Sơ đồ bài viết
Trong bối cảnh ngành thuế đang siết chặt quản lý hoạt động kinh doanh trên các nền tảng số, việc truy thu thuế sàn TMĐT đã không còn là chuyện xa lạ. Những con số truy thu từ vài trăm triệu đến hàng tỷ đồng khiến không ít doanh nghiệp “đứng ngồi không yên”. Vậy trong cơn bão này, trách nhiệm kế toán khi doanh nghiệp bị truy thu thuế TMĐT cụ thể là gì? Làm thế nào để kế toán bảo vệ mình và doanh nghiệp trước các rủi ro pháp lý? Cùng tìm hiểu ngay với phapche.edu.vn nhé!
Thực trạng rà soát và truy thu thuế TMĐT hiện nay
Năm 2026, cơ quan thuế đã hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu lớn (Big Data), kết nối trực tiếp với các sàn như Shopee, Lazada, TikTok Shop và các đơn vị vận chuyển. Việc thanh tra không còn dựa trên hồ sơ tự kê khai mà dựa trên dữ liệu thực tế từ nền tảng.
Hậu quả của việc quản lý lỏng lẻo trước đó là hàng loạt quyết định truy thu kèm tiền chậm nộp “khổng lồ”. Lúc này, kế toán không chỉ đóng vai trò ghi chép mà còn là người đứng mũi chịu sào trong việc giải trình và xử lý hậu quả.
Tại sao doanh nghiệp bị truy thu thuế khi kinh doanh TMĐT?
Hiểu rõ nguyên nhân giúp kế toán chủ động hơn trong việc phòng ngừa rủi ro thuế thương mại điện tử. Các lỗi phổ biến bao gồm:
- Lệch dữ liệu: Đây là lỗi phổ biến nhất. Doanh thu thực tế trên báo cáo sàn cao hơn số liệu doanh nghiệp kê khai trên tờ khai thuế hàng tháng/quý.
- Sai thời điểm ghi nhận: Kế toán thường đợi tiền về tài khoản hoặc đợi sàn đối soát mới ghi nhận, trong khi luật quy định phải ghi nhận ngay khi chuyển giao rủi ro (hàng giao thành công). Điều này dẫn đến hành vi chậm nộp thuế.
- Chứng từ không hợp lệ: Doanh nghiệp chi hàng trăm triệu cho quảng cáo (Facebook, Google) hoặc phí sàn nhưng không có hóa đơn hợp pháp, dẫn đến chi phí bị loại khi tính thuế TNDN.
- Bỏ sót dòng tiền: Sử dụng tài khoản cá nhân của chủ shop để nhận tiền COD nhưng không kê khai vào doanh thu doanh nghiệp.
Trách nhiệm của kế toán khi doanh nghiệp bị truy thu thuế TMĐT
Khi có đoàn thanh tra hoặc thông báo từ cơ quan thuế, kế toán cần xác định rõ các trách nhiệm sau:
Trách nhiệm rà soát và giải trình dữ liệu
Kế toán là “người gác cổng” dữ liệu. Bạn có trách nhiệm trực tiếp đối soát: Báo cáo doanh thu sàn – Sao kê ngân hàng – Sổ sách kế toán.
Nhiệm vụ cốt lõi: Chuẩn bị hồ sơ giải trình chi tiết cho các khoản chênh lệch như: đơn hàng ảo (để lấy tương tác), đơn hoàn (hàng trả về), mã giảm giá riêng của sàn không thuộc doanh thu của shop.
Trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ, chứng từ
Theo Luật Kế toán, người làm kế toán chịu trách nhiệm về tính trung thực, đầy đủ của số liệu đã kê khai.
- Nếu lỗi do sơ suất chủ quan (quên kê khai đơn hàng, hạch toán sai tài khoản), kế toán phải thực hiện điều chỉnh tờ khai bổ sung và khắc phục sai sót.
- Đảm bảo các biên bản đối soát với bên thứ ba (vận chuyển, sàn) luôn sẵn sàng để đối chứng.
Trách nhiệm pháp lý và đạo đức nghề nghiệp
Đây là phần nhạy cảm nhất. Cần phân định rõ:
- Sai sót chuyên môn: Phạt hành chính và tiền chậm nộp (hiện nay là 0.03%/ngày trên số tiền chậm nộp).
- Hành vi trốn thuế: Nếu kế toán tiếp tay cho chủ doanh nghiệp lập lờ sổ sách, giấu doanh thu quy mô lớn, có thể đối mặt với rủi ro hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự.
Quy trình kế toán cần thực hiện khi nhận thông báo truy thu
Khi nhận quyết định xử lý vi phạm hành chính về thuế, kế toán nên bình tĩnh thực hiện các bước:
- Phân tích quyết định: Xác định rõ số thuế truy thu thuộc loại nào (GTGT, TNDN hay Thuế TNCN nộp thay).
- Rà soát tối ưu hóa chi phí: Kiểm tra lại các hóa đơn đầu vào bị bỏ sót. Việc bổ sung chứng từ hợp lệ lúc này có thể giúp giảm bớt số thuế TNDN phải nộp thêm.
- Hạch toán điều chỉnh:
- Sử dụng TK 811 (Chi phí khác) để hạch toán số thuế bị truy thu và tiền phạt (lưu ý: khoản phạt này không được trừ khi tính thuế TNDN kỳ sau).
- Bút toán ví dụ:
Nợ TK 811 / Có TK 333.
- Tham mưu cho lãnh đạo: Giải thích rõ các khoản phạt và đề xuất phương án nộp dần (nếu được phép) hoặc khiếu nại nếu cơ quan thuế tính toán chưa khớp với thực tế đơn hàng hoàn/hủy.
Giải pháp phòng tránh rủi ro cho kế toán bán hàng online
Để không rơi vào thế bị động, kế toán cần thay đổi phương thức làm việc:
- Số hóa quy trình: Sử dụng các phần mềm kế toán có khả năng kết nối API với sàn TMĐT. Việc đối soát phải diễn ra hàng tuần, hàng tháng thay vì đợi đến cuối năm.
- Kiểm soát dòng tiền chặt chẽ: Yêu cầu chủ doanh nghiệp tách biệt hoàn toàn tài khoản cá nhân và tài khoản công ty. Mọi dòng tiền từ sàn phải về tài khoản định danh của doanh nghiệp.
- Cập nhật chính sách liên tục: Đặc biệt là các văn bản như Nghị định 91/2022/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Trách nhiệm kế toán khi doanh nghiệp bị truy thu thuế TMĐT là cực kỳ nặng nề, đòi hỏi sự am hiểu cả về nghiệp vụ lẫn pháp luật. Truy thu thuế là điều không ai mong muốn, nhưng nếu kế toán xây dựng được một hệ thống chứng từ minh bạch, đó sẽ là “tấm khiên” vững chắc nhất bảo vệ doanh nghiệp trước mọi kỳ thanh tra. Bạn đang gặp khó khăn trong việc đối soát dữ liệu sàn TMĐT? Hãy để lại bình luận hoặc liên hệ để được tư vấn chuyên sâu!
Mời bạn xem thêm:
