Kế toán bảo hiểm đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ quy định pháp luật cho doanh nghiệp. Với khối lượng công việc từ đăng ký bảo hiểm, trích nộp, điều chỉnh thông tin đến đối chiếu số liệu với cơ quan bảo hiểm, việc bỏ sót bất kỳ bước nào cũng có thể dẫn đến rủi ro lớn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ gửi đến bạn checklist chi tiết các công việc kế toán bảo hiểm cần thực hiện, giúp bạn dễ dàng kiểm soát và hoàn thành đúng hạn từng nhiệm vụ.

Tham khảo khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-hoc-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-cong-ty/

Checklist công việc kế toán bảo hiểm: Đừng bỏ sót bước nào!

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bảo hiểm là một yếu tố không thể thiếu. Các loại bảo hiểm giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro về tài sản, con người cũng như các trách nhiệm pháp lý có thể phát sinh trong quá trình hoạt động. Chính vì vậy, việc tổ chức hạch toán kế toán liên quan đến bảo hiểm là một phần quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện đúng quy định.

Nếu bạn đang tìm hiểu về công việc kế toán bảo hiểm trong doanh nghiệp, dưới đây là những nội dung cơ bản bạn cần nắm vững:

Nội dung công việc kế toán bảo hiểm

Kế toán bảo hiểm không chỉ đơn thuần là ghi nhận phí bảo hiểm đã thanh toán. Công việc này bao gồm toàn bộ quá trình từ:

• Kiểm tra, lưu trữ và theo dõi các hợp đồng bảo hiểm của doanh nghiệp,
• Ghi nhận và phân bổ chi phí bảo hiểm một cách chính xác theo thời gian hưởng lợi,
• Hạch toán các khoản thu nhập từ bồi thường bảo hiểm nếu xảy ra sự cố,
• Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.

Mục tiêu của kế toán bảo hiểm là phản ánh trung thực, đầy đủ các giao dịch liên quan đến bảo hiểm trong hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và pháp luật.

Các nghiệp vụ kế toán bảo hiểm cơ bản

a) Mua bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm

Khi doanh nghiệp mua các loại bảo hiểm như bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm máy móc, bảo hiểm trách nhiệm dân sự, kế toán cần xác định rõ:

• Thời gian hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm,
• Tổng số tiền phí bảo hiểm phải trả,
• Các điều khoản bồi thường cụ thể.

Nếu phí bảo hiểm trả cho nhiều kỳ kế toán (ví dụ hợp đồng bảo hiểm 1 năm, nhưng hiện tại mới là tháng 3), thì doanh nghiệp không ghi nhận toàn bộ vào chi phí ngay mà sẽ hạch toán vào tài khoản Chi phí trả trước (TK 242). Sau đó phân bổ dần vào chi phí hoạt động từng kỳ, đúng với nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kế toán.

Ngược lại, nếu bảo hiểm chỉ phục vụ cho một kỳ kế toán hoặc số tiền không đáng kể, có thể ghi nhận trực tiếp vào chi phí trong kỳ đó.

b) Phân bổ chi phí bảo hiểm định kỳ

Phân bổ chi phí bảo hiểm là việc quan trọng nhằm đảm bảo mỗi kỳ kế toán chỉ ghi nhận phần chi phí bảo hiểm tương ứng với quyền lợi bảo hiểm trong kỳ.

Thông thường, chi phí bảo hiểm sẽ được phân bổ đều theo tháng hoặc theo quý, trừ khi hợp đồng có các điều khoản đặc biệt cần phân bổ khác.

Ví dụ: Nếu phí bảo hiểm là 120 triệu đồng cho 12 tháng, thì mỗi tháng kế toán sẽ ghi nhận 10 triệu đồng vào chi phí hoạt động.

c) Xử lý khi có bồi thường bảo hiểm

Trong trường hợp xảy ra rủi ro (như cháy nổ, mất mát tài sản…) và doanh nghiệp nhận được tiền bồi thường từ công ty bảo hiểm, kế toán cần thực hiện:

• Ghi nhận số tiền nhận được vào Thu nhập khác (TK 711),
• Đồng thời, nếu có tài sản bị mất mát, phải ghi giảm giá trị tài sản trên sổ sách, và ghi nhận chi phí tổn thất vào Chi phí khác (TK 811).

Việc hạch toán này giúp báo cáo tài chính phản ánh trung thực cả phần thiệt hại và phần bồi thường, tránh làm sai lệch kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

d) Các khoản bảo hiểm liên quan đến người lao động

Ngoài các bảo hiểm cho tài sản và hoạt động kinh doanh, kế toán còn phải thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến bảo hiểm bắt buộc cho người lao động, bao gồm:

• Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Kế toán trích từ lương nhân viên và tính thêm phần doanh nghiệp phải đóng, hạch toán đầy đủ vào tài khoản phải trả (TK 338).
• Bảo hiểm tự nguyện: Nếu doanh nghiệp mua thêm các bảo hiểm phúc lợi cho nhân viên như bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn…, kế toán cần phân loại rõ khoản chi này, xem xét điều kiện tính vào chi phí được trừ khi tính thuế.

Những khoản bảo hiểm cho nhân viên vừa giúp doanh nghiệp giữ chân lao động, vừa tạo ra chi phí hợp lý nếu thực hiện đúng quy định.

Mời bạn xem thêm:

• Cách giải quyết khi doanh nghiệp nợ bảo hiểm xã hội
• Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng bảo hiểm tài sản
• Nghiệp vụ kế toán liên quan đến xuất nhập khẩu