Sơ đồ bài viết
Trong cơ cấu tài chính của doanh nghiệp, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN) luôn chiếm một tỷ trọng đáng kể. Đây không chỉ là nguồn lực duy trì hoạt động kinh doanh mà còn là đối tượng thanh tra, kiểm tra trọng điểm của cơ quan Thuế và Bảo hiểm. Thực tế cho thấy, do các quy định pháp luật thay đổi liên tục, nhiều doanh nghiệp và kế toán viên vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến khi hạch toán chi phí lương và bảo hiểm. Hậu quả để lại vô cùng nặng nề: bị truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính lên đến hàng trăm triệu đồng, thậm chí xảy ra các tranh chấp lao động không đáng có.
Bài viết này của phapche.edu.vn sẽ “chỉ mặt điểm tên” những sai sót thường gặp nhất, giúp bạn nhận diện rủi ro và tìm ra giải pháp hạch toán an toàn, hợp lệ.
Tổng quan về hạch toán chi phí lương và bảo hiểm
Chi phí lương là gì?
Chi phí lương là tổng số tiền doanh nghiệp phải chi trả cho người lao động (NLĐ), bao gồm: lương cơ bản, lương năng suất, phụ cấp, tiền thưởng và tiền làm thêm giờ… tương ứng với giá trị lao động họ đóng góp.
Các khoản trích theo lương
Khi hạch toán chi phí nhân sự, kế toán bắt buộc phải tính toán các khoản trích theo lương theo quy định của nhà nước, bao gồm:
- Bảo hiểm xã hội (BHXH)
- Bảo hiểm y tế (BHYT)
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
- Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
Mối liên hệ mật thiết
Hạch toán tiền lương là một “tam giác nghiệp vụ” gắn kết chặt chẽ giữa: Kế toán tiền lương – Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) – Bảo hiểm xã hội. Một sai sót nhỏ ở khâu tính lương sẽ dẫn đến sai lệch toàn bộ số liệu kê khai Thuế và đóng Bảo hiểm.
4 Sai lầm phổ biến khi hạch toán chi phí lương
Không phân biệt rõ lương Gross và lương Net
Đây là lỗi sơ đẳng nhưng nhiều người vẫn mắc phải, dẫn đến nhầm lẫn giữa:
- Lương Net: Số tiền thực tế người lao động bỏ túi (đã trừ hết thuế, phí).
- Lương Gross: Tổng thu nhập dùng làm căn cứ tính bảo hiểm và thuế.Hệ quả: Nếu lấy lương Net làm căn cứ đóng bảo hiểm, doanh nghiệp đang đóng thiếu. Nếu hạch toán nhầm, chi phí lương sẽ sai lệch, dẫn đến rủi ro bị truy thu Thuế TNDN và BHXH.
Sai sót khi tính và hạch toán lương làm thêm giờ
Nhiều kế toán tính sai hệ số làm thêm giờ (150% ngày thường, 200% ngày nghỉ, 300% ngày lễ) hoặc lẫn lộn mức lương cơ bản với lương thử việc (bằng 85% lương chính thức). Việc không hạch toán đúng bản chất chi phí tăng ca sẽ khiến cơ quan thuế đặt dấu hỏi về tính minh bạch.
Thiếu hồ sơ, chứng từ gốc hợp lệ
Một khoản chi phí lương hợp lý cần “nói chuyện” bằng chứng từ. Các lỗi thiếu sót thường gặp:
- Không có hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng.
- Thiếu bảng chấm công, quy chế lương thưởng.
- Bảng thanh toán lương không có chữ ký của người lao động.Hệ quả: Toàn bộ chi phí này sẽ bị loại trừ khi quyết toán Thuế TNDN.
Sai đối ứng tài khoản kế toán
Việc định khoản nhầm lẫn giữa các bộ phận (Bán hàng TK 641, Quản lý TK 642, Sản xuất TK 154/622…) hoặc hạch toán sai tài khoản công nợ (TK 334 và TK 338) sẽ làm méo mó giá thành sản phẩm và sai lệch báo cáo tài chính cuối năm.
Sai lầm “chết người” khi trích bảo hiểm và các khoản theo lương
Trích thiếu hoặc sai tỷ lệ bảo hiểm
Do không cập nhật kịp thời các thông tư mới, kế toán thường áp dụng sai tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
Bảng tỷ lệ trích nộp bảo hiểm hiện hành (năm 2024):
| Khoản trích | DN chịu (Đưa vào chi phí) | NLĐ chịu (Trừ vào lương) | Tổng cộng |
| BHXH | 17.5% | 8% | 25.5% |
| BHYT | 3% | 1.5% | 4.5% |
| BHTN | 1% | 1% | 2% |
| Tổng | 21.5% | 10.5% | 32% |
Bỏ quên phần bảo hiểm doanh nghiệp phải chịu
Nhiều kế toán chỉ trừ phần 10,5% của NLĐ mà quên hạch toán phần 21,5% doanh nghiệp phải chịu vào chi phí. Lỗi này khiến doanh nghiệp thiếu hụt chi phí hợp lệ, dẫn đến phải nộp Thuế TNDN nhiều hơn.
“Né” bảo hiểm không đúng cách
Ký hợp đồng khoán việc, hợp đồng thời vụ không đúng bản chất; chia nhỏ phụ cấp để giảm tiền đóng bảo hiểm; hoặc không đóng bảo hiểm cho toàn bộ lao động đủ điều kiện. Khi bị phát hiện, số tiền phạt và truy thu sẽ lớn gấp nhiều lần số tiền “tiết kiệm” được.
Chậm nộp bảo hiểm xã hội
Chậm đóng BHXH không chỉ khiến NLĐ không được hưởng chế độ (ốm đau, thai sản…) mà doanh nghiệp còn bị phạt lãi suất chậm nộp (từ 12% – 15% tổng số tiền nộp chậm) và bị thanh tra diện rộng.
Sai lầm khi quyết toán thuế liên quan đến tiền lương
Khấu trừ thuế TNCN sai
- Chưa cập nhật mức giảm trừ gia cảnh (11 triệu/tháng cho bản thân và 4,4 triệu/tháng cho người phụ thuộc).
- Tính nhầm các khoản phụ cấp không chịu thuế (tiền cơm, trang phục, công tác phí…) vào thu nhập chịu thuế.
Thanh toán lương không đúng đối tượng
Chuyển tiền lương nhân viên vào tài khoản của… Kế toán, Giám đốc hoặc người nhà nhân viên. Theo quy định, thu nhập của ai phải chuyển vào tài khoản người đó để đảm bảo tính minh bạch khi cơ quan thuế rà soát dòng tiền.
Hệ quả pháp lý và rủi ro doanh nghiệp phải đối mặt
Những sai lầm kể trên không chỉ dừng lại ở lỗi số liệu mà còn kéo theo rủi ro pháp lý nghiêm trọng:
- Rủi ro tài chính: Bị xuất toán chi phí, truy thu Thuế TNDN, Thuế TNCN và Bảo hiểm.
- Rủi ro pháp lý: Phạt vi phạm hành chính, phạt tiền lãi chậm nộp.
- Rủi ro vận hành: Gây bức xúc, dẫn đến tranh chấp, kiện tụng với người lao động, làm giảm uy tín thương hiệu.
Cách phòng tránh sai lầm hiệu quả
- Liên tục cập nhật luật: Thường xuyên theo dõi các thay đổi về Luật Lao động, Luật BHXH và Luật Thuế.
- Quy chế minh bạch: Xây dựng quy chế lương thưởng rõ ràng, phân định các khoản chịu thuế/bảo hiểm và không chịu thuế.
- Phối hợp liên phòng ban: Kế toán và Nhân sự (HR) cần đối chiếu dữ liệu chấm công, tăng giảm lao động hàng tháng để chốt số liệu chính xác.
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Lưu trữ toàn bộ hợp đồng, bảng lương có chữ ký, chứng từ chuyển tiền ngay tại thời điểm phát sinh.
Tổng hợp lại, hạch toán chi phí lương và bảo hiểm là một mảng nghiệp vụ khó, nhiều cạm bẫy và tiềm ẩn rủi ro tài chính rất lớn khi thanh tra, kiểm tra. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc cập nhật luật hay thiếu chứng từ cũng có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại hàng trăm triệu đồng.
Vậy, làm thế nào để nắm vững nghiệp vụ tiền lương, tự tin bảo vệ chi phí trước cơ quan Thuế và Bảo hiểm? Hãy tham gia ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty của Pháp chế ICA. Đến với khóa học, bạn sẽ nhận được gì?
- Nắm trọn vẹn quy trình: Từ cách xây dựng quy chế lương, thang bảng lương tối ưu chi phí cho đến thực hành hạch toán trên chứng từ thực tế.
- Cập nhật luật mới nhất: Hiểu rõ các quy định mới nhất về Luật Lao động, Thuế TNCN và BHXH để áp dụng đúng.
- Kỹ năng giải trình: Được trang bị “bộ hồ sơ chống lưng” hoàn hảo và kỹ năng giải trình số liệu tự tin trước cơ quan thanh tra.
- Cầm tay chỉ việc: Thực hành trực tiếp trên phần mềm kế toán và phần mềm kê khai (HTKK, BHXH).
Mời bạn xem thêm:
