng góp vốn của họ, giúp giảm rủi ro cho cá nhân.
4. Công ty hợp danh: Là sự kết hợp giữa cá nhân và tổ chức để thực hiện dự án hoặc kinh doanh cụ thể. Mỗi đối tác đều chịu trách nhiệm và có quyền lợi theo tỷ lệ đã thoả thuận.
5. Doanh nghiệp tư nhân: Dành cho cá nhân muốn kinh doanh mà không muốn chia sẻ trách nhiệm với bất kỳ đối tác nào. Phù hợp cho những doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

Khi quyết định thành lập công ty, việc lựa chọn loại hình phù hợp giúp tối ưu hóa quyền lợi và giảm rủi ro. Nên xem xét số lượng thành viên, quy mô dự án, và mục tiêu kinh doanh để đưa ra quyết định đúng đắn. Đối với cá nhân, nếu muốn tự quản lý một mình, loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH một thành viên là những sự lựa chọn đơn giản và hiệu quả.

Xác định tên công ty, nơi đặt trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh

Theo quy định của Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quá trình đặt tên cho công ty đòi hỏi sự chú ý đặc biệt từ phía tổ chức và cá nhân. Các quy tắc cụ thể bao gồm:

1. Tên Công Ty:

• Tên tiếng Việt phải bao gồm hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp và tên riêng.
• Tên công ty không được trùng với tên của bất kỳ công ty nào khác.
• Không sử dụng tên của cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội.
• Tránh sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, thuần phong, mỹ tục.

2. Trụ Sở Chính:

• Trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.

3. Xác Định Số Vốn Điều Lệ:

• Đối với công ty cổ phần, vốn điều lệ là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty.
• Đối với công ty hợp danh hoặc công ty TNHH, vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty.

4. Loại Hình Kinh Doanh:

• Doanh nghiệp được tự do kinh doanh trong các ngành, nghề mà pháp luật không cấm.
• Tổ chức và cá nhân cần loại trừ các ngành, nghề mà pháp luật không cho phép kinh doanh.

5. Hạn Chế và Điều Kiện Kinh Doanh:

• Cần lưu ý các ngành nghề bị hạn chế đầu tư và kinh doanh.
• Phải xem xét các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện và tuân thủ các quy định của pháp luật.

Tổng cộng, việc thực hiện đúng những quy định trên không chỉ giúp doanh nghiệp có tên gọi phù hợp và uy tín mà còn đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về vốn điều lệ và loại hình kinh doanh.

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh 

Theo các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, việc đăng ký kinh doanh đòi hỏi việc chuẩn bị hồ sơ tương ứng tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Dưới đây là mô tả chi tiết về hồ sơ đăng ký cho từng loại hình cụ thể:

1. Hồ Sơ Đăng Ký Doanh Nghiệp Tư Nhân:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp tư nhân.

2. Hồ Sơ Đăng Ký Công Ty Hợp Danh:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của từng thành viên.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu là nhà đầu tư nước ngoài).

3. Hồ Sơ Đăng Ký Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên.
• Bản sao các giấy tờ pháp lý, bao gồm:
  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân (nếu là thành viên cá nhân, người đại diện theo pháp luật).
  • Giấy tờ pháp lý của tổ chức (nếu là thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền).
  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.
  • Bản sao giấy tờ pháp lý hợp pháp hóa lãnh sự đối với thành viên là tổ chức nước ngoài.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu là nhà đầu tư nước ngoài).

4. Hồ Sơ Đăng Ký Công Ty Cổ Phần:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.
• Bản sao các giấy tờ pháp lý, bao gồm:
  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân (nếu là cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật).
  • Giấy tờ pháp lý của tổ chức (nếu là cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền).
  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.
  • Bản sao giấy tờ pháp lý hợp pháp hóa lãnh sự đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu là nhà đầu tư nước ngoài).

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký sẽ đảm bảo tính chính xác và tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh 

Sau khi hoàn tất hồ sơ đăng ký kinh doanh, tổ chức và cá nhân cần tiến hành việc nộp hồ sơ đến cơ quan chức năng để đảm bảo quy trình đăng ký được thực hiện đúng quy định. Theo hướng dẫn của Luật Doanh nghiệp 2020, cơ quan chính thức để nộp hồ sơ là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính của công ty.

Theo khoản 1 Điều 26 của Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức và cá nhân có thể chọn một trong ba hình thức nộp hồ sơ sau đây:

1. Nộp Trực Tiếp: Tổ chức, cá nhân có thể đến trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa chỉ nơi đặt trụ sở chính của công ty để nộp hồ sơ một cách trực tiếp. Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro mất mát thông tin.
2. Nộp Qua Đường Bưu Điện: Tùy thuộc vào sự thuận tiện và tình hình địa lý, tổ chức, cá nhân cũng có thể chọn lựa việc nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Hình thức này phổ biến cho những địa điểm xa trung tâm hoặc có điều kiện giao thông không thuận lợi.
3. Nộp Online Qua Mạng: Đối với những tổ chức, cá nhân ưa thích sự tiện lợi và nhanh chóng, việc nộp hồ sơ online qua mạng là lựa chọn hiện đại và linh hoạt. Qua hệ thống trực tuyến, người đăng ký có thể hoàn thành thủ tục mà không cần phải di chuyển đến nơi đăng ký.

Bằng cách lựa chọn hình thức nộp hồ sơ phù hợp, tổ chức và cá nhân sẽ đơn giản hóa quy trình đăng ký kinh doanh, đồng thời đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình xử lý.

Nộp lệ phí đăng ký kinh doanh 

Một trong những bước quan trọng và không thể bỏ qua khi thực hiện thủ tục thành lập công ty trong năm 2022 là việc nộp lệ phí đăng ký kinh doanh. Điều này là một yếu tố quyết định để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và đúng quy định.

Theo quy định tại khoản 37 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, tổ chức và cá nhân có thể lựa chọn một trong những hình thức sau để nộp phí và lệ phí đăng ký kinh doanh:

1. Nộp Trực Tiếp Tại Phòng Đăng Ký Kinh Doanh: Tổ chức và cá nhân có thể chọn cách truyền thống này bằng cách đến trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh để thực hiện nộp phí. Hình thức này thường đơn giản và linh hoạt.
2. Chuyển Khoản Vào Tài Khoản của Phòng Đăng Ký Kinh Doanh: Nếu ưa thích sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian, tổ chức và cá nhân có thể thực hiện chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh. Điều này giúp giảm bớt thời gian và công sức đến nộp trực tiếp.
3. Sử Dụng Dịch Vụ Thanh Toán Điện Tử: Hình thức thanh toán điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến và thuận tiện. Tổ chức và cá nhân có thể sử dụng các dịch vụ thanh toán trực tuyến để nộp phí đăng ký kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Lựa chọn hình thức nộp phí phù hợp giúp tối ưu hóa quá trình đăng ký kinh doanh và giảm bớt phiền toái cho tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện các bước thành lập công ty.

Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định tại khoản 5 Điều 26 của Luật Doanh nghiệp 2020, quá trình xác nhận đăng ký kinh doanh được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong thời hạn ngắn là 03 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ, cơ quan này sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Để nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:

1. Ngành, Nghề Kinh Doanh Không Bị Cấm: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng ngành và nghề kinh doanh mà họ chọn không bị cấm theo quy định của pháp luật. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ của hoạt động kinh doanh.
2. Tên Doanh Nghiệp Đặt Đúng Quy Định: Tên của doanh nghiệp cần phải tuân thủ quy định và không được trùng lặp với tên của các doanh nghiệp khác. Điều này giúp đảm bảo sự duy nhất và nhận biết được doanh nghiệp trong thị trường.
3. Hồ Sơ Đăng Ký Kinh Doanh Hợp Lệ: Các thông tin và giấy tờ trong hồ sơ đăng ký kinh doanh cần phải đầy đủ và chính xác. Việc này giúp cơ quan đăng ký đánh giá chính xác về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
4. Nộp Đủ Phí và Lệ Phí Theo Quy Định: Doanh nghiệp cần đảm bảo đã nộp đầy đủ các loại phí và lệ phí theo quy định của pháp luật. Việc này là quan trọng để bảo đảm rằng doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với cơ quan đăng ký.

Quá trình cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo những tiêu chí trên đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã chính thức hoạt động và được thừa nhận về tính hợp pháp và đúng đắn của hoạt động kinh doanh của mình.

Khắc con dấu của công ty

Sau khi đã nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bước tiếp theo mà các công ty cần thực hiện là việc khắc con dấu. Con dấu được coi là một phần quan trọng của quy trình vận hành doanh nghiệp, đóng vai trò xác nhận và chứng thực các văn bản và giao dịch pháp lý. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020, công ty được tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức, và nội dung của con dấu.

Luật Doanh nghiệp 2020 mở cửa cho sự linh hoạt trong việc quyết định về con dấu, cho phép các doanh nghiệp tự chủ quyết định về những yếu tố này dựa trên đặc thù và nhu cầu cụ thể của mỗi công ty. Việc này giúp các doanh nghiệp tạo ra con dấu phản ánh đúng bản chất và tính chất riêng biệt của họ trong quá trình thực hiện các giao dịch và ký kết hợp đồng.

Ngoài việc sử dụng con dấu truyền thống, theo Xu hướng công nghệ hiện đại, một số công ty cũng có thể chọn sử dụng chữ ký số để thay thế cho con dấu. Chữ ký số không chỉ giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy tờ vật chất mà còn nâng cao tính an toàn và chính xác trong quá trình giao dịch điện tử.

Tóm lại, quyết định về việc sử dụng con dấu hay chữ ký số là một quyết định quan trọng mà các công ty cần xem xét và đưa ra theo chiến lược và nhu cầu cụ thể của họ trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất quy trình thành lập công ty và nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các doanh nghiệp cần tiến hành công bố thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 32 của Luật Doanh nghiệp 2020. Quy định này nhấn mạnh sự quan trọng của việc công bố thông tin để tạo điều kiện cho công bố công khai và minh bạch, đồng thời đảm bảo sự hiểu biết đúng đắn về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đối với cộng đồng, đối tác và các bên liên quan.

Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp bao gồm thông tin chi tiết về công ty như tên, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, số điện thoại liên hệ và các thông tin khác liên quan. Các doanh nghiệp thường thực hiện công bố thông qua các phương tiện truyền thông chính thức, trang web công ty hoặc bảng thông báo tại địa điểm kinh doanh.

Qua việc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu của pháp luật mà còn xây dựng lòng tin từ phía cộng đồng và đối tác. Minh bạch thông tin giúp tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh, đồng thời là cơ sở để xây dựng và phát triển quan hệ đối tác bền vững trong cộng đồng kinh doanh rộng lớn.

Câu hỏi thường gặp