Sơ đồ bài viết
Cách soạn thảo văn bản hành chính trong công tác văn thư của Bộ Nội vụ là một nội dung thiết yếu giúp bảo đảm tính chính xác, thống nhất và đúng quy định trong quá trình xử lý công việc hành chính nhà nước. Với đặc thù là cơ quan đầu mối trong quản lý ngành nội vụ, việc soạn thảo văn bản tại Bộ Nội vụ đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật hiện hành, đồng thời bảo đảm kỹ thuật trình bày khoa học và chuẩn thể thức. Bài viết dưới đây của Pháp chế ICA sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo văn bản hành chính đúng quy chuẩn, đồng thời chỉ ra các lỗi thường gặp và cách khắc phục để nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong Bộ Nội vụ.
Không chỉ viết hợp đồng – hãy viết lợi thế pháp lý cho bạn! Học thực chiến – Ứng dụng ngay – Giảng viên giàu kinh nghiệm
Ghi danh ngay hôm nay: Đăng ký khóa học soạn thảo hợp đồng tại đây
Cách soạn thảo văn bản hành chính trong công tác văn thư của Bộ Nội vụ
Căn cứ theo nội dung quy định tại Khoản 2 Điều 8 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ, việc soạn thảo văn bản hành chính được thực hiện như sau:
a) Dựa trên chức năng, nhiệm vụ cùng mục đích, nội dung văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Bộ hoặc người có thẩm quyền sẽ giao cho đơn vị hoặc công chức, viên chức chủ trì việc soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo có trách nhiệm:
- Xác định rõ loại hình văn bản, nội dung, mức độ mật và tính khẩn cấp của văn bản cần soạn.
- Thu thập và xử lý các thông tin liên quan cần thiết cho văn bản.
- Soạn thảo văn bản đảm bảo đúng theo hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày quy định.
- Đối với các văn bản quan trọng hoặc khi cần thiết, đề xuất tổ chức lấy ý kiến góp ý từ các cơ quan, tổ chức liên quan; nghiên cứu và tiếp thu các ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo văn bản.
c) Đối với văn bản điện tử: Người được giao soạn thảo không chỉ thực hiện các công việc trên mà còn phải tạo lập dự thảo trực tiếp trên luồng văn bản đến trong Hệ thống Quản lý Văn bản (QLVB), đồng thời chuyển bản thảo và các tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống và cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết.
Quy định về soạn thảo và ban hành văn bản trong công tác văn thư
1. Hình thức văn bản
Văn bản được phân loại theo các hình thức chính sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật
- Văn bản hành chính
- Văn bản chuyên ngành
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài
2. Thể thức văn bản
2.1. Văn bản quy phạm pháp luật:
- Đối với Chính phủ, Thủ tướng, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và các văn bản liên tịch, áp dụng theo Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp.
- Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, áp dụng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.
2.2. Văn bản hành chính: Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
2.3. Văn bản chuyên ngành: Do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định, sau khi thống nhất với Bộ Nội vụ.
2.4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài: Thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành và thông lệ quốc tế.
3. Soạn thảo văn bản
3.1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo Luật số 17/2008/QH12 ngày 16/8/2008 và Luật số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
3.2. Văn bản hành chính và các văn bản khác:
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao đơn vị hoặc công chức, viên chức chủ trì soạn thảo dựa trên tính chất, nội dung văn bản.
Người soạn thảo có trách nhiệm:
- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn và nơi nhận văn bản.
- Thu thập, xử lý thông tin liên quan.
- Soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
- Khi cần thiết, đề xuất lấy ý kiến các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân liên quan và tiếp thu góp ý để hoàn thiện văn bản.
- Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định.
4. Duyệt, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản
- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt.
- Trường hợp cần sửa chữa, bổ sung sau khi đã phê duyệt, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải trình người đã duyệt để xem xét, quyết định.
5. Kiểm tra trước khi ký ban hành
- Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của nội dung, ký nháy/tắt ở cuối nội dung văn bản trước khi trình Lãnh đạo ký ban hành.
- Đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định bảo vệ bí mật nhà nước, xác định việc đóng dấu mật và đối tượng nhận văn bản.
- Chánh Văn phòng giúp kiểm tra lần cuối về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành, ký nháy/tắt cuối văn bản tại phần “Nơi nhận”.
6. Ký văn bản
- Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định pháp luật và Quy chế của cơ quan, tổ chức.
- Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ký tất cả văn bản do cơ quan ban hành.
- Trường hợp ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền, ký thay mặt phải ghi rõ: KT (ký thay), TL (thừa lệnh), TUQ (thừa ủy quyền), TM (thay mặt).
- Không được dùng bút chì hoặc bút mực đỏ để ký văn bản.
7. Bản sao văn bản
- Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
- Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Việc sao y, sao lục, trích sao do lãnh đạo và Chánh Văn phòng quyết định.
- Bản sao y, sao lục, trích sao có giá trị pháp lý như bản chính.
- Bản photocopy (chỉ sao chép dấu và chữ ký) không có giá trị pháp lý, chỉ dùng để tham khảo.
- Không được sao chép, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức các ý kiến ghi bên lề văn bản.
- Nếu ý kiến của Lãnh đạo cần thiết cho giao dịch, trao đổi phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính chính thức.
Mời bạn xem thêm: