Sơ đồ bài viết
Từ ngày 1/6/2025, quy định về hóa đơn điện tử có nhiều thay đổi, trong đó nổi bật là việc xác định các trường hợp không cần xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Đây là vấn đề được nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh đặc biệt quan tâm để tránh vi phạm quy định thuế. Cùng Học viện đào tạo pháp chế ICA tìm hiểu chi tiết các trường hợp cụ thể trong bài viết sau!
Các trường hợp không cần xuất hóa đơn khi bán hàng hóa dịch vụ từ ngày 1/6/2025?
Căn cứ theo nội dung quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có nghĩa vụ lập hóa đơn để giao cho người mua. Quy định này áp dụng cho cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động hoặc tiêu dùng nội bộ. Tuy nhiên, có một ngoại lệ đáng lưu ý, đó là trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất thì không cần phải lập hóa đơn.
Điều này có nghĩa là kể từ ngày 1/6/2025, khi doanh nghiệp, tổ chức thực hiện việc luân chuyển hàng hóa nội bộ nhằm phục vụ cho các công đoạn sản xuất tiếp theo, thì không bắt buộc phải xuất hóa đơn. Đây là điểm thay đổi quan trọng nhằm giảm bớt thủ tục hành chính cho doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ngoài ra, đối với các hoạt động khác như tặng, cho, khuyến mại, quảng cáo hàng hóa, mặc dù không phát sinh giao dịch mua bán thông thường, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo đúng quy định pháp luật, ghi đầy đủ các nội dung theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thực hiện theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử theo Điều 12 của Nghị định này.
Việc nắm rõ quy định về các trường hợp không cần lập hóa đơn là cần thiết để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ, tránh những sai sót không đáng có khi triển khai thực tế.
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi nào?
Căn cứ theo nội dung quy định tại Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong một số trường hợp nhất định. Cụ thể, việc chuyển đổi này được thực hiện khi có yêu cầu về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động thanh tra, kiểm tra, điều tra.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải đảm bảo nội dung khớp đúng giữa bản điện tử và bản giấy sau khi chuyển đổi. Tuy nhiên, hóa đơn giấy sau khi được chuyển đổi chỉ có giá trị để lưu giữ, ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử, chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Trường hợp ngoại lệ duy nhất là đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo đúng quy định, thì hóa đơn giấy được chuyển đổi từ loại hóa đơn này mới có thể sử dụng trong giao dịch, thanh toán.
Như vậy, có thể thấy, hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền, và việc sử dụng hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi cũng bị giới hạn về mặt pháp lý, chủ yếu phục vụ cho mục đích lưu trữ, theo dõi sổ sách kế toán.
Ngoài ra, để thực hiện đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần thực hiện theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT quy định tại Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Thời điểm lập hóa đơn đối với xuất khẩu hàng hóa do ai xác định?
Căn cứ theo nội dung quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa nói chung là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Đối với trường hợp xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả hàng gia công xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định.
Tuy nhiên, việc lập hóa đơn phải tuân thủ giới hạn thời gian nhất định. Cụ thể, thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu không được chậm quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan. Điều này nhằm đảm bảo tính kịp thời và minh bạch trong hoạt động xuất khẩu và nghĩa vụ kê khai thuế liên quan.
Như vậy, người bán có quyền tự xác định thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa, nhưng cần lưu ý thời hạn tối đa là không quá ngày làm việc tiếp theo sau ngày thông quan hàng hóa.
Mời bạn xem thêm: