Sơ đồ bài viết
Trong quá trình làm việc, việc xuất sai thông tin trên hóa đơn là điều không thể tránh khỏi đối với kế toán. Vậy hướng dẫn kế toán xử lý hóa đơn sai sót theo đúng quy định mới nhất là gì? Kế toán cần phân biệt rõ các trường hợp sai sót trước và sau khi kê khai thuế để áp dụng biện pháp điều chỉnh phù hợp, tránh rủi ro về thuế. Bài viết dưới đây của Học viện đào tạo pháp chế ICA sẽ cung cấp chi tiết cách xử lý hóa đơn sai sót theo từng tình huống cụ thể, đảm bảo đúng luật và dễ thực hiện.
Đối tượng áp dụng đối với quy định về hóa đơn, chứng từ gồm những ai?
Căn cứ theo nội dung tại Điều 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 1 và khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025), các đối tượng áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ bao gồm:
- Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cụ thể:
- Doanh nghiệp trong nước; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam;
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác;
- Đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh;
- Nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, nền tảng số và dịch vụ khác đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử.
- Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
- Tổ chức thu thuế, phí và lệ phí.
- Người nộp thuế, phí và lệ phí.
- Tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Các đơn vị liên quan đến phát hành hóa đơn/chứng từ, bao gồm:
- Tổ chức nhận in hóa đơn, chứng từ;
- Tổ chức cung cấp phần mềm tự in chứng từ;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Cơ quan thuế: Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế (bao gồm Chi cục Thuế khu vực).
- Cơ quan hải quan: Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan.
- Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.
Hướng dẫn kế toán xử lý hóa đơn sai sót
Tùy thuộc vào việc hóa đơn đã gửi cho người mua hay chưa, đã hoặc chưa gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, việc xử lý sai sót được thực hiện như sau:
1. Trường hợp hóa đơn có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua và chưa gửi cơ quan thuế:
- Người bán được lập lại hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ có sai sót.
- Hóa đơn sai sót không phải gửi cho cơ quan thuế, không phải khai báo điều chỉnh.
- Hóa đơn mới phải đảm bảo đúng nội dung theo quy định và gửi lại cho người mua.
2. Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa gửi cơ quan thuế:
- Có thể lựa chọn lập hóa đơn thay thế hoặc lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh giữa hai bên.
- Sau khi xử lý, gửi hóa đơn đúng cho người mua và gửi dữ liệu đúng về cơ quan thuế.
3. Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua và đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế:
Người bán không được xóa hóa đơn đã gửi.
Phải thực hiện một trong hai cách:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: nếu chỉ điều chỉnh sai lệch về nội dung (như số lượng, đơn giá, thuế suất…).
- Lập hóa đơn thay thế: nếu sai sót toàn bộ nội dung (tên người mua, mã số thuế, địa chỉ…).Việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải gắn với hóa đơn gốc có sai sót và đảm bảo thể hiện rõ nội dung thay thế/điều chỉnh.
4. Trường hợp hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối (trả lại dữ liệu): Hóa đơn được xem là chưa gửi, người bán được lập lại hóa đơn mới gửi lại cho người mua và cơ quan thuế.
Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ (Áp dụng từ ngày 01/06/2025)
Căn cứ theo nội dung tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 và khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), các nguyên tắc sau cần được tuân thủ:
- Lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua trong mọi trường hợp giao dịch, bao gồm cả hàng khuyến mại, cho tặng, hàng mẫu, hoặc dùng nội bộ (trừ luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất). Nội dung hóa đơn phải đầy đủ theo Điều 10, và nếu là hóa đơn điện tử thì phải tuân theo định dạng dữ liệu chuẩn của cơ quan thuế. - Lập chứng từ khi khấu trừ, thu thuế, phí, lệ phí
Tổ chức, cá nhân khấu trừ hoặc thu thuế/phí/lệ phí phải lập chứng từ tương ứng và giao cho người nộp. Với chứng từ điện tử, định dạng phải phù hợp quy định. Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế sẽ không được cấp chứng từ khấu trừ.- Cá nhân không ký hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: được cấp chứng từ khấu trừ theo lần hoặc theo yêu cầu.
- Cá nhân có hợp đồng từ 3 tháng trở lên: chỉ cấp một chứng từ khấu trừ/năm.
- Đăng ký/Thông báo phát hành trước khi sử dụng
Các tổ chức, cá nhân phải đăng ký hoặc thông báo phát hành hóa đơn, chứng từ với cơ quan thuế trước khi sử dụng (theo Điều 15, 34, khoản 1 Điều 36). Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế sẽ thực hiện thông báo phát hành. - Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, biên lai
Trong quá trình sử dụng, người bán phải định kỳ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế hoặc biên lai (tự in, đặt in hoặc mua) theo quy định tại Điều 29 và 38. - Tuân thủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử và quản lý thuế
Việc sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định liên quan đến giao dịch điện tử, kế toán và pháp luật thuế. - Dữ liệu hóa đơn là cơ sở quản lý thuế
Dữ liệu từ hóa đơn, chứng từ là căn cứ để quản lý thuế và cung cấp thông tin cho bên liên quan. Cơ quan thuế và tổ chức dịch vụ hóa đơn điện tử có thể sử dụng dữ liệu này để triển khai chương trình khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn (ví dụ: hóa đơn may mắn, khách hàng thân thiết). - Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Người bán có thể ủy quyền cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, nhưng hóa đơn phải ghi rõ tên bên ủy nhiệm. Hợp đồng ủy nhiệm phải bằng văn bản, kèm thông tin cụ thể và thông báo với cơ quan thuế. Nếu là hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, dữ liệu phải được chuyển qua tổ chức cung cấp dịch vụ. - Ủy nhiệm lập biên lai thu phí, lệ phí
Tương tự hóa đơn, tổ chức thu phí/lệ phí có thể ủy nhiệm bên thứ ba lập biên lai. Biên lai phải ghi tên tổ chức ủy nhiệm và hợp đồng ủy nhiệm phải được thông báo cho cơ quan thuế khi phát hành biên lai. - Tích hợp hóa đơn và biên lai trong cùng giao dịch
Khi cùng lúc thu tiền hàng và các khoản thuế, phí, lệ phí, tổ chức có thể lập hóa đơn điện tử tích hợp. Hóa đơn tích hợp phải đầy đủ nội dung theo chuẩn quy định. Việc lập hóa đơn tích hợp cần thỏa thuận giữa các bên và phải thông báo theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Mời bạn xem thêm: