Sơ đồ bài viết
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), nhân sự hành chính thường được giao thêm nhiều vai trò khác nhau để tiết kiệm chi phí vận hành. Một trong số đó là kiêm nhiệm pháp chế nội bộ – vị trí đòi hỏi kiến thức pháp luật chuyên sâu và khả năng nhận diện rủi ro. Tuy nhiên, không ít nhân sự hành chính cảm thấy “quá tải”, thậm chí kiệt sức, khi vừa làm hành chính vừa gánh thêm trách nhiệm pháp chế. Vậy nguyên nhân đến từ đâu, hệ quả thế nào và có giải pháp gì để khắc phục? Tham khảo ngay trong bài viết “Vì sao nhiều hành chính bị “quá tải” khi kiêm nhiệm pháp chế?”
Vai trò của hành chính trong doanh nghiệp SME
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), nhân sự hành chính giữ vai trò “xương sống” trong hệ thống vận hành. Khác với các bộ phận chuyên môn như kinh doanh hay sản xuất, hành chính là bộ phận hỗ trợ toàn diện, đảm bảo mọi hoạt động hậu cần và quản trị nội bộ diễn ra trơn tru. Công việc của họ trải dài trên nhiều mảng:
- Quản lý hồ sơ, hợp đồng và tài sản: Từ lưu trữ văn bản pháp lý, hợp đồng kinh tế, hồ sơ nhân sự cho đến quản lý tài sản cố định, hành chính chịu trách nhiệm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và sẵn sàng tra cứu của mọi loại giấy tờ.
- Hỗ trợ nhân sự và vận hành văn phòng: Hành chính tổ chức tuyển dụng, đào tạo, các hoạt động phúc lợi và văn hóa nội bộ, đồng thời duy trì môi trường làm việc thuận lợi, đáp ứng yêu cầu của các phòng ban.
- Điều phối thông tin giữa các bộ phận: Là điểm kết nối trung tâm, hành chính giúp dòng thông tin từ lãnh đạo đến các bộ phận và ngược lại luôn thông suốt, giảm thiểu sai sót và chậm trễ.
- Giải quyết thủ tục giấy tờ từ A đến Z: Từ các công việc hành chính thường nhật như công văn, hóa đơn, giấy phép cho đến các thủ tục pháp lý liên quan đến cơ quan nhà nước, hành chính đều đảm nhiệm.
Ở nhiều SME, hành chính không chỉ là “người làm việc giấy tờ” mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định vận hành và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Chính vì nắm rõ cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành và hệ thống tài liệu nội bộ, nhân sự hành chính thường được lãnh đạo “chọn mặt gửi vàng” để kiêm thêm nhiệm vụ pháp chế nội bộ. Họ trở thành “người gác cổng” pháp lý của công ty: giám sát tuân thủ pháp luật, quản lý hợp đồng, theo dõi các quy định mới và hỗ trợ tư vấn pháp lý cơ bản. Tuy nhiên, vai trò kiêm nhiệm này cũng đồng nghĩa với việc hành chính phải gánh thêm khối lượng công việc lớn và trách nhiệm pháp lý nặng nề, dễ dẫn đến tình trạng “quá tải” nếu thiếu kiến thức và kỹ năng chuyên sâu.
Vì sao nhiều hành chính bị “quá tải” khi kiêm nhiệm pháp chế?
Khối lượng công việc “chồng chất”
Nhân sự hành chính trong SME vốn phải “ôm đồm” nhiều đầu việc: quản lý văn thư, hỗ trợ nhân sự, tổ chức sự kiện nội bộ, xử lý mua sắm, làm việc với nhà cung cấp, thậm chí giải quyết các phát sinh hàng ngày từ văn phòng. Khi được giao thêm vai trò pháp chế nội bộ – công việc đòi hỏi sự chính xác, tra cứu luật liên tục và nghiên cứu chuyên sâu – khối lượng công việc tăng vọt.
Hệ quả là áp lực kép: công việc hành chính chưa xong đã phải xử lý yêu cầu pháp chế gấp, dẫn đến tồn đọng hồ sơ, trễ deadline và trạng thái căng thẳng kéo dài.
Thiếu nền tảng pháp luật chuyên sâu
Pháp chế nội bộ không chỉ là việc đọc văn bản pháp luật mà còn đòi hỏi kỹ năng phân tích, áp dụng luật vào thực tiễn doanh nghiệp: rà soát hợp đồng, đánh giá rủi ro, xây dựng quy chế nội bộ và tư vấn cho lãnh đạo.
Tuy nhiên, nhiều nhân sự hành chính xuất thân từ chuyên ngành quản trị hoặc nhân sự, chưa qua đào tạo pháp luật bài bản. Kết quả là họ dễ rơi vào tình trạng “mò mẫm”, loay hoay với các khái niệm pháp lý và luôn có cảm giác “chạy theo” yêu cầu công việc, không kịp củng cố kiến thức nền tảng.
Trách nhiệm pháp lý nặng nề
Không giống công việc hành chính thuần túy, pháp chế liên quan trực tiếp đến rủi ro pháp lý và trách nhiệm cá nhân. Một sai sót nhỏ – chẳng hạn bỏ sót điều khoản về phạt vi phạm trong hợp đồng – có thể khiến doanh nghiệp chịu thiệt hại tài chính đáng kể, đồng thời người trực tiếp thực hiện cũng bị quy trách nhiệm.
Cảm giác “làm việc dưới áp lực rủi ro” khiến nhiều hành chính luôn trong tình trạng căng thẳng, lo lắng và thiếu tự tin khi đưa ra quyết định.
Văn hóa “ưu tiên mệnh lệnh” ở SME
Nhiều doanh nghiệp nhỏ vận hành theo nguyên tắc “làm nhanh, làm gọn”, coi tiến độ quan trọng hơn quy trình pháp lý đầy đủ. Trong bối cảnh đó, hành chính – người trực tiếp hỗ trợ lãnh đạo – dễ nhận các yêu cầu “nhạy cảm” như ký hồ sơ chưa đủ điều kiện hoặc tìm cách “lách” thủ tục để tiết kiệm thời gian.
Nếu thiếu kỹ năng từ chối khéo léo dựa trên căn cứ pháp luật, họ thường buộc phải “nhắm mắt làm liều”, dẫn đến căng thẳng tâm lý và gia tăng nguy cơ vi phạm cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.
Mời bạn xem thêm: