Sơ đồ bài viết
rước khi bàn giao hồ sơ pháp lý nội bộ hoặc với bên ngoài – như bên mua, cơ quan kiểm tra, kiểm toán – việc rà soát kỹ càng là bước không thể thiếu. Hồ sơ pháp lý nếu thiếu sót có thể dẫn đến nguy cơ vi phạm pháp luật, tranh chấp hoặc thiệt hại cho doanh nghiệp. Dưới đây là 5 bước rà soát hồ sơ pháp lý trước khi bàn giao hành chính, pháp chế và kế toán cần làm để đảm bảo quy trình bàn giao đàng hoàng, tuân thủ pháp luật.
5 bước rà soát hồ sơ pháp lý trước khi bàn giao
Bước 1: Lập danh sách toàn bộ hồ sơ pháp lý cần bàn giao
Đây là bước đầu tiên nhưng đóng vai trò nền tảng. Trước khi bắt tay vào kiểm tra từng tài liệu cụ thể, người bàn giao cần liệt kê toàn bộ danh mục hồ sơ pháp lý mà mình đang phụ trách.
Danh mục này có thể bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ, thuê mặt bằng, bảo trì, đại lý, phân phối…
- Hồ sơ nội bộ: Quy chế lương thưởng, quyết định bổ nhiệm, biên bản họp nội bộ, thông báo hành chính.
- Văn bản làm việc với cơ quan nhà nước: Biên bản thanh tra, công văn giải trình, thông báo xử phạt (nếu có).
- Giấy phép và giấy tờ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký mã số thuế, giấy phép con.
- Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm (nếu được phân công): Hợp đồng lao động, hồ sơ BHXH, quyết định tăng/giảm lao động.
Việc liệt kê đầy đủ giúp người bàn giao và người nhận bàn giao có cái nhìn tổng thể, tránh bỏ sót hồ sơ quan trọng. Đồng thời, danh sách này sẽ được đính kèm trong biên bản bàn giao để làm căn cứ đối chiếu sau này.
Bước 2: Kiểm tra tính pháp lý và hiệu lực của hồ sơ
Sau khi có danh sách, bước tiếp theo là rà soát tình trạng pháp lý của từng hồ sơ.
Những điểm cần kiểm tra:
- Hợp đồng còn hiệu lực không? Đã thanh lý hay chưa? Có phụ lục sửa đổi nào kèm theo không?
- Biên bản có đầy đủ chữ ký, dấu, ngày tháng? Có trường hợp nào ký nháy nhưng chưa hoàn thiện không?
- Giấy phép có thời hạn không? Nếu có, còn hiệu lực đến bao giờ? Có đang bị thu hồi hay hết giá trị pháp lý không?
- Văn bản có hợp lệ không? Có đúng mẫu biểu, thể thức văn bản theo quy định nhà nước không?
Đây là bước giúp sàng lọc những hồ sơ đã hết hiệu lực, bị thiếu chữ ký hoặc không hợp lệ, từ đó có phương án xử lý bổ sung hoặc lưu riêng để tránh sử dụng sai sau khi bàn giao.
Bước 3: Đối chiếu bản gốc và bản sao/scan
Trong doanh nghiệp, đặc biệt là SME, rất nhiều hồ sơ được lưu cả dạng bản giấy và bản số hóa (PDF, ảnh scan,…). Để tránh trường hợp bản số hóa bị sửa đổi hoặc không khớp với bản gốc, cần tiến hành đối chiếu.
Một số lưu ý:
- Ưu tiên rà soát các hợp đồng, quyết định, giấy phép quan trọng.
- Kiểm tra xem bản gốc có đầy đủ chữ ký, dấu mộc đỏ. Nếu bản sao khác biệt cần ghi chú rõ.
- Với các hồ sơ chỉ có bản scan, cần chú thích rõ lý do không có bản gốc và xác nhận tình trạng.
Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo tính xác thực và pháp lý của tài liệu, giúp người nhận bàn giao không gặp rủi ro khi sử dụng tài liệu sau này.
Bước 4: Chuẩn hóa hình thức lưu trữ hồ sơ
Một hệ thống hồ sơ pháp lý tốt không chỉ đầy đủ mà còn phải dễ tra cứu, dễ kiểm soát. Do đó, trước khi bàn giao, người thực hiện cần chuẩn hóa việc lưu trữ.
Gợi ý cách lưu trữ:
- Phân loại theo nhóm: Hợp đồng – Nhân sự – Giấy phép – Công văn nhà nước – Văn bản nội bộ.
- Đánh mã số hồ sơ: Ví dụ, HD/2025/03 là hợp đồng tháng 3 năm 2025.
- Tách riêng các tài liệu đã hết hiệu lực hoặc chờ thanh lý.
- Ghi rõ vị trí lưu trữ: Tủ hồ sơ giấy nào, thư mục Google Drive nào (nếu dùng file mềm).
Việc chuẩn hóa sẽ giúp người tiếp nhận bàn giao dễ tiếp cận, doanh nghiệp dễ kiểm tra khi cần đối chiếu hoặc kiểm toán.
Bước 5: Lập biên bản bàn giao chi tiết, có chữ ký xác nhận
Sau khi hoàn tất các bước rà soát trên, bước cuối cùng là lập biên bản bàn giao hồ sơ pháp lý. Biên bản này là tài liệu quan trọng để xác nhận trách nhiệm giữa hai bên.
Biên bản nên bao gồm:
- Danh sách các nhóm hồ sơ đã bàn giao (có thể đính kèm file hoặc bản in danh mục).
- Ghi chú tình trạng hồ sơ: Đầy đủ/thiếu/bản sao/bản gốc.
- Các lưu ý đặc biệt: Hồ sơ đang xử lý, đang thanh lý, cần cập nhật…
- Ký xác nhận giữa người bàn giao, người nhận và người giám sát (nếu có).
Đừng quên lưu bản mềm và bản in của biên bản bàn giao vào hệ thống để có thể truy xuất sau này nếu xảy ra tranh chấp hoặc cần kiểm tra lại trách nhiệm.
Vì sao phải thực hiện đầy đủ 5 bước rà soát hồ sơ pháp lý trước khi bàn giao?
Việc bỏ qua hoặc làm qua loa bước rà soát có thể dẫn đến những hệ quả pháp lý như:
- Hồ sơ quan trọng bị thất lạc, dẫn đến khó khăn khi làm việc với đối tác hoặc cơ quan nhà nước.
- Người mới nhận công việc không đủ căn cứ xử lý, gây đình trệ công việc.
- Tranh chấp nội bộ về trách nhiệm giữa người cũ và người mới.
- Sai sót trong báo cáo thuế, nhân sự, BHXH… do thiếu tài liệu gốc.
Do đó, thực hiện đúng và đủ 5 bước rà soát hồ sơ pháp lý trước khi bàn giao không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, mà còn bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân trong bộ máy hành chính – kế toán.
Việc thực hiện đúng 5 bước rà soát hồ sơ pháp lý trước khi bàn giao không đơn thuần là tuân thủ quy trình mà còn là bảo vệ doanh nghiệp khỏi sai sót pháp lý. Nhân sự hành chính, kế toán, pháp chế cần làm việc tỉ mỉ, đúng chuẩn để tránh hậu quả như hợp đồng vô hiệu, tranh chấp pháp lý sau bàn giao, hoặc trách nhiệm cá nhân bị truy cứu.
Nếu bạn là nhân sự hành chính – kế toán – nhân sự kiêm pháp chế tại SME, việc nắm rõ pháp luật và kỹ năng quản lý hồ sơ là ưu tiên hàng đầu. Khóa học “Pháp luật cho kế toán – hành chính – nhân sự kiêm nhiệm pháp chế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ” của Pháp chế ICa sẽ cung cấp kiến thức thực tiễn để bạn:
- Hiểu luật và làm đúng từ từng bước nhỏ.
- Thực hành kiểm tra hồ sơ pháp lý bài bản.
- Tự tin phòng tránh rủi ro hiệu quả.
Xem chi tiết khóa học tại đây: https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: