Tại Việt Nam, với sự phát triển của nền kinh tế thị trường và sự cạnh tranh gay gắt, vai trò của bộ phận pháp chế trong các doanh nghiệp trở nên ngày càng quan trọng. Tuy nhiên, vẫn có một số doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa thực sự quan tâm và đầu tư đúng mức vào khía cạnh này. Thói quen kinh doanh và điều kiện kinh tế có thể là nguyên nhân chính khiến các doanh nghiệp vừa và nhỏ bỏ qua pháp chế doanh nghiệp. Vì áp lực về cạnh tranh và tìm kiếm lợi nhuận, họ có thể tập trung hơn vào khía cạnh sản xuất, tiếp thị và tăng trưởng kinh doanh, trong khi bỏ qua việc xây dựng và duy trì hệ thống pháp chế chặt chẽ. Dưới đây là chia sẻ của Học viện đào tạo pháp chế ICA về nội dung “Hình thức tổ chức pháp chế trong doanh nghiệp như thế nào?“, mời bạn tham khảo

Các nguyên tắc hoạt động pháp chế trong doanh nghiệp

Nguyên tắc độc lập, khách quan

Bộ phận pháp chế trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ và thực hiện pháp luật trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đây là một bộ phận chuyên trách và hoạt động độc lập, được quản lý và chỉ đạo bởi Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị của doanh nghiệp cùng với sự hướng dẫn của Tổng Giám đốc.

Các ý kiến pháp lý mà bộ phận pháp chế đưa ra được xây dựng dựa trên sự khách quan và độc lập, không bị ảnh hưởng bởi những quyền lợi cá nhân hay lợi ích đặc biệt. Mục tiêu chính là tuân thủ và áp dụng pháp luật một cách chính xác và công bằng để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Bộ phận pháp chế đóng vai trò tư vấn và hỗ trợ các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp về các vấn đề pháp lý, từ việc đưa ra ý kiến về hợp đồng, xử lý tranh chấp, đến việc chuẩn bị các tài liệu và thủ tục liên quan. Qua đó, họ đảm bảo rằng mọi hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và tránh được các rủi ro pháp lý có thể xảy ra.

Sự hiện diện của bộ phận pháp chế mang lại sự tự tin và đảm bảo cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Sự tư vấn và hỗ trợ pháp lý chính xác và đáng tin cậy từ bộ phận này giúp tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh phức tạp và thay đổi.

Nguyên tắc tự chịu trách nhiệm

Tổ chức pháp chế tại doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng và chịu trách nhiệm tập thể và cá nhân trước Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị của doanh nghiệp và Tổng Giám đốc doanh nghiệp về mọi hoạt động của công tác pháp chế. Họ có nhiệm vụ đảm bảo rằng các hoạt động và quy trình pháp chế trong doanh nghiệp diễn ra theo đúng chức năng và quyền hạn của mình.

Tổ chức pháp chế phải hoàn thành công việc theo yêu cầu của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị và nhằm đáp ứng các mục tiêu và mục đích của doanh nghiệp. Họ phải thể hiện sự chuyên nghiệp, trung thực và tận tụy trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình.

Các thành viên trong tổ chức pháp chế phải có kiến thức sâu rộng về pháp luật và hiểu rõ các quy định, quy trình và quyền lợi của doanh nghiệp. Họ cần cập nhật những thay đổi mới nhất trong lĩnh vực pháp lý liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và áp dụng chúng vào công việc của mình.

Tổ chức pháp chế có trách nhiệm tham gia vào việc xây dựng và cung cấp ý kiến về các chính sách, quy trình và quy định pháp lý để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Họ cũng phải đảm bảo rằng tất cả các hoạt động và quy trình tuân thủ các quy định nội bộ và quy định của cơ quan quản lý nhà nước.

Tổ chức pháp chế phải là nguồn tư vấn đáng tin cậy về pháp luật cho lãnh đạo và nhân viên của doanh nghiệp. Họ phải đảm bảo rằng mọi quyết định và hành động của doanh nghiệp đều tuân thủ quy định pháp luật và được xử lý một cách công bằng và hợp lý.

Với vai trò quan trọng của mình, tổ chức pháp chế trong doanh nghiệp cần hoạt động một cách chuyên nghiệp, trung thực và có trách nhiệm cao. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, giữ vững uy tín và đạt được sự thành công trong môi trường kinh doanh phức tạp và thay đổi.

Hình thức tổ chức pháp chế trong doanh nghiệp như thế nào?

Trong phòng pháp chế/ban pháp chế

Trưởng Ban Pháp chế của doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc về mọi hoạt động pháp chế trong doanh nghiệp. Trong trường hợp chưa thành lập Phòng/Ban pháp chế, cán bộ phụ trách pháp chế sẽ chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động pháp chế của doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào tính chất công việc và tình hình cụ thể trong Ban, Phòng, Trưởng Ban Pháp chế hoặc cán bộ phụ trách pháp chế có thể quyết định giao việc cho một chuyên viên pháp chế phụ trách, cùng với sự phối hợp của các chuyên viên pháp chế khác để giải quyết công việc.

Chuyên viên pháp chế được giao phụ trách công việc sẽ là người chịu trách nhiệm chính về nhiệm vụ được giao. Họ sẽ thực hiện các công việc liên quan đến pháp chế, như xem xét và đánh giá các văn bản pháp lý, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục liên quan. Trong quá trình làm việc, họ có thể nhận sự hỗ trợ từ các Phòng/Ban chuyên môn khác trong doanh nghiệp để giải quyết các vấn đề pháp chế một cách hiệu quả và đáp ứng đúng yêu cầu của doanh nghiệp.

Sự phối hợp giữa chuyên viên pháp chế và các chuyên viên khác là cần thiết để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc pháp chế. Các chuyên viên pháp chế phối hợp để trao đổi thông tin, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được kết quả tốt nhất trong công việc của mình.

Tổ chức pháp chế trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Bằng việc tập trung nguồn lực và chuyên môn, tổ chức pháp chế sẽ đóng góp đáng kể vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

Giữa bộ phận pháp chế với các Ban, Phòng chức năng

Khi được các Phòng/Ban chức năng yêu cầu và kèm theo ý kiến chỉ đạo của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám đốc, bộ phận pháp chế có trách nhiệm sắp xếp nhân sự cùng các Phòng, Ban chức năng để tham gia vào việc giải quyết công việc. Trường hợp không thể bố trí người tham gia trực tiếp do lý do công việc, bộ phận pháp chế phải yêu cầu các Phòng, Ban chức năng cung cấp tài liệu liên quan và tiến hành nghiên cứu để đưa ra ý kiến bằng văn bản.

Các Quy chế quản lý nội bộ do các Ban, Phòng chức năng soạn thảo trước khi được Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám đốc ký phát hành, phải được gửi cho bộ phận pháp chế để thẩm định tính pháp lý của văn bản. Ngay sau khi Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc ký ban hành, Ban, Phòng chức năng chủ trì việc soạn thảo phải gửi một bản cho bộ phận pháp chế để theo dõi việc triển khai thực hiện và để thực hiện nhiệm vụ rà soát, hệ thống hóa. Bằng việc tham gia vào quá trình này, bộ phận pháp chế đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ quy định của văn bản, đồng thời đưa ra đánh giá và đề xuất để cải thiện và hoàn thiện quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Việc theo dõi và hệ thống hóa các Quy chế quản lý nội bộ là một phần quan trọng trong công tác pháp chế. Bộ phận pháp chế sẽ đảm nhận nhiệm vụ rà soát, kiểm tra và đề xuất các cải tiến cần thiết để đảm bảo sự hiệu quả và tuân thủ pháp luật trong hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc đáng tin cậy và đồng nhất, đồng thời đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của doanh nghiệp.

Giữa Bộ phận pháp chế và các cơ quan chức năng của Nhà nước

Bộ phận pháp chế, khi được ủy quyền từ Tổng Giám đốc, sẽ đại diện cho doanh nghiệp trong việc tiến hành các giao dịch liên quan đến công việc được giao với các cơ quan chức năng của Nhà nước. Điều này bao gồm tham gia trong các cuộc họp, đàm phán, và làm việc với các cơ quan nhà nước để đảm bảo quyền và lợi ích của doanh nghiệp.

Ngoài ra, bộ phận pháp chế cũng có trách nhiệm soạn thảo các đề xuất, yêu cầu, thông báo, và kiến nghị, nhằm thể hiện các ý kiến và quan điểm của doanh nghiệp đối với các cơ quan nhà nước có liên quan. Các văn bản này được chuẩn bị và trình bày một cách chính xác và đúng quy định pháp luật, nhằm đảm bảo sự hiểu rõ và chấp nhận từ phía cơ quan nhà nước. Điều này giúp bộ phận pháp chế đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra lập luận và bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp trong các quan hệ với cơ quan chức năng của Nhà nước.

Trên đây là nội dung tư vấn về chủ đề “Hình thức tổ chức pháp chế trong doanh nghiệp như thế nào?“. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn đọc.

Câu hỏi thường gặp