Sơ đồ bài viết
Quy định về soạn thảo văn bản hành chính là nền tảng quan trọng bảo đảm sự thống nhất, rõ ràng và hiệu quả trong hoạt động quản lý nhà nước. Việc soạn thảo văn bản hành chính đúng thể thức, trình bày chuẩn kỹ thuật và tuân thủ quy định pháp luật không chỉ giúp cơ quan, tổ chức thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn hạn chế sai sót, tăng hiệu lực thi hành. Bài viết dưới đây của Pháp chế ICA sẽ hệ thống hóa các quy định mới nhất về soạn thảo văn bản hành chính, đồng thời cung cấp hướng dẫn thực tế để cán bộ, công chức, viên chức dễ dàng áp dụng trong công việc hàng ngày.
Không chỉ viết hợp đồng – hãy viết lợi thế pháp lý cho bạn! Học thực chiến – Ứng dụng ngay – Giảng viên giàu kinh nghiệm
Ghi danh ngay hôm nay: Đăng ký khóa học soạn thảo hợp đồng tại đây
Các loại văn bản hành chính
Theo nội dung tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về các loại văn bản hành chính như sau:
– Nghị quyết (cá biệt);
– Quyết định (cá biệt);
– Chỉ thị;
– Quy chế;
– Quy định;
– Thông cáo;
– Thông báo;
– Hướng dẫn;
– Chương trình;
– Kế hoạch;
– Phương án;
– Đề án;
– Dự án;
– Báo cáo;
– Biên bản;
– Tờ trình;
– Hợp đồng;
– Công văn;
– Công điện;
– Bản ghi nhớ;
– Bản thỏa thuận;
– Giấy ủy quyền;
– Giấy mời;
– Giấy giới thiệu;
– Giấy nghỉ phép;
– Phiếu gửi;
– Phiếu chuyển;
– Phiếu báo;
– Thư công.
Quy định về soạn thảo văn bản hành chính
Theo nội dung tại Điều 10 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, quy trình soạn thảo văn bản hành chính được quy định như sau:
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mục đích và nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền sẽ giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì việc soạn thảo văn bản.
- Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo có trách nhiệm thực hiện các công việc gồm: xác định loại văn bản, nội dung, độ mật và mức độ khẩn của văn bản; thu thập, xử lý thông tin liên quan; soạn thảo văn bản đảm bảo đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định.
- Đối với văn bản điện tử, bên cạnh các nhiệm vụ trên, người soạn thảo còn phải chuyển bản thảo và các tài liệu liên quan (nếu có) vào Hệ thống quản lý văn bản, đồng thời cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết trên hệ thống.
- Trong trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo, người có thẩm quyền sẽ trực tiếp góp ý trên bản thảo hoặc trên Hệ thống, sau đó chuyển lại cho lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo để giao cho cá nhân phụ trách chỉnh sửa.
- Cá nhân được giao soạn thảo chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về nội dung và chất lượng bản thảo trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Theo nội dung tại Điều 8 và Điều 9 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
1. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, gồm các phần chính bắt buộc áp dụng cho mọi loại văn bản và các phần bổ sung tùy theo tính chất hoặc loại văn bản cụ thể.
Các thành phần chính của thể thức văn bản hành chính bao gồm:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận văn bản.
Ngoài ra, văn bản còn có thể bổ sung các thành phần như:
- Phụ lục.
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
- Ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành.
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; email; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định chi tiết tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
2. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các yếu tố như: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần trong thể thức, và số trang của văn bản.
Việc trình bày văn bản hành chính phải tuân thủ theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Ngoài ra, việc viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Mời bạn xem thêm: