Sơ đồ bài viết
Tài sản chưa xác định được giá trị chính thức có cần phải ghi sổ kế toán? Đây là vấn đề thực tiễn mà nhiều doanh nghiệp gặp phải trong quá trình ghi nhận và quản lý tài sản. Việc xử lý đúng cách theo quy định pháp luật kế toán không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch trong sổ sách, mà còn hạn chế rủi ro trong kiểm toán và thanh tra thuế. Bài viết dưới đây của Pháp chế ICA sẽ làm rõ quy định pháp lý hiện hành, hướng dẫn cách ghi nhận, theo dõi và xử lý tài sản chưa xác định giá trị để doanh nghiệp thực hiện đúng và hiệu quả.
Những nội dung phải có trong sổ kế toán là gì?
Sổ kế toán là một trong những công cụ bắt buộc của mọi đơn vị kế toán, dùng để ghi chép, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động. Để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và khả năng kiểm tra, đối chiếu, sổ kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về mặt nội dung theo quy định pháp luật.
Căn cứ khoản 3 Điều 24 Luật Kế toán 2015, sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
1. Ngày, tháng, năm ghi sổ
Mỗi nghiệp vụ kinh tế – tài chính khi được ghi vào sổ kế toán đều phải ghi rõ thời điểm thực hiện, tức là ngày, tháng, năm ghi sổ. Đây là căn cứ quan trọng để xác định trình tự thời gian và phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán sau này.
Ví dụ: Ngày 10/06/2025 đơn vị nhận hóa đơn mua tài sản cố định, thì ngày ghi sổ kế toán phải đúng là 10/06/2025, phù hợp với ngày chứng từ.
2. Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ
Đây là thông tin bắt buộc nhằm chứng minh cho tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kế toán. Chứng từ kế toán là cơ sở duy nhất để ghi nhận vào sổ sách kế toán. Việc ghi số hiệu và ngày tháng chứng từ giúp đảm bảo khả năng kiểm tra, truy vết và đối chiếu giữa chứng từ với sổ sách.
Ví dụ: Chứng từ phiếu chi số 025 ngày 10/06/2025, dùng làm căn cứ ghi sổ, thì trong sổ kế toán phải ghi rõ số hiệu 025 và ngày 10/06/2025.
3. Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
Mỗi nghiệp vụ được ghi vào sổ cần tóm tắt nội dung rõ ràng, dễ hiểu, phản ánh bản chất nghiệp vụ, không chỉ đơn thuần là mã số hay tên gọi. Điều này giúp người đọc (kế toán trưởng, kiểm toán viên, cơ quan thuế…) hiểu được bản chất sự việc ghi sổ.
Ví dụ: “Chi tiền mua máy in cho phòng hành chính” hoặc “Thu tiền học phí kỳ II năm học 2024–2025” là nội dung cần được ghi tóm tắt đầy đủ.
4. Số tiền của nghiệp vụ ghi vào các tài khoản kế toán
Mọi nghiệp vụ tài chính đều liên quan đến sự thay đổi về tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, do đó cần ghi đúng số tiền và vào đúng tài khoản kế toán tương ứng theo chế độ kế toán áp dụng. Việc ghi nhầm số tiền hoặc sai tài khoản sẽ dẫn đến sai lệch toàn bộ hệ thống báo cáo tài chính.
Ví dụ: Mua vật tư trị giá 10 triệu đồng thì ghi Nợ TK 152, Có TK 111 với số tiền đúng là 10.000.000 đồng.
5. Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ
Đây là nội dung đặc biệt quan trọng trong sổ cái, sổ chi tiết hoặc sổ tổng hợp. Nó thể hiện diễn biến biến động của từng tài khoản kế toán trong một kỳ kế toán (tháng, quý, năm).
- Số dư đầu kỳ: số tồn tại từ kỳ trước chuyển sang;
- Số phát sinh trong kỳ: tổng các nghiệp vụ tăng/giảm phát sinh;
- Số dư cuối kỳ: số còn lại sau khi cộng trừ các phát sinh trong kỳ.
Việc ghi đầy đủ và chính xác các số liệu này giúp kế toán quản lý chặt chẽ tài sản, nguồn vốn, đồng thời là cơ sở để lập báo cáo tài chính theo đúng quy định.
Việc ghi sổ kế toán không đơn thuần là thao tác kỹ thuật, mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của các tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp. Các nội dung phải có trong sổ kế toán bao gồm: ngày ghi sổ, thông tin chứng từ kế toán, nội dung nghiệp vụ, số tiền và tài khoản kế toán liên quan, cũng như số dư các kỳ. Đảm bảo đầy đủ các nội dung này sẽ giúp đơn vị tránh rủi ro pháp lý, tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính kế toán.
Tài sản chưa xác định được giá trị chính thức có cần phải ghi sổ kế toán?
Trong quá trình hoạt động, các đơn vị kế toán có thể tiếp nhận hoặc phát sinh tài sản chưa xác định được ngay giá trị chính thức tại thời điểm ghi nhận. Câu hỏi đặt ra là: Liệu tài sản chưa xác định được giá trị chính thức có cần ghi sổ kế toán không? Căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 24/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính, quy định đã nêu rất rõ ràng về nguyên tắc ghi sổ trong trường hợp này. Dưới đây là nội dung chi tiết và hướng dẫn áp dụng thực tế.
Nguyên tắc ghi sổ kế toán đối với tài sản chưa có giá trị chính thức
Theo Thông tư 24/2024/TT-BTC – văn bản quy định chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, nguyên tắc bắt buộc là: Toàn bộ tài sản hiện có tại đơn vị đều phải được phản ánh và theo dõi trên sổ kế toán, bất kể tài sản đó đã xác định được giá trị chính thức hay chưa.
Cụ thể:
Nếu đã có giá trị chính thức: ghi nhận như bình thường theo đúng giá trị thực tế.
Nếu chưa có giá trị chính thức, thì vẫn phải ghi sổ kế toán, với hai trường hợp cụ thể:
- Có giá trị tạm tính: Ghi sổ theo giá trị tạm tính (ví dụ: giá ước tính theo hợp đồng, báo giá, giá thị trường tham khảo…).
- Không có giá trị tạm tính: Ghi sổ theo giá trị quy ước, tức là đơn vị tự xác định giá trị theo nguyên tắc hợp lý, nhất quán và có cơ sở để theo dõi.
Điều chỉnh lại số liệu khi có giá trị chính thức
Sau khi tài sản đã xác định được giá trị chính thức (thường là sau khi có hóa đơn, biên bản bàn giao, thẩm định giá hoặc quyết toán dự án…), đơn vị kế toán phải thực hiện điều chỉnh lại số liệu đã ghi trên sổ kế toán trước đó. Việc điều chỉnh phải thực hiện đúng quy định tại Thông tư 24, đảm bảo:
- Ghi đúng giá trị thực tế của tài sản;
- Điều chỉnh các tài khoản liên quan (ví dụ: tài khoản tài sản cố định, chi phí đầu tư, nguồn hình thành tài sản…);
- Có đầy đủ chứng từ, biên bản làm căn cứ điều chỉnh.
- Điều này giúp đảm bảo thông tin kế toán luôn phản ánh trung thực, hợp lý và đầy đủ tình hình tài chính của đơn vị.
Thực tiễn áp dụng trong các đơn vị kế toán
Việc gặp tài sản chưa có giá trị chính thức xảy ra phổ biến trong thực tiễn, đặc biệt trong các trường hợp như:
- Nhận bàn giao tài sản từ dự án đầu tư chưa quyết toán;
- Tiếp nhận tài sản viện trợ, tài trợ chưa định giá;
- Mua sắm tài sản nhưng chưa nhận đủ chứng từ thanh toán.
Trong các trường hợp đó, đơn vị vẫn phải ghi nhận và theo dõi đầy đủ, không được để tài sản ngoài sổ sách kế toán, kể cả khi chưa có giá cụ thể. Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo minh bạch, chống thất thoát tài sản công, đồng thời thuận lợi cho việc kiểm toán, quyết toán ngân sách và thanh tra sau này.
Tài sản chưa xác định được giá trị chính thức vẫn bắt buộc phải ghi sổ kế toán, theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Thông tư 24/2024/TT-BTC. Đơn vị kế toán có thể ghi nhận theo giá trị tạm tính hoặc giá trị quy ước, và phải điều chỉnh lại khi có giá trị chính thức. Việc thực hiện đúng quy định này là cơ sở quan trọng để bảo đảm tính công khai, minh bạch và tuân thủ pháp luật trong công tác kế toán tài sản tại các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các tổ chức sử dụng vốn ngân sách.
Mời bạn xem thêm: