Sơ đồ bài viết
Bạn đang tìm hiểu hướng dẫn kế toán thông tin xuất hóa đơn sao cho đúng quy định và tránh sai sót? Bài viết dưới đây của Học viện đào tạo pháp chế ICA sẽ giúp bạn nắm rõ các nguyên tắc cần lưu ý khi lập hóa đơn, cách điền đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc như tên hàng hóa, đơn giá, thuế suất, mã số thuế, và thời điểm xuất hóa đơn.
Tham khảo khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-cong-ty/
Hướng dẫn kế toán thông tin xuất hóa đơn
Căn cứ theo nội dung tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thông tin bắt buộc trên hóa đơn gồm các nội dung sau:
1. Các thông tin chính trên hóa đơn
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Tên liên hóa đơn
- Số hóa đơn
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế
- Thông tin người mua:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có)
- Hoặc mã số đơn vị có quan hệ với NSNN/số định danh cá nhân (nếu áp dụng)
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ:
- Tên hàng hóa, dịch vụ
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá
- Thành tiền chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, số tiền thuế theo từng mức thuế, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán
- Chữ ký người bán, chữ ký người mua (nếu có)
- Thời điểm lập hóa đơn
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã)
- Các khoản phí, lệ phí, chiết khấu thương mại, khuyến mại và nội dung liên quan khác (nếu có)
- Tên và mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn (nếu là hóa đơn do cơ quan thuế đặt in)
- Chữ viết, chữ số và loại tiền tệ ghi trên hóa đơn
2. Một số trường hợp được miễn trừ một số thông tin trên hóa đơn
Trong một số trường hợp đặc thù, hóa đơn không bắt buộc phải có đầy đủ tất cả các thông tin nêu trên, cụ thể như:
- Hóa đơn điện tử bán lẻ cho cá nhân không kinh doanh tại siêu thị, cửa hàng, cây xăng: không cần tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua.
- Hóa đơn điện tử tem, vé, thẻ: không cần chữ ký số người bán (trừ trường hợp hóa đơn có mã), thông tin người mua, thuế suất, tiền thuế.
- Chứng từ điện tử vé máy bay qua website cho cá nhân không kinh doanh: không cần ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thuế suất, thông tin người mua.
- Hoạt động xây dựng, lắp đặt có thu tiền theo tiến độ: không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Phiếu xuất kho nội bộ, hàng gửi đại lý: thể hiện thông tin vận chuyển, kho xuất/nhận, không có tiêu thức tiền thuế, thuế suất, tổng tiền.
- Hoạt động quốc phòng, an ninh: hóa đơn không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá; phần mô tả hàng hóa ghi theo hợp đồng.
- Hoạt động kinh doanh casino, trò chơi có thưởng: không cần thông tin người mua và chữ ký số người mua.
Lưu ý quan trọng: Tùy theo loại hình giao dịch, đối tượng người mua (doanh nghiệp hay cá nhân không kinh doanh), phương thức xuất hóa đơn (trực tiếp, điện tử, theo lô…) mà các tiêu thức trên hóa đơn có thể được lược bớt một cách hợp pháp theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có cần sự chấp nhận của cơ quan thuế không?
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cần có sự chấp nhận của cơ quan thuế. Căn cứ theo nội dung tại khoản 1 Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chỉ sau khi nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế mới được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Hóa đơn điện tử không có mã là loại hóa đơn không cần cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua, phù hợp với doanh nghiệp có rủi ro thấp về thuế.
- Tuy nhiên, để sử dụng loại hóa đơn này, doanh nghiệp phải được Tổng cục Thuế/Cục Thuế xét duyệt và gửi thông báo chấp thuận.
- Chỉ sau khi có Thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, doanh nghiệp mới được chính thức triển khai.
Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?
Theo nội dung tại Điều 21 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có các trách nhiệm chính như sau:
1. Quản lý tài khoản hệ thống hóa đơn điện tử
- Người bán phải quản lý tên đăng nhập và mật khẩu của các tài khoản do cơ quan thuế cấp để sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử.
- Việc bảo mật thông tin tài khoản là trách nhiệm của bên bán nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu.
2. Tạo lập và gửi hóa đơn điện tử để được cấp mã
- Người bán có nghĩa vụ tạo lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
- Hóa đơn này phải được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua.
- Đồng thời, người bán phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, hợp lệ, chính xác của nội dung hóa đơn.
3. Gửi hóa đơn có mã cho người mua
Ngay sau khi cơ quan thuế cấp mã thành công, người bán phải gửi hóa đơn điện tử có mã cho người mua theo đúng quy định.
Mời bạn xem thêm: