Chữ ký trên chứng từ kế toán phải thống nhất với chữ ký trước đó như thế nào? Đây là vấn đề quan trọng liên quan đến tính hợp lệ của chứng từ kế toán trong quá trình ghi sổ, thanh tra và quyết toán thuế. Việc không tuân thủ quy định về chữ ký có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và bị cơ quan thuế loại trừ chi phí. Bài viết sau đây của Học viện đào tạo pháp chế ICA sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp lý, các tình huống thực tế và lưu ý khi ký chứng từ kế toán.

Bạn là kế toán? Đừng bỏ lỡ khóa học pháp luật thiết thực này! Xem chi tiết tại: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-cong-ty/

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải thống nhất với chữ ký trước đó như thế nào?

Theo nội dung tại khoản 3 Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC, việc lập và ký chứng từ kế toán phải tuân thủ quy định chặt chẽ về tính hợp lệ của chữ ký. Cụ thể:

Tất cả chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo đúng chức danh được ghi trên chứng từ thì mới có giá trị thực hiện.

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được thực hiện bằng bút bi hoặc bút mực, không được sử dụng mực đỏ hoặc bút chì.

Với chứng từ kế toán dùng để chi tiền, bắt buộc phải ký theo từng liên.

Chữ ký của một người trên chứng từ kế toán phải thống nhất, cụ thể:

Nếu đã đăng ký mẫu chữ ký: chữ ký trên chứng từ phải giống với chữ ký đã đăng ký.

Nếu chưa đăng ký chữ ký: thì các chữ ký phải nhất quán và khớp với những lần ký trước đó.

Chữ ký kế toán không chỉ là hình thức mà còn là yếu tố pháp lý quan trọng để xác định trách nhiệm và tính hợp lệ của chứng từ. Do đó:

• Phải đảm bảo tính nhất quán giữa các chữ ký;
• Không thay đổi kiểu chữ ký tuỳ tiện, tránh rủi ro về mặt pháp lý;
• Nên đăng ký chữ ký mẫu để đảm bảo kiểm soát tốt hơn trong nội bộ và đáp ứng đúng quy định.
• Việc không tuân thủ quy định về chữ ký có thể dẫn đến chứng từ bị vô hiệu hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán.

Chữ ký trên chứng từ kế toán không thống nhất với chữ ký đăng ký trước đó bị phạt hành chính bao nhiêu?

Theo nội dung quy định tại điểm d khoản 2 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, trường hợp chữ ký trên chứng từ kế toán không thống nhất hoặc không đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký trước đó sẽ bị xử phạt hành chính như sau:

• Mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi: “Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký”.

Ngoài ra, căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, quy định mức xử phạt trong lĩnh vực kế toán như sau:

• Mức phạt nêu trên là áp dụng đối với cá nhân.
• Nếu tổ chức vi phạm, thì mức phạt sẽ gấp đôi, tức có thể bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Nếu kế toán viên hoặc người có trách nhiệm ký chứng từ ký không đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký trước đó, thì:

• Cá nhân vi phạm: Bị phạt từ 5 triệu – 10 triệu đồng;
• Tổ chức vi phạm: Bị phạt từ 10 triệu – 20 triệu đồng.

Để tránh bị xử phạt, các đơn vị kế toán cần đăng ký và sử dụng chữ ký thống nhất theo đúng quy định, đặc biệt là trên các loại chứng từ kế toán có tính pháp lý như: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, bảng kê, sổ kế toán,…

Có phải chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên không?

Theo nội dung tại khoản 3 Điều 19 Luật Kế toán 2015 quy định về việc ký chứng từ kế toán như sau:

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo đúng chức danh ghi trên chứng từ.
   Chữ ký phải được ký bằng loại mực không phai, không được sử dụng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
   Chữ ký của một người trên chứng từ kế toán phải thống nhất.
   Đối với người khiếm thị, chữ ký được thực hiện theo quy định riêng của Chính phủ.
2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký.
   Nghiêm cấm ký chứng từ khi chưa ghi đầy đủ nội dung thuộc trách nhiệm của người ký.
3. Đối với chứng từ kế toán dùng để chi tiền, phải có chữ ký của người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.
   Đặc biệt, chữ ký trên chứng từ chi tiền phải ký theo từng liên.
4. Với chứng từ điện tử, bắt buộc phải có chữ ký điện tử, và chữ ký này có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký trên chứng từ giấy.

Ngoài ra, theo khoản 4 Điều 18 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định. Trong trường hợp cần lập nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

Mời bạn xem thêm:

• Hướng dẫn kế toán sử dụng tài khoản kế toán
• Hướng dẫn kế toán cách hạch toán tài khoản 2412
• Hướng dẫn kế toán thông tin xuất hóa đơn