Sơ đồ bài viết
Trong quá trình điều hành, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn giữ quan niệm rằng: “Tôi thuê kế toán chuyên nghiệp thì mọi sai sót về số liệu, thuế má họ phải tự gánh chịu”. Tuy nhiên, thực tế pháp lý lại chứng minh điều ngược lại, có rất nhiều tình huống người đứng đầu không thể vô can. Vậy cụ thể khi nào kế toán làm sai nhưng giám đốc vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật? Đâu là ranh giới phân định trách nhiệm giữa người quản lý và người thực thi? Bài viết này của Pháp chế ICA sẽ làm rõ “lằn ranh đỏ” về trách nhiệm giữa kế toán và giám đốc, giúp các chủ doanh nghiệp tỉnh táo hơn trong việc quản lý bộ máy tài chính.
Nguyên tắc pháp lý: Vì sao giám đốc vẫn phải chịu trách nhiệm?
Theo quy định của pháp luật, Giám đốc (hoặc Tổng Giám đốc) thường là Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Vai trò này đi kèm với nghĩa vụ:
- Tổ chức bộ máy kế toán.
- Chỉ đạo và kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính – kế toán.
- Chịu trách nhiệm cuối cùng về tính trung thực và hợp lý của số liệu kế toán.
Do đó, giám đốc không thể “phủi tay” và đổ lỗi hoàn toàn cho cấp dưới. Khi có sai phạm xảy ra, cơ quan chức năng sẽ xem xét trách nhiệm của người đứng đầu trong việc tổ chức quản lý và giám sát.
Khi giám đốc ký duyệt hoặc chịu trách nhiệm nội dung chứng từ
Chữ ký của giám đốc trên chứng từ kế toán có giá trị pháp lý tối cao xác nhận việc phê duyệt nghiệp vụ kinh tế.
Giám đốc ký duyệt chứng từ kế toán sai
Dù kế toán là người soạn thảo, in ấn và trình ký, nhưng khi giám đốc đặt bút ký vào các văn bản như: Hóa đơn GTGT, Phiếu chi, Hợp đồng kinh tế, hay Báo cáo tài chính… nghĩa là giám đốc đã thừa nhận tính chính xác của nội dung đó. Nếu chứng từ đó sai (sai số liệu, sai bản chất), người ký duyệt (giám đốc) phải chịu trách nhiệm liên đới hoặc trách nhiệm chính.
Giám đốc trực tiếp lập hoặc chỉ đạo lập chứng từ
Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, giám đốc trực tiếp chỉ đạo kế toán:
- Hợp thức hóa các khoản chi phí không có thật.
- Ghi nhận doanh thu không đúng thời điểm. Lúc này, giám đốc không chỉ chịu trách nhiệm quản lý mà còn là người chủ mưu trong hành vi sai phạm.
Trường hợp giám đốc cố ý làm sai hoặc tiếp tay cho sai phạm
Đây là nhóm rủi ro pháp lý cao nhất, thường dẫn đến các vụ án hình sự về kinh tế.
Chỉ đạo kế toán thực hiện hành vi trái pháp luật
Nếu giám đốc ra lệnh cho kế toán thực hiện các hành vi như: trốn thuế, lập hai hệ thống sổ sách, xuất hóa đơn khống… thì giám đốc là người chịu trách nhiệm chính. Kế toán lúc này chỉ đóng vai trò là người thực hành hoặc giúp sức.
Kế toán biết sai nhưng vẫn thực hiện theo chỉ đạo
Pháp luật quy định: Nếu kế toán biết chỉ đạo của giám đốc là trái luật mà vẫn thực hiện (để giữ ghế, giữ lương hoặc được chia chác), thì cả giám đốc và kế toán sẽ bị xử lý với vai trò đồng phạm. Tuy nhiên, giám đốc thường bị xác định là người cầm đầu và chịu mức án cao hơn.
Giám đốc chịu trách nhiệm do thiếu trách nhiệm trong quản lý kế toán
Ngay cả khi không cố ý làm sai, sự “thờ ơ” của giám đốc cũng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý.
Thiếu trách nhiệm trong tổ chức bộ máy kế toán
Giám đốc chịu trách nhiệm nếu:
- Bố trí người không có bằng cấp, chứng chỉ phù hợp làm Kế toán trưởng.
- Không tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
- Giao khoán toàn bộ con dấu, chữ ký số (Token) cho kế toán tự tung tự tác mà không kiểm soát.
Thiếu giám sát, kiểm tra công tác kế toán
Giám đốc phó mặc cho kế toán, không bao giờ kiểm tra sổ sách hay báo cáo định kỳ. Khi kế toán làm sai kéo dài, gây hậu quả nghiêm trọng (ví dụ: bị truy thu thuế số tiền lớn, thất thoát tài sản), giám đốc sẽ bị quy trách nhiệm do buông lỏng quản lý.
Trách nhiệm của giám đốc khi kế toán trưởng sai phạm
Kế toán trưởng lợi dụng chức vụ để gian lận
Ví dụ: Kế toán trưởng biển thủ công quỹ, lập hồ sơ khống để rút tiền công ty, hoặc gian lận tiền thuế để trục lợi cá nhân.
Giám đốc bị quy trách nhiệm quản lý
Mặc dù giám đốc là nạn nhân (bị mất tiền), nhưng trước pháp luật và các cổ đông, giám đốc vẫn phải chịu trách nhiệm vì:
- Không xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ hiệu quả.
- Thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng. Đặc biệt đối với doanh nghiệp nhà nước, tội “Thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng” có thể dẫn đến án tù cho người đứng đầu.
Phân định trách nhiệm giữa kế toán và giám đốc
Để hiểu rõ hơn, chúng ta cần phân định rạch ròi:
Trách nhiệm của kế toán, kế toán trưởng
- Tuân thủ các chuẩn mực, chế độ kế toán.
- Đảm bảo số liệu trên sổ sách phản ánh trung thực các chứng từ đầu vào.
- Chịu trách nhiệm chuyên môn về việc hạch toán, định khoản.
Trách nhiệm của giám đốc (người đại diện theo pháp luật)
- Chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (nghiệp vụ đó có thật hay không, có đúng luật không).
- Chịu trách nhiệm về việc tổ chức, giám sát để bộ máy kế toán vận hành đúng luật.
- Không thể dùng lý do “tôi không biết nghiệp vụ kế toán” để chối bỏ trách nhiệm khi ký duyệt sai.
Những sai phạm kế toán khiến giám đốc dễ bị liên đới nhất
Các giám đốc cần đặc biệt cảnh giác với 5 loại sai phạm “chết người” sau:
- Gian lận thuế GTGT: Mua bán hóa đơn khống.
- Trốn thuế TNDN: Nâng khống chi phí đầu vào.
- Che giấu doanh thu: Bán hàng không xuất hóa đơn, để ngoài sổ sách.
- Báo cáo tài chính sai lệch: “Xào nấu” số liệu để vay vốn ngân hàng hoặc đấu thầu.
- Vi phạm về BHXH và Thuế TNCN: Trốn đóng bảo hiểm, khai man thu nhập nhân viên.
Giám đốc và kế toán cần làm gì để tránh rủi ro pháp lý?
- Xây dựng quy trình kiểm soát: Thiết lập quy trình phê duyệt chi, quy trình mua hàng, bán hàng chặt chẽ.
- Phân quyền rõ ràng: Mô tả công việc cụ thể, ai làm gì, ai chịu trách nhiệm đến đâu.
- Giám đốc cần trang bị kiến thức: Không cần giỏi nghiệp vụ như kế toán, nhưng phải hiểu nguyên tắc quản lý tài chính và pháp luật thuế cơ bản.
- Kế toán cần bản lĩnh nghề nghiệp: Dám từ chối thực hiện các chỉ đạo sai trái và tư vấn giải pháp đúng luật cho giám đốc.
Lịch sử pháp đình đã chứng kiến nhiều vụ án mà cả Giám đốc và Kế toán trưởng đều vướng vòng lao lý. Bài học rút ra là: Kế toán không phải là “lá chắn pháp lý” cho giám đốc, và giám đốc không thể vô can khi buông lỏng quản lý. Hiểu luật, làm đúng luật chính là cách tốt nhất để bảo vệ bản thân và đưa doanh nghiệp phát triển bền vững.
Tóm lại, trong hầu hết các trường hợp sai phạm nghiêm trọng về thuế và tài chính, giám đốc gần như không thể thoái thác trách nhiệm. Việc đổ lỗi cho kế toán khi sự việc đã vỡ lở thường không được cơ quan pháp luật chấp nhận.
Doanh nghiệp muốn an toàn, người đứng đầu và người làm tài chính phải cùng nhìn về một hướng: Tuân thủ pháp luật.
Bạn là Giám đốc lo lắng về trách nhiệm pháp lý của mình? Bạn là Kế toán muốn hiểu rõ giới hạn trách nhiệm để bảo vệ bản thân? Đừng để sự thiếu hiểu biết dẫn đến những rủi ro đáng tiếc. Hãy tham gia ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty
Khóa học giúp bạn:
- Phân định rõ trách nhiệm pháp lý giữa Giám đốc và Kế toán.
- Nhận diện các rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống chứng từ, sổ sách.
- Xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ chặt chẽ, minh bạch.
Mời bạn xem thêm:
