Sơ đồ bài viết
Trong doanh nghiệp, kế toán là người trực tiếp thực hiện và kiểm soát các nghiệp vụ kế toán – tài chính, trong đó có việc lập phiếu thu, phiếu chi, xuất hóa đơn. Tuy nhiên, kế toán có quyền ký những loại chứng từ nào? Có được phép ký thay giám đốc không? Trường hợp nào được ký, trường hợp nào cấm tuyệt đối? – đây là những câu hỏi quan trọng mà nhiều kế toán chưa nắm rõ. Bài viết “Kế toán có được ký phiếu thu/chi, xuất hóa đơn không?” sau đây sẽ giúp bạn hiểu đúng về quyền hạn ký chứng từ kế toán – hóa đơn, tránh bị lạm dụng, đổ lỗi hoặc vi phạm pháp luật.
Kế toán có được ký phiếu thu/chi, xuất hóa đơn không?
Theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 133/2016/TT-BTC, phiếu thu, phiếu chi là chứng từ kế toán bắt buộc trong các giao dịch tiền mặt, do kế toán lập và phải có đủ chữ ký của:
- Người lập phiếu (thường là kế toán);
- Người duyệt chi (thường là giám đốc hoặc người được ủy quyền);
- Người nhận tiền hoặc nộp tiền;
- Thủ quỹ.
Như vậy:
- Kế toán chỉ được ký với tư cách là người lập phiếu, không có quyền ký thay giám đốc, thủ quỹ hay người nhận tiền;
- Trong một số trường hợp, kế toán trưởng có thể ký duyệt nếu được giám đốc ủy quyền bằng văn bản;
- Nếu kế toán vừa lập phiếu, vừa ký duyệt, vừa làm thủ quỹ thì vi phạm nguyên tắc phân tách chức năng, dễ phát sinh rủi ro và bị xử phạt.
Lưu ý: Việc ký thiếu, ký sai vị trí, hoặc thiếu chữ ký của người có thẩm quyền khiến chứng từ không hợp lệ về mặt pháp lý, có thể bị loại khỏi chi phí khi quyết toán thuế.
Kế toán có được ký xuất hóa đơn không?
Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử, người ký hóa đơn có thể là:
- Người đại diện pháp luật;
- Người được ủy quyền ký hóa đơn (có thể là kế toán, nhân viên bán hàng…);
- Người bán hàng trực tiếp.
Tuy nhiên, để kế toán được ký trên hóa đơn, doanh nghiệp cần:
- Có quy chế nội bộ hoặc văn bản ủy quyền cụ thể cho kế toán được ký hóa đơn thay mặt giám đốc;
- Quy định rõ trách nhiệm, phạm vi ký của kế toán trong hệ thống hóa đơn;
- Lưu trữ hồ sơ ủy quyền để chứng minh tính hợp pháp khi có thanh tra, kiểm tra.
Nếu kế toán tự ý ký hóa đơn khi chưa được ủy quyền, đó là hành vi vi phạm pháp luật, có thể bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí hình sự nếu gây thiệt hại nghiêm trọng.
Trường hợp đặc biệt:
- Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người ký phải có chữ ký số hợp lệ;
- Việc sử dụng chữ ký số của giám đốc phải có sự phân quyền và kiểm soát chặt chẽ, tránh để kế toán sử dụng mà không có hồ sơ ủy quyền hợp pháp.
Rủi ro pháp lý khi ký sai vai trò – kế toán cần cẩn trọng
a. Ký không đúng thẩm quyền
- Dẫn đến hóa đơn, chứng từ không hợp pháp, bị loại chi phí, bị truy thu thuế;
- Nếu liên quan đến giao dịch lớn, có thể bị cáo buộc lạm quyền, giả mạo chứng từ, xử lý theo pháp luật hình sự.
b. Ký hộ mà không có văn bản ủy quyền
- Dễ bị đổ lỗi nếu phát sinh vấn đề: mất chứng từ, chênh lệch số liệu, vi phạm quy định;
- Không có giá trị pháp lý khi đối chiếu, giải trình với cơ quan chức năng.
c. Gây rủi ro cho chính kế toán
- Nhiều vụ án cho thấy kế toán trở thành người chịu trách nhiệm chính vì “ký cho có”, ký không hiểu rõ trách nhiệm”;
- Một chữ ký sai có thể khiến bạn đối diện truy cứu trách nhiệm dân sự, hành chính hoặc hình sự.
Làm gì để ký đúng luật – tránh đổ lỗi?
- Hiểu rõ vai trò và giới hạn thẩm quyền của mình trong quy trình kế toán;
- Yêu cầu văn bản ủy quyền nếu được yêu cầu ký thay giám đốc, thủ quỹ hoặc các bộ phận khác;
- Doanh nghiệp nên ban hành quy chế nội bộ rõ ràng về phân quyền ký chứng từ;
- Tổ chức tập huấn, đào tạo định kỳ cho bộ phận kế toán về quy định pháp lý trong ký chứng từ – hóa đơn.
Là kế toán, chữ ký của bạn không chỉ là nghiệp vụ – mà còn là trách nhiệm pháp lý. Đừng vì nể nang, vô tư hay “ký cho nhanh” mà tự đẩy mình vào thế bị động hoặc trở thành người chịu trận khi có rủi ro phát sinh.
Hãy chủ động hiểu đúng – làm đúng – ký đúng. Và nếu bạn muốn hiểu sâu hơn về quyền hạn pháp lý của kế toán trong doanh nghiệp:
Đăng ký ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán doanh nghiệp của Pháp chế ICA để:
- Biết rõ những gì kế toán được ký, không được ký;
- Tránh rủi ro khi ký hóa đơn, phiếu thu/chi, hợp đồng;
- Bảo vệ bản thân và doanh nghiệp trước mọi vấn đề pháp lý.
“Chỉ một chữ ký sai – có thể phải trả giá bằng sự nghiệp. Học để ký đúng, làm đúng, và an toàn pháp lý!”
Mời bạn xem thêm: