Hồ sơ địa chính là một loại tài liệu, giấy tờ thể hiện đầy đủ và chi tiết những thông tin quan trọng của thửa đất. Loại tài liệu đặc thù này đóng vai trò rất lớn trong lĩnh vực quản lý đất đai của nhà nước. Dù vậy, nhưng không phải ai cũng đã biết đến cách lưu trữ hồ sơ địa chính. Sau khi đã tìm hiểu kĩ càng về quy định của pháp luật, Học viện đào tạo pháp chế ICA chúng tôi xin được lý giải cho bạn đọc thông tin liên quan đến Quy định về lưu trữ hồ sơ địa chính thông qua bài viết dưới đây.

Hồ sơ địa chính được hiểu như thế nào?

Từ lâu, thuật ngữ “Hồ sơ địa chính” đã trở nên quen thuộc với người dân. Địa chính là một cơ quan nhà nước có nhiệm vụ đo đạc, thống kê và kiểm kê đất đai trên toàn quốc, lập bản đồ địa chính và quản lý hồ sơ địa chính. Hồ sơ địa chính là cơ sở giúp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, hoặc người được nhà nước giao quản lý đất xác định quyền và nghĩa vụ của mình đối với mảnh đất theo quy định của pháp luật đất đai.

Khái niệm về Hồ sơ địa chính

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT, hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất và tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Có thể thấy, hồ sơ địa chính bao gồm tất cả thông tin liên quan đến tình trạng pháp lý và hiện trạng sử dụng của thửa đất. Hồ sơ này phục vụ nhu cầu quản lý của các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền. Tại Việt Nam, hồ sơ địa chính qua các giai đoạn được lập ra ở tất cả các cấp và đơn vị hành chính, sử dụng nhiều phương tiện khoa học kỹ thuật khác nhau như tài liệu giấy, tài liệu quản lý đất đai trên nền tảng ứng dụng, tài liệu kỹ thuật, bản đồ và bản biểu. Ở mỗi thời điểm, hồ sơ địa chính mang đặc điểm đánh dấu sự phát triển của khoa học kỹ thuật đo đạc ở nước ta.

Hồ sơ địa chính có thể được hình dung như một hệ thống thống kê đất đai của Nhà nước, bao gồm năm phần: đăng ký sử dụng đất, thống kê diện tích đất đai, thống kê chất lượng đất, nhận định chất lượng đất và đánh giá về mặt kinh tế.

Thành phần của hồ sơ địa chính

Theo Điều 4 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT, thành phần hồ sơ địa chính bao gồm:

Địa phương xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính:

• Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai.
• Sổ địa chính.
• Bản lưu Giấy chứng nhận.

Địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính:

• Các tài liệu quy định tại Điểm a và Điểm c Khoản 1 lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có).
• Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 lập dưới dạng giấy hoặc dạng số.
• Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy.

Cụ thể, đối với những địa phương đã xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu địa chính, thành phần hồ sơ địa chính bao gồm: tài liệu điều tra đo đạc địa chính (bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai), sổ địa chính, bản lưu Giấy chứng nhận và phải được lập bằng dạng số, lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai.

Đối với những địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính bao gồm: tài liệu điều tra đo đạc địa chính và bản lưu Giấy chứng nhận được lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có); sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số; sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy.

Quy định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ địa chính

Pháp luật hiện hành đã có quy định về việc lưu trữ thông tin của hồ sơ địa chính và được trình bày cụ thể tại Thông tư 24/2014/TT-BTNMT. Thẩm quyền cũng như trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, việc lưu trữ được phân cho cơ quan, tổ chức nào đều đã được quy định rõ ràng. Bạn đọc có thể tham khảo ngay dưới đây.

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ địa chính

Theo khoản 3 Điều 28 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT quy định về trách nhiệm lưu trữ hồ sơ địa chính như sau:

3. Trách nhiệm và mức độ kiểm tra hồ sơ địa chính quy định như sau:

a) Sở Tài nguyên và Môi trường kiểm tra, nghiệm thu chất lượng hồ sơ địa chính được lập ban đầu trước khi đưa vào sử dụng trừ trường hợp quy định tại Điểm c Khoản này.
Mức độ kiểm tra thực hiện theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường về kiểm tra, thẩm định và nghiệm thu công trình, sản phẩm địa chính;

b) Cơ quan đăng ký đất đai có trách nhiệm:

• Kiểm tra việc đo đạc chỉnh lý, chia tách thửa đất trên bản đồ địa chính; kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất hoặc các loại bản đồ khác hiện có dạng giấy, dạng số đối với nơi chưa có bản đồ địa chính trước khi sử dụng để đăng ký, cấp Giấy chứng nhận đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền;
• Tổ chức kiểm tra thường xuyên việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng số đã thực hiện.
• Địa phương chưa xây dựng hồ sơ địa chính dạng số thì tổ chức kiểm tra thường xuyên việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với tất cả các trường hợp đã đăng ký;

c) Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh có trách nhiệm kiểm tra định kỳ việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính do Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện thực hiện. Mức độ kiểm tra tối thiểu là 20% số trường hợp đã cập nhật, chỉnh lý;

d) Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện có trách nhiệm kiểm tra tối thiểu 6 tháng một lần việc cập nhật, chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính do công chức địa chính cấp xã thực hiện.

Theo đó, trách nhiệm lưu trữ hồ sơ địa chính thuộc về 4 cơ quan, tổ chức bao gồm: Sở Tài nguyên và môi trường; Cơ quan đăng ký đất đai; Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh; Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện.

Phân cấp quản lý hồ sơ địa chính

Pháp luật Việt Nam quy định rõ việc phân cấp quản lý hồ sơ địa chính theo hai hình thức: hồ sơ dạng số và hồ sơ dạng giấy, với trách nhiệm cụ thể của từng cấp quản lý.

Đối với hồ sơ địa chính dạng số

Theo khoản 1 Điều 29 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, việc quản lý hồ sơ địa chính dạng số được thực hiện như sau:

1. Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh:
   • Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
2. Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện:
   • Quản lý hồ sơ địa chính dạng số của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nếu cơ sở dữ liệu địa chính chưa kết nối với cơ sở dữ liệu của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Như vậy, thẩm quyền quản lý hồ sơ địa chính dạng số thuộc về Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh. Trong trường hợp các cơ sở dữ liệu địa chính chưa được kết nối, trách nhiệm quản lý thuộc về Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện.

Đối với hồ sơ địa chính dạng giấy

Theo khoản 2 Điều 29 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, việc phân cấp quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy được quy định như sau:

Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh:

Quản lý các tài liệu gồm: bản lưu Giấy chứng nhận; sổ cấp Giấy chứng nhận đối với các tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư; hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký của các đối tượng thuộc thẩm quyền; bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác; hệ thống sổ địa chính; hồ sơ địa chính đã lập qua các thời kỳ không sử dụng thường xuyên trong quản lý đất đai.

Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện:

Quản lý các tài liệu gồm: bản lưu Giấy chứng nhận; sổ cấp Giấy chứng nhận đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam; hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký của các đối tượng thuộc thẩm quyền; bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác; sổ địa chính và sổ mục kê đất đai đang sử dụng đối với nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính.

Ủy ban nhân dân cấp xã (trực tiếp là công chức địa chính):

Quản lý bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ tiếp nhận và trả kết quả đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với các trường hợp nộp hồ sơ đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

Ngoài ra, các cơ quan như Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường, và Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cần thiết để bảo quản hồ sơ địa chính thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương.

Bảo quản hồ sơ địa chính

Việc bảo quản hồ sơ địa chính là một công tác quan trọng, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn có của thông tin liên quan đến quyền sử dụng đất. Hồ sơ địa chính, bao gồm cả dạng số và dạng giấy, được phân loại và bảo quản theo các quy định chi tiết, với các phương pháp và trách nhiệm cụ thể dành cho từng loại hồ sơ.

Quy định bảo quản hồ sơ địa chính

Theo Điều 30 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, việc bảo quản hồ sơ địa chính được thực hiện theo hai hình thức chính: dạng số và dạng giấy.

Hồ sơ địa chính dạng số:

Được quản lý và bảo đảm an toàn cùng với việc bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu địa chính theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường về xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.

Hồ sơ địa chính dạng giấy:

• Hồ sơ địa chính dạng giấy được phân nhóm tài liệu để bảo quản, bao gồm:
  • Bản đồ địa chính, bản trích đo địa chính thửa đất, và tài liệu đo đạc khác sử dụng để đăng ký đất đai.
  • Bản lưu Giấy chứng nhận.
  • Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất.
  • Sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp Giấy chứng nhận.
  • Các tài liệu khác.
• Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất được sắp xếp và đánh số thứ tự theo thời gian ghi vào sổ địa chính của hồ sơ thủ tục đăng ký lần đầu. Số thứ tự hồ sơ gồm 06 chữ số và tiếp tục theo số thứ tự của các hồ sơ đã lập trước khi Thông tư này có hiệu lực.

Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính

Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính được quy định tại khoản 3 Điều 30 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT như sau:

Bảo quản vĩnh viễn:

• Đối với các hồ sơ địa chính dạng số và thiết bị nhớ chứa hồ sơ địa chính dạng số.
• Đối với các tài liệu dạng giấy bao gồm tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp Giấy chứng nhận, bản lưu Giấy chứng nhận, và hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất.

Bảo quản trong thời hạn 5 năm:

• Đối với hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại, đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại, xóa thế chấp.
• Giấy tờ thông báo công khai kết quả thẩm tra hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
• Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo.

Như vậy, việc bảo quản hồ sơ địa chính được thực hiện theo các quy định nghiêm ngặt, đảm bảo tính bảo mật và sẵn có của thông tin liên quan đến quyền sử dụng đất, giúp cơ quan quản lý và người dân có thể tra cứu và sử dụng khi cần thiết

Mời bạn xem thêm:

• Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng cho thuê mặt bằng
• Hồ sơ ly hôn đơn phương gồm những gì?
• Hồ sơ thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh năm 2024

Câu hỏi thường gặp