Sơ đồ bài viết
Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những trụ cột quan trọng của chính sách an sinh, gắn liền với quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít kế toán và hành chính nhân sự thừa nhận họ vẫn xử lý BHXH theo thói quen, chỉ “làm theo mẫu”, mà không thực sự hiểu rõ quy định. Hậu quả là gì? Sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến phạt tiền, truy thu, thậm chí phát sinh trách nhiệm cá nhân. Vậy vì sao không nắm vững luật BHXH lại nguy hiểm đến vậy, những rủi ro nào thường gặp và làm sao để bảo vệ bản thân? Tìm hiểu ngay trong bài viết “Rủi ro phạt tiền và truy thu khi không nắm vững luật BHXH” sau đây.
Rủi ro phạt tiền và truy thu khi không nắm vững luật BHXH
BHXH không đơn thuần chỉ là việc đóng tiền hàng tháng. Đây là một hệ thống quy định phức tạp, bao gồm các vấn đề về mức đóng, đối tượng tham gia, thời hạn báo tăng – giảm lao động, thủ tục giải quyết chế độ. Sai một chi tiết có thể khiến doanh nghiệp bị phạt và cá nhân phụ trách bị quy trách nhiệm.
Nguyên nhân phổ biến dẫn đến rủi ro:
- Áp dụng sai mức đóng: Không cập nhật mức lương tối thiểu vùng hoặc tỷ lệ đóng mới dẫn đến thiếu tiền đóng và bị truy thu.
- Khai báo thiếu hoặc chậm: Không báo tăng lao động đúng thời hạn hoặc khai thiếu người lao động thuộc diện bắt buộc tham gia BHXH.
- Chưa hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ: Nhiều HR hoặc kế toán không nắm được các chế độ như thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, dẫn đến giải quyết sai và bị khiếu nại.
- Thiếu bằng chứng lưu trữ: Hồ sơ báo tăng – giảm, quyết định lương, hợp đồng lao động không đầy đủ khiến việc giải trình với cơ quan BHXH gặp khó khăn.
Một khi sai phạm bị phát hiện, cơ quan BHXH không chỉ yêu cầu truy thu khoản tiền thiếu, mà còn áp dụng mức phạt hành chính và tính lãi chậm nộp, gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp.
Các hậu quả pháp lý khi xử lý bảo hiểm xã hội sai quy định
Bị phạt tiền theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP: Doanh nghiệp có thể bị phạt từ 1 triệu đến hàng trăm triệu đồng, tùy theo hành vi vi phạm như chậm đóng, đóng thiếu hoặc không tham gia BHXH cho lao động thuộc diện bắt buộc. Cá nhân phụ trách có thể bị kỷ luật nội bộ nếu lỗi do nghiệp vụ sai.
Truy thu số tiền BHXH thiếu và lãi chậm nộp: BHXH Việt Nam sẽ tính toán lại số tiền doanh nghiệp phải đóng, cộng với tiền lãi do chậm nộp. Con số này có thể lớn hơn nhiều so với khoản phải đóng ban đầu, tạo áp lực tài chính cho doanh nghiệp và khiến người phụ trách bị đánh giá năng lực kém.
Nguy cơ truy cứu trách nhiệm cá nhân: Trong một số trường hợp, nếu người phụ trách cố ý làm sai hoặc gian lận BHXH, có thể bị xử lý hình sự theo Bộ luật Hình sự. Dù ít xảy ra, đây vẫn là rủi ro mà kế toán và HR cần nhận thức rõ để tránh.
Mất uy tín nghề nghiệp: Ngay cả khi không chịu phạt cá nhân, việc để doanh nghiệp bị truy thu và xử phạt vì sai BHXH cũng ảnh hưởng đến uy tín và sự nghiệp của người phụ trách, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh cao.
Cách phòng ngừa và bảo vệ bản thân khỏi rủi ro bảo hiểm xã hội
Hiểu rõ luật và cập nhật thường xuyên: BHXH là lĩnh vực thay đổi liên tục về mức đóng, thủ tục và quy định. Kế toán và HR cần chủ động cập nhật văn bản mới để áp dụng đúng. Không hiểu luật đồng nghĩa với làm việc trong “vùng rủi ro”.
Thực hiện đúng quy trình và lưu bằng chứng: Mọi thao tác như báo tăng – giảm, đóng tiền, giải quyết chế độ đều cần thực hiện đúng quy trình và lưu hồ sơ đầy đủ: hợp đồng, quyết định lương, bảng lương, tờ khai BHXH. Đây là lá chắn bảo vệ bạn khi có thanh tra.
Chủ động cảnh báo rủi ro cho lãnh đạo: Khi phát hiện sai sót hoặc nguy cơ vi phạm, hãy báo cáo bằng văn bản cho cấp trên. Đây là bằng chứng chứng minh rằng bạn đã cảnh báo và không cố ý làm sai.
Tách bạch trách nhiệm cá nhân với trách nhiệm doanh nghiệp: Hãy đảm bảo rằng mọi chỉ đạo yêu cầu thực hiện nghiệp vụ không đúng luật đều được ghi nhận để tránh bị quy trách nhiệm liên đới.
Đầu tư vào kiến thức pháp luật: Hiểu luật giúp bạn không chỉ làm đúng mà còn tự tin bảo vệ quyền lợi bản thân và doanh nghiệp. Đây là kỹ năng không thể thiếu cho những ai làm kế toán và HR.
Không nắm vững luật BHXH đồng nghĩa với tự đặt mình vào rủi ro phạt tiền, truy thu và thậm chí liên đới trách nhiệm cá nhân. Trong bối cảnh quy định pháp luật thay đổi liên tục, chỉ có cách trang bị kiến thức đầy đủ và làm việc đúng quy trình mới giúp kế toán và HR bảo vệ chính mình.
Tham gia ngay Khóa đào tạo pháp luật cho Kế toán – Hành chính – Nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ của Pháp chế ICA để:
- Nắm chắc quy định mới nhất về BHXH, thuế và lao động;
- Tránh rủi ro bị phạt tiền, truy thu và xử lý kỷ luật;
- Biết cách lưu trữ hồ sơ, xử lý thanh kiểm tra và bảo vệ sự nghiệp của bạn.
Mời bạn xem thêm: