Sơ đồ bài viết
Trong cấu trúc vận hành của doanh nghiệp, Giám đốc (người đại diện theo pháp luật) và bộ phận kế toán có mối quan hệ cộng sinh mật thiết. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, đây là mối quan hệ chịu ràng buộc bởi trách nhiệm đơn phương rất nặng nề đối với người đứng đầu. Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp hiện nay vẫn giữ tư duy rằng mình không có chuyên môn kế toán nên khi có sai phạm xảy ra, nhân viên kế toán sẽ là người chịu trách nhiệm chính. Đây là một quan niệm sai lầm nghiêm trọng dẫn đến những hệ lụy pháp lý khôn lường, từ xử phạt hành chính đến truy cứu trách nhiệm hình sự. Rủi ro pháp lý khi kế toán làm sai nhưng giám đốc vẫn phải chịu trách nhiệm.
Trách nhiệm và vai trò của Giám đốc theo quy định của pháp luật hiện hành
Để hiểu rõ rủi ro, trước hết cần nhìn nhận vị thế của Giám đốc dưới lăng kính của Luật Kế toán và Luật Doanh nghiệp. Pháp luật không xem xét việc Giám đốc có am hiểu nghiệp vụ hạch toán hay không, mà xem xét dựa trên nghĩa vụ quản lý và quyền hạn của người đứng đầu.
Theo quy định tại Điều 50 Luật Kế toán 2015, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán và bố trí người làm kế toán đủ năng lực. Điều này có nghĩa là nếu Giám đốc tuyển dụng nhân sự không đủ trình độ dẫn đến sai phạm, đó được coi là lỗi trong việc tổ chức cán bộ. Pháp luật mặc định rằng mọi thông tin, số liệu tài chính phát sinh từ doanh nghiệp phải được người đứng đầu kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính trung thực, đầy đủ.
Mọi báo cáo tài chính, tờ khai thuế và chứng từ chi tiêu quan trọng đều bắt buộc phải có chữ ký của Giám đốc và đóng dấu pháp nhân. Về mặt pháp lý, chữ ký này không đơn thuần là thủ tục hành chính mà là sự xác nhận cao nhất của doanh nghiệp trước pháp luật. Khi Giám đốc đã ký vào hồ sơ, đồng nghĩa với việc họ đã chấp nhận mọi nội dung bên trong là đúng đắn. Do đó, khi cơ quan chức năng phát hiện sai phạm, Giám đốc không thể lập luận rằng mình “ký nhưng không đọc” hoặc “tin tưởng tuyệt đối vào cấp dưới”.
Rủi ro pháp lý khi kế toán làm sai nhưng giám đốc vẫn phải chịu trách nhiệm
Khi kế toán xảy ra sai sót, dù là vô tình do năng lực yếu kém hay cố ý trục lợi, hệ lụy pháp lý sẽ đổ dồn lên vai người đại diện theo pháp luật thông qua ba nhóm rủi ro chính.
Rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính và thuế
Đây là nhóm rủi ro phổ biến nhất mà hầu hết các doanh nghiệp đều gặp phải. Các hành vi như chậm nộp tờ khai, hạch toán sai tài khoản, làm mất chứng từ gốc hoặc kê khai thiếu thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ dẫn đến các quyết định xử phạt hành chính từ cơ quan Thuế. Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp với lãi suất cao và bị phạt tiền từ 1 đến 3 lần số thuế trốn. Giám đốc là người chịu trách nhiệm điều hành phải đứng ra giải trình và thực hiện nghĩa vụ nộp phạt thay cho pháp nhân.
Rủi ro truy cứu trách nhiệm hình sự về tội trốn thuế
Ranh giới giữa sai sót hành chính và tội phạm hình sự rất mong manh, thường được xác định dựa trên số tiền thất thoát ngân sách. Theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015, nếu hành vi trốn thuế có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên, cơ quan chức năng có thể khởi tố vụ án. Trong các vụ án này, Giám đốc thường bị truy tố với vai trò chủ mưu hoặc người thực hành đắc lực. Ngay cả khi kế toán là người trực tiếp thực hiện việc “chế biến” số liệu, Giám đốc vẫn khó tránh khỏi liên đới vì là người phê duyệt các khoản chi ngoài sổ sách hoặc các hợp đồng khống.
Trách nhiệm bồi thường thiệt hại dân sự đối với bên thứ ba
Nếu sai phạm kế toán dẫn đến việc báo cáo tài chính bị sai lệch, gây thiệt hại cho các cổ đông, nhà đầu tư hoặc đối tác kinh doanh, Giám đốc có thể bị kiện ra tòa dân sự. Theo Luật Doanh nghiệp, nếu người quản lý không thực hiện đúng nghĩa vụ trung thực và cẩn trọng, gây thiệt hại cho công ty thì phải chịu trách nhiệm cá nhân bồi thường cho những thiệt hại đó. Đây là rủi ro có thể đánh thẳng vào tài sản riêng của người đứng đầu doanh nghiệp.
Nguyên nhân dẫn đến việc Giám đốc bị liên đới trách nhiệm
Tại sao pháp luật lại quy trách nhiệm cho Giám đốc ngay cả khi họ không trực tiếp thực hiện hành vi sai trái? Điều này xuất phát từ những nguyên lý quản trị và pháp lý căn bản.
Lỗi thiếu kiểm tra và giám sát thường xuyên: Pháp luật quy định Giám đốc có quyền yêu cầu bộ phận kế toán cung cấp hồ sơ, giải trình số liệu bất cứ lúc nào. Nếu một sai phạm kéo dài nhiều năm mà Giám đốc không phát hiện ra, cơ quan điều tra sẽ kết luận đây là sự buông lỏng quản lý nghiêm trọng. Việc quá tin tưởng vào một cá nhân kế toán trưởng mà không có cơ chế đối soát chéo chính là nguồn cơn của mọi rủi ro pháp lý sau này.
Sự nhầm lẫn giữa lợi ích cá nhân và lợi ích doanh nghiệp: Trong nhiều trường hợp, Giám đốc chỉ đạo kế toán thực hiện các thủ thuật “lách thuế” để tăng lợi nhuận cho công ty hoặc rút tiền cho mục đích cá nhân. Khi đó, kế toán chỉ đóng vai trò là công cụ thực hiện. Lúc này, mọi trách nhiệm pháp lý sẽ tập trung hoàn toàn vào người ra lệnh là Giám đốc. Ngay cả khi không có chỉ đạo trực tiếp, việc Giám đốc hưởng lợi từ các con số “đẹp” trên báo cáo cũng là căn cứ để cơ quan chức năng xác định trách nhiệm liên đới.
Giải pháp quản trị rủi ro bền vững cho người đứng đầu doanh nghiệp
Để bảo vệ bản thân trước những rủi ro pháp lý từ bộ phận kế toán, Giám đốc cần thiết lập một hệ thống phòng thủ vững chắc dựa trên sự minh bạch và kiểm soát.
Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đa tầng: Giám đốc không nên để một cá nhân nắm giữ toàn bộ quy trình tài chính. Việc tách biệt nhiệm vụ giữa thủ quỹ và kế toán, giữa người lập lệnh chi và người phê duyệt là vô cùng quan trọng. Bên cạnh đó, việc thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ cái kế toán sẽ giúp lãnh đạo phát hiện sớm các dòng tiền bất thường trước khi chúng trở thành sai phạm lớn.
Sử dụng dịch vụ kiểm toán và tư vấn thuế độc lập: Thay vì đợi đến khi cơ quan thuế xuống thanh tra mới bắt đầu rà soát, doanh nghiệp nên chủ động thuê các đơn vị kiểm toán độc lập hàng năm. Những chuyên gia này sẽ có cái nhìn khách quan, giúp phát hiện các rủi ro tiềm ẩn mà kế toán nội bộ có thể bỏ qua hoặc cố tình che giấu. Đây là cách rẻ nhất để “mua” sự an toàn pháp lý cho Giám đốc.
Nâng cao năng lực quản trị tài chính cho lãnh đạo: Giám đốc không cần phải là một kế toán viên chuyên nghiệp, nhưng bắt buộc phải hiểu các nguyên tắc cơ bản về thuế, hóa đơn hợp lệ và các dấu hiệu của một báo cáo tài chính lành mạnh. Việc nắm vững kiến thức pháp luật cơ bản giúp lãnh đạo có thể đặt ra những câu hỏi phản biện sắc bén đối với bộ phận kế toán, từ đó tạo ra áp lực tuân thủ trong toàn bộ doanh nghiệp.
Tóm lại, rủi ro pháp lý khi kế toán làm sai là một thực tế khốc liệt mà bất kỳ Giám đốc nào cũng phải đối mặt. Sự thấu đáo trong quản lý, minh bạch trong tài chính và thượng tôn pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tồn tại mà còn là lá chắn an toàn nhất cho sự nghiệp và uy tín của chính người lãnh đạo.
Giám đốc không cần phải là một kế toán viên chuyên nghiệp, nhưng bắt buộc phải hiểu các nguyên tắc cơ bản về thuế, hóa đơn hợp lệ và các dấu hiệu của một báo cáo tài chính lành mạnh. Việc nắm vững kiến thức pháp luật cơ bản giúp lãnh đạo có thể đặt ra những câu hỏi phản biện sắc bén đối với bộ phận kế toán, từ đó tạo ra áp lực tuân thủ trong toàn bộ doanh nghiệp.
Trong kỷ nguyên quản trị minh bạch, ranh giới giữa một doanh nhân thành đạt và một người vướng vòng lao lý đôi khi chỉ nằm ở một chữ ký thiếu sự kiểm soát. Sai phạm của kế toán có thể bắt nguồn từ sự vô ý, nhưng hậu quả mà Giám đốc phải gánh chịu luôn là hữu hình và khốc liệt. Việc chủ động trang bị kiến thức pháp lý không còn là lựa chọn, mà là yêu cầu bắt buộc để bảo vệ uy tín, tài sản và sự tự do của chính người lãnh đạo.
Thấu hiểu những nỗi lo và rào cản về mặt chuyên môn của các cấp quản lý, Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty của Pháp chế ICA, khoá học dành riêng cho nhân sự kế toán công ty và những người quản lý cấp cao. Khóa học không dạy bạn cách hạch toán nợ – có, mà trang bị cho bạn “nhãn quan pháp lý”
Đầu tư vào kiến thức pháp chế kế toán chính là khoản đầu tư thông minh nhất để xây dựng một doanh nghiệp thịnh vượng trên nền tảng an toàn pháp lý tuyệt đối. Đừng đợi đến khi nhận được biên bản xử phạt mới đi tìm giải pháp, hãy trở thành người thuyền trưởng thông thái, nắm chắc tay lái để đưa con thuyền doanh nghiệp vượt qua mọi con sóng dữ của thị trường.
Mời bạn xem thêm:
