Mẫu thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh của hộ kinh doanh được viết nhằm thông báo đến khách hàng, nhân viên và đối tác về quyết định tạm ngừng hoạt động kinh doanh trong một thời gian nhất định. Đây là quy định bắt buộc của pháp luật Việt Nam, các công ty doanh nghiệp khi tạm dừng kinh doanh phải có thông báo về vấn đề này đối với toàn thể cá nhân tổ chức có liên quan. Mời bạn đọc tham khảo thêm mẫu thông báo này trong bài viết của Học viện đào tạo pháp chế ICA nhé!

Tải xuống mẫu thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh

Hướng dẫn soạn thảo mẫu thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh của hộ kinh doanh

Mẫu thông báo về quyết định tạm ngừng hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh là một loại thông điệp chính thức chứa đựng thông tin và nội dung liên quan đến việc đình chỉ tạm thời các hoạt động sản xuất và kinh doanh. Được sử dụng khi hộ kinh doanh quyết định đăng ký quy trình tạm ngừng, văn bản này được chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền gửi đến phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế Hoạch Đầu tư của tỉnh/thành phố để thông báo chính thức về quyết định tạm ngừng kinh doanh.

Đây là hướng dẫn để bạn soạn thảo mẫu thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh của hộ kinh doanh:

Bước 1: Tiêu đề

Bắt đầu bằng việc đặt tiêu đề thông báo. Tiêu đề nên ngắn gọn, thể hiện rõ mục đích thông báo. Ví dụ: “Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh của hộ kinh doanh ABC”.

Bước 2: Người nhận

Xác định danh sách người nhận thông báo, bao gồm nhân viên, khách hàng, đối tác và bất kỳ bên liên quan nào khác.

Bước 3: Giới thiệu
Bắt đầu thông báo bằng một lời chào ngắn gọn và lịch sự. Ghi rõ tên của hộ kinh doanh và đơn vị bạn đại diện (nếu có).

Ví dụ: “Kính gửi: Toàn thể nhân viên và khách hàng của Hộ kinh doanh ABC”.

Bước 4: Lý do tạm ngừng kinh doanh

Trình bày lý do và giải thích cụ thể cho quyết định tạm ngừng kinh doanh của hộ kinh doanh. Nêu rõ các yếu tố và tình huống đã dẫn đến quyết định này. Bạn có thể đề cập đến các yếu tố như sự thay đổi trong môi trường kinh doanh, những thách thức hiện tại, cải thiện hệ thống hoặc các điều kiện nội bộ khác.

Ví dụ: “Dưới sự chấp thuận của tất cả các thành viên, chúng tôi xin trân trọng thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh của Hộ kinh doanh ABC. Quyết định này đã được đưa ra sau một quá trình xem xét kỹ lưỡng và đánh giá kỹ càng về tình hình hiện tại và triển vọng tương lai của chúng tôi.”

Bước 5: Thời gian tạm ngừng kinh doanh

Thông báo về khoảng thời gian dự kiến cho quá trình tạm ngừng kinh doanh. Nếu có, đề cập đến ngày bắt đầu và kết thúc dự kiến của quá trình này.

Ví dụ: “Kể từ ngày [ngày tạm ngừng kinh doanh], chúng tôi sẽ tạm ngừng các hoạt động kinh doanh của chúng tôi. Quá trình tạm ngừng này có thể kéo dài trong một khoảng thời gian nhất định để chúng tôi có thể thực hiện các điều chỉnh, cải thiện và đưa ra kế hoạch phát triển mới.”

Bước 6: Cam kết và công việc tiếp theo

Cam kết rằng trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, hộ kinh doanh sẽ tiếp tục theo dõi và đối phó với mọi tình huống có thể phát sinh. Đồng thời, nêu rõ rằng đội ngũ quản lý và nhân viên sẽ tiếp tục làm việc để đảm bảo sự ổn định và sẵn sàng cho việc tái khởi động hoạt động kinh doanh sau khi quá trình tạm ngừng kết thúc.

Ví dụ: “Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, chúng tôi cam kết tiếp tục theo dõi và đối phó với mọi tình huống có thể phát sinh. Đội ngũ quản lý và nhân viên của chúng tôi sẽ tiếp tục làm việc để đảm bảo sự ổn định và sẵn sàng cho việc tái khởi động hoạt động kinh doanh sau khi quá trình tạm ngừng kết thúc.”

Bước 7: Thông tin liên hệ

Cung cấp thông tin liên hệ để khách hàng và bên liên quan có thể liên hệ để biết thêm thông tin cụ thể về tình hình hoạt động và sự phục vụ.

Ví dụ: “Quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi qua [thông tin liên hệ] để nhận được thông tin cụ thể về tình hình hoạt động và sự phục vụ.”

Bước 8: Lời kết

Kết thúc thông báo bằng một lời cảm ơn sự ủng hộ và lòng tin tưởng của khách hàng. Bày tỏ lòng thành kính và xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà quyết định này gây ra.

Ví dụ: “Chúng tôi chân thành cảm ơn sự ủng hộ và lòng tin tưởng mà quý khách hàng đã dành cho Hộ kinh doanh ABC trong suốt thời gian qua. Chúng tôi cam kết tiếp tục cung cấp dịch vụ chất lượng và đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của quý khách sau khi hoạt động kinh doanh được khôi phục. Chúng tôi xin chân thành xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà quyết định này gây ra và xin cảm ơn sự thông cảm và hỗ trợ của quý khách hàng trong thời gian này.”

Bước 9: Chữ ký và thông tin liên hệ

Kết thúc thông báo với tên, chức vụ và thông tin liên hệ của người gửi.

Ví dụ:
“Trân trọng,

[Họ và tên]
[Chức vụ]
Hộ kinh doanh ABC
[Thông tin liên hệ]”

Lưu ý rằng đây chỉ là một mẫu thông báo và bạn có thể điều chỉnh nội dung để phù hợp với hoàn cảnh và yêu cầu cụ thể của hộ kinh doanh của bạn.

Lưu ý khi soạn thảo mẫu thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh của hộ kinh doanh

Văn bản này thường kèm theo các giấy tờ hỗ trợ và chi tiết liên quan, như quyết định tạm ngừng hoạt động của Hội đồng quản trị, biên bản họp đại hội cổ đông, và các tài liệu khác để làm đầy đủ và minh bạch thông tin. Mục đích chính là thông báo rõ ràng về lý do và thời gian dự kiến của quyết định tạm ngừng hoạt động, cung cấp một cơ sở pháp lý và hợp pháp cho quá trình này. Và thường đi kèm với chữ ký và dấu của người đại diện pháp lý của doanh nghiệp để tăng tính chính thức và có hiệu lực pháp lý.

Khi soạn thảo mẫu thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh của hộ kinh doanh, dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà bạn nên cân nhắc:

• Đảm bảo rằng thông báo của bạn rõ ràng, minh bạch và truyền đạt đầy đủ thông tin về lý do và thời gian tạm ngừng kinh doanh. Tránh sử dụng các thuật ngữ phức tạp hoặc mập mờ.
• Cố gắng thông báo về quyết định tạm ngừng kinh doanh càng sớm càng tốt để cho phép nhân viên, khách hàng và đối tác có thời gian chuẩn bị và điều chỉnh.
• Trình bày chi tiết lý do và các yếu tố liên quan đến quyết định tạm ngừng kinh doanh. Điều này giúp người đọc hiểu rõ hơn về tình hình và có thể tăng sự thông cảm và sự ủng hộ.
• Gửi thông báo một cách tôn trọng và chuyên nghiệp đối với khách hàng và nhân viên. Đảm bảo rằng thông báo không gây hoang mang hay lo lắng cho họ và chú trọng đến việc bày tỏ sự biết ơn với sự ủng hộ và lòng tin tưởng của họ.
• Đảm bảo rằng thông báo của bạn cung cấp thông tin liên hệ dễ dàng để khách hàng và bên liên quan có thể liên hệ khi cần thiết. Điều này giúp tạo sự tin tưởng và sự thuận tiện trong việc tương tác và trao đổi thông tin.
• Đảm bảo rằng thông báo của bạn bao gồm cam kết và kế hoạch tiếp theo sau quá trình tạm ngừng kinh doanh. Người đọc cần biết rằng hộ kinh doanh sẽ tiếp tục làm việc và đảm bảo sự ổn định và sẵn sàng cho việc tái khởi động sau khi quá trình tạm ngừng kết thúc.
• Hiểu rằng quyết định tạm ngừng kinh doanh có thể ảnh hưởng đến nhân viên và khách hàng. Đảm bảo rằng thông báo của bạn mang tính nhạy cảm và tôn trọng những khó khăn mà các bên có thể phải đối mặt.
• Trước khi gửi thông báo, hãy đảm bảo kiểm tra lại ngữ pháp, chính tả và cấu trúc câu để đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp của nội dung.

Những lưu ý trên sẽ giúp bạn soạn thảo một mẫu thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh của hộ kinh doanh một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Câu hỏi thường gặp: