Sơ đồ bài viết
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc xây dựng và quản lý chính sách lương thưởng là một nhiệm vụ cốt yếu của bộ phận Human Resources (HR – Hành chính Nhân sự). Chính sách này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống nhân viên mà còn tác động lớn đến tình hình tài chính và sự tuân thủ pháp luật của công ty. Tuy nhiên, nếu xảy ra sai sót trong chính sách lương thưởng, câu hỏi khiến nhiều HR trăn trở là: “Sai chính sách lương thưởng HR có phải bồi thường cho doanh nghiệp” Việc HR phải bồi thường không phải là điều mặc định, mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố, đặc biệt là tính chất của lỗi và mức độ thiệt hại gây ra.
Vai trò then chốt của HR trong chính sách lương thưởng
Để hiểu rõ trách nhiệm bồi thường, trước hết cần nhìn nhận đúng vai trò của HR:
- Xây dựng và đề xuất: HR nghiên cứu, đề xuất các khung lương, quy chế thưởng, phúc lợi dựa trên quy định pháp luật và chiến lược kinh doanh của công ty.
- Tư vấn tuân thủ pháp luật: Đảm bảo mọi chính sách lương thưởng đều phù hợp với Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản liên quan.
- Thực thi và quản lý: Áp dụng chính sách đã được duyệt, tính toán, chi trả lương thưởng đúng hạn, đúng quy định cho người lao động.
- Giải quyết vấn đề: Tiếp nhận, giải đáp thắc mắc và xử lý các vấn đề, tranh chấp liên quan đến lương thưởng.
Với tầm quan trọng như vậy, mọi sai sót trong quá trình này đều có thể dẫn đến hệ quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Sai chính sách lương thưởng HR có phải bồi thường cho doanh nghiệp
HR có thể bị xem xét trách nhiệm bồi thường cho doanh nghiệp khi có lỗi rõ ràng từ phía mình, gây ra thiệt hại thực tế cho công ty. Các trường hợp phổ biến bao gồm:
Trường hợp 1: Tính toán sai sót dẫn đến chi trả thừa hoặc sai quy định
- Tình huống: HR tính toán sai công thức lương, phụ cấp, hoặc nhầm lẫn khi chi trả thưởng cho nhân viên, dẫn đến việc công ty phải chi ra một khoản tiền lớn hơn so với quy định hoặc quỹ lương thực tế.
- Trách nhiệm: Nếu sai sót này là do lỗi nghiệp vụ cơ bản, sự cẩu thả rõ ràng của HR (ví dụ: không kiểm tra lại số liệu, áp dụng sai công thức được phê duyệt, không cập nhật thay đổi trong quy chế lương), và gây ra thiệt hại tài chính trực tiếp cho doanh nghiệp, HR có thể bị yêu cầu bồi thường. Mức độ bồi thường thường được xác định dựa trên mức độ thiệt hại và quy định trong hợp đồng lao động hoặc nội quy công ty.
Trường hợp 2: Thiếu sót nghiệp vụ khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính
- Tình huống: HR không cập nhật đầy đủ các quy định mới về thuế thu nhập cá nhân (TNCN), dẫn đến việc tính toán, kê khai và khấu trừ thuế TNCN không chính xác. Hoặc, HR không tuân thủ quy định về đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp (ví dụ: không đóng đủ, không đúng đối tượng, không kịp thời), khiến doanh nghiệp bị cơ quan thuế hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội truy thu các khoản phải nộp và bị phạt hành chính.
- Trách nhiệm: Trong trường hợp này, lỗi của HR trực tiếp gây ra thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp dưới dạng tiền truy thu và tiền phạt. Nếu chứng minh được lỗi của HR là nguyên nhân trực tiếp và có yếu tố chủ quan (thiếu trách nhiệm, không cập nhật kiến thức, cẩu thả), HR có thể bị yêu cầu bồi thường theo quy định của pháp luật lao động và nội quy doanh nghiệp.
Trường hợp 3: Xây dựng hoặc áp dụng chính sách lương thưởng trái luật gây ra tranh chấp và bồi thường cho người lao động
- Tình huống: HR xây dựng hoặc áp dụng một chính sách lương thưởng trái với quy định của Bộ luật Lao động (ví dụ: trả lương thấp hơn mức tối thiểu vùng, không trả đủ lương làm thêm giờ, áp dụng các hình thức phạt tiền lương trái luật). Khi người lao động khiếu nại hoặc khởi kiện, doanh nghiệp bị phán quyết phải bồi thường một khoản tiền lớn (tiền lương, trợ cấp, bồi thường thiệt hại…) cho người lao động.
- Trách nhiệm: Nếu HR có trách nhiệm trực tiếp trong việc xây dựng, tư vấn hoặc thực thi chính sách sai lệch này, và đã có đủ năng lực để nhận diện lỗi nhưng vẫn cố ý hoặc cẩu thả thực hiện, gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp, thì HR có thể bị liên đới bồi thường.
Trường hợp 4: Cố ý làm sai, thông đồng hoặc gian lận nhằm trục lợi cá nhân
- Tình huống: Đây là trường hợp nghiêm trọng nhất, khi HR cố ý lợi dụng chức vụ để lập danh sách khống, gian lận trong chi trả lương thưởng, hoặc thông đồng với bên ngoài để trục lợi, gây thiệt hại trực tiếp và cố ý cho doanh nghiệp.
- Trách nhiệm: Trong những trường hợp này, HR không chỉ phải bồi thường toàn bộ thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp mà còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo các tội danh tương ứng (ví dụ: Tham ô tài sản, Lạm dụng chức vụ quyền hạn chiếm đoạt tài sản…).
Căn cứ xác định trách nhiệm bồi thường và mức độ
Việc yêu cầu HR bồi thường cần dựa trên các căn cứ pháp lý và nội bộ rõ ràng:
- Hợp đồng lao động và Nội quy lao động: Các văn bản này thường quy định về trách nhiệm vật chất, trách nhiệm bồi thường thiệt hại giữa người lao động và người sử dụng lao động.
- Thiệt hại thực tế: Doanh nghiệp phải chứng minh được có thiệt hại thực tế đã xảy ra và con số cụ thể (ví dụ: số tiền bị truy thu, số tiền phạt, số tiền phải bồi thường cho người lao động).
- Mức độ lỗi: Phải chứng minh được lỗi của HR là nguyên nhân trực tiếp gây ra thiệt hại, có thể là lỗi cố ý hoặc lỗi vô ý nhưng do thiếu trách nhiệm nghiêm trọng.
- Mức độ bồi thường: Theo Bộ luật Lao động, đối với thiệt hại do lỗi vô ý, người lao động thường chỉ phải bồi thường tối đa không quá 3 tháng tiền lương. Đối với thiệt hại do cố ý, có thể phải bồi thường toàn bộ.
Pháp chế ICA thấu hiểu những áp lực và rủi ro mà đội ngũ Hành chính, Kế toán và Nhân sự tại các Doanh nghiệp vừa và nhỏ đang phải đối mặt. Việc thiếu kiến thức pháp lý vững vàng có thể khiến bạn dễ dàng mắc sai lầm và phải gánh chịu hậu quả không đáng có.
Đó là lý do chúng tôi đã thiết kế Khóa đào tạo Pháp luật cho Kế toán, Hành chính Nhân sự kiêm nhiệm Pháp chế tại Doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khóa học sẽ trang bị cho bạn:
- Kiến thức chuyên sâu về xây dựng và quản lý chính sách lương thưởng đúng luật.
- Hướng dẫn chi tiết các quy định về thuế TNCN và bảo hiểm xã hội liên quan đến lương.
- Kỹ năng nhận diện và phòng ngừa rủi ro pháp lý trong mọi nghiệp vụ HR.
- Kinh nghiệm thực chiến trong xử lý các tranh chấp, sai sót liên quan đến lương thưởng và các vấn đề pháp lý khác.
- Tự tin tư vấn, đưa ra các giải pháp hợp pháp để bảo vệ doanh nghiệp và chính bản thân bạn.
Đừng để sự thiếu hiểu biết pháp luật khiến bạn đối mặt với trách nhiệm bồi thường. Hãy chủ động trang bị kiến thức để trở thành một chuyên gia HR vững vàng, chuyên nghiệp và an toàn!
Tìm hiểu chi tiết và đăng ký khóa học ngay hôm nay tại đây: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: