Sơ đồ bài viết
Quy định về soạn thảo văn bản trong hệ thống Tòa án nhân dân đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm tính chuẩn mực, chính xác và thống nhất trong hoạt động hành chính – tư pháp. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư mà còn góp phần giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp, kỷ cương trong ngành Tòa án. Bài viết dưới đây của Pháp chế ICA sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về các quy định hiện hành liên quan đến soạn thảo văn bản trong hệ thống TAND.
Không chỉ viết hợp đồng – hãy viết lợi thế pháp lý cho bạn! Học thực chiến – Ứng dụng ngay – Giảng viên giàu kinh nghiệm
Ghi danh ngay hôm nay: Đăng ký khóa học soạn thảo hợp đồng tại đây
Quy định về soạn thảo văn bản trong hệ thống Tòa án nhân dân
1. Về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Theo nội dung tại Điều 10 của Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân (ban hành kèm theo Quyết định số 01/QĐ-TANDTC năm 2022), các loại văn bản được trình bày theo quy định tương ứng như sau:
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Áp dụng quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 (được sửa đổi, bổ sung năm 2020), Nghị định số 34/2016/NĐ-CP và Nghị định số 154/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
- Đối với văn bản hành chính: Tuân theo quy định tại Khoản 2, Điều 8, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Đối với văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo các quy định trong pháp luật tố tụng (hình sự, dân sự, hành chính), các mẫu văn bản ban hành kèm theo các Nghị quyết số 01/2017/NQ-HĐTP, 02/2017/NQ-HĐTP và 04/2018/NQ-HĐTP của Hội đồng Thẩm phán TANDTC; đồng thời tuân thủ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
- Đối với văn bản của tổ chức Đảng: Trình bày theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng.
- Đối với văn bản của tổ chức Đoàn Thanh niên: Thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn.
- Đối với văn bản đối ngoại: Văn bản trao đổi với cá nhân, tổ chức nước ngoài trong hoạt động đối ngoại được trình bày theo pháp luật hiện hành và thông lệ quốc tế.
2. Về quy trình soạn thảo văn bản
Theo nội dung tại Điều 11 của Quy chế, việc soạn thảo văn bản trong hệ thống Tòa án nhân dân được chia thành hai nhóm chính:
2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Việc soạn thảo tuân thủ theo Luật số 63/2020/QH14 (Luật sửa đổi, bổ sung Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật) và Nghị định số 154/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP.
2.2. Văn bản hành chính và các loại văn bản khác
Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP với trình tự như sau:
- Giao nhiệm vụ soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản, Chánh án hoặc Thủ trưởng đơn vị phân công đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
- Trách nhiệm của đơn vị/cá nhân được giao:
- Xác định loại văn bản, nội dung, độ mật, độ khẩn và nơi nhận.
- Thu thập, xử lý thông tin liên quan.
- Soạn thảo và trình bày bản thảo đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
- Khi cần thiết, tham khảo ý kiến các đơn vị, cá nhân có liên quan để hoàn thiện bản thảo.
- Trình duyệt văn bản kèm theo các tài liệu liên quan, ý kiến đề xuất của người soạn thảo và xử lý của Lãnh đạo cơ quan (ghi rõ trên phiếu trình).
- Xác định số lượng bản phát hành: Căn cứ vào danh sách nơi nhận, người soạn thảo đề xuất số lượng văn bản cần in sao, trình người ký quyết định.
Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện theo nguyên tắc chung nào?
Theo nội dung quy định tại Điều 17 Quy chế công tác văn thư, việc quản lý văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện theo các nguyên tắc chung sau:
Quản lý tập trung và thống nhất
Mọi văn bản đi và đến đều phải được tiếp nhận, đăng ký và xử lý thông qua bộ phận văn thư của cơ quan theo nguyên tắc tập trung, thống nhất. Trường hợp ngoại lệ sẽ do Chánh án Tòa án nhân dân tối cao quy định. Đối với các văn bản đến nhưng không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị hoặc cá nhân không có trách nhiệm xử lý.
Xử lý kịp thời
- Văn bản đi và đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao ngay trong ngày phát sinh, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Các văn bản đến có mức độ khẩn như “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” (gọi chung là văn bản khẩn) phải được xử lý ngay lập tức sau khi tiếp nhận.
Quản lý văn bản mật
Những văn bản chứa nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước (theo danh mục tại Quyết định số 970/QĐ-TTg ngày 07/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ) phải được đăng ký và quản lý theo pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và theo quy định nội bộ của Tòa án nhân dân về bảo mật.
Ngoài ra, việc quản lý văn bản trong toàn hệ thống Tòa án nhân dân phải tuân thủ các hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cùng các quy định cụ thể của Tòa án nhân dân.
Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được quản lý theo trình tự như thế nào?
Theo nội dung quy định tại Điều 18 của Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân, văn bản đi được quản lý theo trình tự cụ thể như sau:
- Văn bản đi trước khi phát hành phải được kiểm tra đầy đủ về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày; đồng thời ghi rõ số văn bản, ngày, tháng, năm ban hành
- Văn thư cơ quan tiến hành đăng ký văn bản đi vào sổ hoặc hệ thống quản lý văn bản theo quy định
- Văn bản đi được nhân bản theo số lượng cần thiết, sau đó đóng dấu cơ quan và các dấu chỉ mức độ khẩn hoặc mật nếu có.
- Văn bản đi được hoàn tất các thủ tục gửi đi, bao gồm chuyển phát qua đường bưu điện hoặc các hình thức giao nhận phù hợp; đồng thời theo dõi quá trình chuyển phát để đảm bảo văn bản đến đúng nơi, đúng thời hạn.
- Văn bản đi sau khi gửi được lưu trữ theo quy định của cơ quan để thuận tiện cho việc tra cứu, kiểm tra khi cần thiết.
Mời bạn xem thêm: