Sơ đồ bài viết
Trong thực tế hoạt động doanh nghiệp, không ít kế toán – đặc biệt là kế toán nội bộ, hành chính kiêm kế toán hoặc kế toán mới tuyển – vẫn làm việc và ký chứng từ hằng ngày mà không có quyết định bổ nhiệm chính thức bằng văn bản. Vậy trong trường hợp này, các phiếu thu/chi, báo cáo tài chính, bảng lương hay tờ khai thuế mà kế toán lập hoặc ký có giá trị pháp lý không? Nếu xảy ra tranh chấp hoặc bị kiểm tra, những chứng từ đó có bị coi là vô hiệu không? Và trách nhiệm sẽ thuộc về ai?
Đây là một câu hỏi tưởng đơn giản nhưng lại liên quan mật thiết đến giá trị pháp lý của chứng từ kế toán, quyền hạn của người ký và rủi ro tiềm ẩn trong công tác tài chính kế toán của doanh nghiệp. Hãy cùng Pháp chế ICA phân tích sâu và đưa ra giải pháp cụ thể để bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn người làm kế toán.
Quy định về người làm kế toán
Theo Luật Kế toán 2015, tại Điều 51 quy định: “Người được tuyển dụng, bổ nhiệm làm kế toán phải có đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định của pháp luật.”
Điều này khẳng định rằng việc bổ nhiệm kế toán là một thủ tục bắt buộc, nhằm xác lập chính thức trách nhiệm pháp lý và quyền hạn chuyên môn của người đảm nhiệm vị trí kế toán.
Bên cạnh đó, Thông tư 200/2014/TT-BTC và các quy định liên quan cũng yêu cầu người phụ trách kế toán phải được ghi rõ trong hồ sơ kế toán, báo cáo tài chính, hồ sơ thuế, kiểm toán…
Việc một cá nhân thực hiện công việc kế toán mà không có văn bản bổ nhiệm chính thức có thể bị xem là không đúng quy trình nhân sự, vi phạm quy định về tổ chức bộ máy kế toán.
Theo Nghị định 41/2022/NĐ-CP, hành vi “bố trí người không đủ tiêu chuẩn làm kế toán” có thể bị xử phạt hành chính từ 5 đến 10 triệu đồng. Dù mức phạt không cao, nhưng hậu quả pháp lý lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng nếu phát sinh tranh chấp hoặc sai phạm.
Kế toán làm việc không có quyết định bổ nhiệm thì các chứng từ có bị vô hiệu không?
Giá trị pháp lý của chứng từ phụ thuộc vào thẩm quyền người ký
Theo Luật Kế toán, một chứng từ hợp lệ cần đáp ứng các điều kiện:
- Đúng mẫu biểu, nội dung
- Có đầy đủ chữ ký của người lập, người kiểm tra, người phê duyệt
- Người ký phải đúng chức danh, đúng thẩm quyền
Nếu kế toán chưa được bổ nhiệm chính thức, nhưng vẫn ký với danh nghĩa “kế toán”, thì hành vi ký không có căn cứ pháp lý, và chứng từ có thể bị xem là không hợp lệ.
Rủi ro khi kiểm toán – quyết toán thuế – tranh chấp nội bộ
Nếu không có quyết định bổ nhiệm:
- Cơ quan thuế hoặc kiểm toán có thể từ chối giá trị chứng từ hoặc báo cáo do bạn ký.
- Chi phí có thể bị loại khỏi thuế TNDN nếu chứng từ không hợp pháp.
- Khi có tranh chấp nội bộ, doanh nghiệp có thể chối bỏ trách nhiệm liên quan đến hành vi bạn đã thực hiện vì “không được phân công chính thức”.
Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp bị thanh tra thuế loại toàn bộ chi phí lương do kế toán lập bảng lương không có quyết định bổ nhiệm → hậu quả: bị truy thu thuế, phạt hành chính, kế toán bị truy cứu trách nhiệm dân sự, ảnh hưởng đến uy tín nghề nghiệp.
Quy định liên quan đến người phụ trách kế toán
Trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, nếu chưa có kế toán trưởng thì người được giao phụ trách kế toán vẫn phải có quyết định phân công rõ ràng, ghi rõ chức danh, thời gian và phạm vi chịu trách nhiệm.
Không thể lấy lý do “mới vào làm”, “chưa có thời gian ra quyết định” hay “sếp miệng giao việc” để biện minh khi có rủi ro pháp lý xảy ra.
Giải pháp bảo vệ người làm kế toán và doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý
Doanh nghiệp cần có quyết định bổ nhiệm hoặc phân công rõ ràng
- Ngay khi tiếp nhận kế toán mới, dù là thử việc hay part-time, cần có quyết định giao nhiệm vụ kế toán hoặc phụ trách kế toán, ghi rõ phạm vi công việc, trách nhiệm ký chứng từ.
- Bản quyết định nên được lưu trong hồ sơ nhân sự, hồ sơ kế toán để sử dụng khi cần.
Kế toán có quyền yêu cầu được phân công chính thức
- Người làm kế toán cần chủ động yêu cầu được phân công nhiệm vụ bằng văn bản, không nên ký chứng từ thay kế toán trưởng hoặc làm toàn bộ công việc kế toán nếu chưa có căn cứ pháp lý rõ ràng.
- Trong trường hợp đã làm, cần yêu cầu bổ sung quyết định bổ nhiệm/phân công truy hồi hiệu lực từ ngày đầu làm việc.
Tham gia khóa học pháp luật kế toán để nhận biết rủi ro trước khi quá muộn
- Hầu hết kế toán không biết rằng việc không có quyết định bổ nhiệm cũng là lỗi hành chính, và có thể gây thiệt hại khi chứng từ bị bác bỏ.
- Chỉ khi có nền tảng pháp lý vững, bạn mới có thể tự bảo vệ bản thân, yêu cầu đúng quyền hạn và tránh bị quy kết sai phạm khi sự cố xảy ra.
Kế toán không chỉ là người làm nghiệp vụ, mà là người ký chứng từ, người chịu trách nhiệm pháp lý cùng với giám đốc.
Mỗi hành vi ký – khai – lập báo cáo đều cần có cơ sở pháp lý để bảo vệ bản thân.
Khóa học “Pháp luật cho kế toán doanh nghiệp” của Pháp chế ICA giúp bạn:
- Hiểu đúng về vai trò, quyền hạn và trách nhiệm pháp lý của kế toán.
- Biết khi nào được ký – khi nào phải từ chối – khi nào cần văn bản cụ thể.
- Nhận diện các rủi ro pháp lý khi làm kế toán không có bổ nhiệm.
- Được cung cấp biểu mẫu quyết định bổ nhiệm, phân công, uỷ quyền đúng chuẩn pháp lý.
Mời bạn xem thêm: