Sơ đồ bài viết
Từ ngày 01/06/2025, quy định về đăng ký sử dụng chứng từ điện tử có nhiều thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân cần nắm rõ để tuân thủ đúng quy định pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn cập nhật đầy đủ các nội dung liên quan đến thủ tục đăng ký, đối tượng áp dụng, lộ trình thực hiện cũng như các lưu ý quan trọng theo quy định mới nhất. Vậy quy định về đăng ký sử dụng chứng từ điện tử có gì mới? Cùng tìm hiểu ngay với Học viện đào tạo pháp chế ICA nhé!
Quy định về đăng ký sử dụng chứng từ điện tử từ 01/06/2025?
Căn cứ theo nội dung tại Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 21 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về đăng ký sử dụng chứng từ điện tử như sau:
(1) Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thực hiện khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số, hoặc thu các khoản thuế, phí, lệ phí – trước khi sử dụng chứng từ điện tử theo khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP – cần thực hiện đăng ký qua một trong các kênh sau:
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế,
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan, hoặc
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Đối với trường hợp tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử hoặc đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ (theo khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thì được lựa chọn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử qua:
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế; hoặc
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác, không phải trả tiền dịch vụ.
- Nội dung đăng ký sử dụng chứng từ điện tử thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT tại Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc Hải quan sẽ gửi thông báo tiếp nhận đăng ký theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục 1B trong các trường hợp:
- Nếu đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; hoặc
- Nếu đăng ký trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử, thì thông báo sẽ được gửi về địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
(2) Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký. Thông báo được gửi:
- Qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; và
- Trực tiếp đến tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế hoặc tổ chức thu các khoản phí, lệ phí.
(3) Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp thuận việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, các tổ chức, cá nhân nêu tại mục (1) phải ngừng sử dụng chứng từ điện tử theo quy định cũ, đồng thời tiến hành tiêu hủy chứng từ giấy còn tồn (nếu có) theo đúng quy định pháp luật.
(4) Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế hoặc tổ chức thu các khoản phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin và gửi lại qua:
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan; hoặc
- Qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Thông tin thay đổi thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Sau khi tiếp nhận, cơ quan quản lý thuế sẽ xử lý đăng ký thay đổi theo quy định tại mục (2).
Tải về mẫu tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ điện tử
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện gì?
Theo nội dung quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Đây là hình thức lưu trữ sử dụng công nghệ thông tin nhằm bảo đảm tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu trong suốt thời gian lưu giữ.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và được quyền chủ động lựa chọn phương pháp, hình thức bảo quản sao cho phù hợp với đặc thù hoạt động cũng như năng lực ứng dụng công nghệ của đơn vị mình. Việc lựa chọn này có thể bao gồm lưu trữ trên máy chủ nội bộ, sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây, phần mềm quản lý hóa đơn điện tử được cấp phép hoặc hệ thống lưu trữ tích hợp với phần mềm kế toán.
Một yêu cầu bắt buộc theo quy định là hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải luôn sẵn sàng để in ra giấy hoặc truy xuất, tra cứu kịp thời khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc phục vụ cho mục đích kiểm tra, đối chiếu thông tin trong quá trình quản lý thuế, kế toán.
Việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cũng phải tuân thủ các nguyên tắc chung về lưu trữ chứng từ kế toán, bao gồm việc đảm bảo thông tin không bị thay đổi, không bị sai lệch, đầy đủ và chính xác trong suốt thời gian lưu giữ. Đồng thời, thời hạn lưu trữ phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về kế toán hiện hành.
Lưu ý rằng, từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực, sửa đổi, bổ sung một số nội dung liên quan đến hóa đơn, chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Do đó, các tổ chức, cá nhân cần chủ động rà soát và điều chỉnh phương thức lưu trữ hiện tại để bảo đảm tuân thủ đúng quy định pháp luật mới.
Mời bạn xem thêm: