Sơ đồ bài viết
Bước sang đầu năm 2026, công tác chuẩn bị số liệu cho kỳ báo cáo tài chính đang bước vào giai đoạn nước rút. Để tránh rủi ro bị truy thu và phạt chậm nộp, việc nắm vững quy định mới về chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN là yêu cầu sống còn đối với mọi kế toán doanh nghiệp hiện nay.
Đặc biệt, sự ra đời của Nghị định 320/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 15/12/2025) đã thay thế nhiều quy định cũ, đặt ra những tiêu chuẩn khắt khe hơn về chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt. Bài viết này của Pháp chế ICA sẽ tổng hợp chi tiết những thay đổi cốt lõi nhất mà bạn buộc phải biết để bảo vệ chi phí hợp lý cho doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý mới về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Để thực hiện đúng việc xác định thu nhập chịu thuế, kế toán cần bám sát các văn bản pháp lý có hiệu lực hiện hành tại thời điểm năm tài chính 2026:
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (và các Luật sửa đổi, bổ sung).
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP của Chính phủ (Ban hành ngày 15/12/2025).
- Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP: Đây là điều khoản xương sống, quy định chi tiết danh mục các khoản chi được trừ và các điều kiện ràng buộc đi kèm.
Vai trò của kế toán lúc này không chỉ là hạch toán đúng sổ sách mà còn phải đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ theo “luật chơi mới”.
Điều kiện chung để khoản chi được trừ khi quyết toán thuế TNDN
Theo quy định mới, để một khoản chi được coi là chi phí được trừ, doanh nghiệp phải đáp ứng đủ 03 điều kiện kiên quyết sau:
Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh
Nguyên tắc cốt lõi vẫn là “liên quan trực tiếp”. Doanh nghiệp không được đưa các khoản chi mang tính chất tiêu dùng cá nhân của chủ doanh nghiệp hoặc các khoản chi không phục vụ mục đích tạo ra doanh thu vào chi phí. Kế toán có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ (kế hoạch kinh doanh, định mức tiêu hao…) để chứng minh sự liên quan này khi có thanh tra.
Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Hóa đơn, chứng từ phải tuân thủ đúng pháp luật về kế toán và thuế (Hóa đơn điện tử, hợp đồng, biên bản bàn giao…). Đối với các trường hợp mua hàng hóa đặc thù không có hóa đơn, doanh nghiệp bắt buộc phải lập Bảng kê theo mẫu quy định (sẽ phân tích kỹ ở phần V).
Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 05 triệu đồng trở lên
Lưu ý đặc biệt: Đây là thay đổi lớn nhất tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Trước đây ngưỡng thanh toán là 20 triệu đồng, nay đã giảm xuống còn 05 triệu đồng. Điều này đồng nghĩa, với mọi hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp buộc phải thanh toán qua ngân hàng (hoặc các hình thức không dùng tiền mặt khác). Nếu thanh toán bằng tiền mặt, khoản chi đó sẽ bị loại hoàn toàn.
Điểm mới đáng chú ý: Chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D) được trừ đến 200%
Nhằm thúc đẩy đổi mới sáng tạo, Nghị định 320 mang đến ưu đãi chưa từng có cho hoạt động R&D.
Quy định chi phí R&D được trừ tối đa 200%
Thay vì chỉ được trừ 100% giá trị thực chi như trước, nay doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tối đa lên đến 200% đối với các khoản chi thực tế cho hoạt động nghiên cứu và phát triển. Tuy nhiên, các khoản chi này không được bao gồm các mục chi bị cấm tại Điều 10 của Nghị định.
Điều kiện áp dụng mức chi bổ sung
Để hưởng ưu đãi này, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Việc áp dụng mức chi bổ sung không được làm phát sinh lỗ hoặc làm tăng số lỗ của doanh nghiệp trong kỳ tính thuế.
- Chi phí R&D phải được xác định rõ ràng, tách bạch theo quy định của pháp luật về khoa học và công nghệ.
Ý nghĩa thực tiễn đối với doanh nghiệp
Đây là cơ hội vàng để doanh nghiệp giảm nghĩa vụ thuế thông qua việc đầu tư công nghệ. Kế toán cần phối hợp với bộ phận kỹ thuật để tập hợp, phân loại chứng từ R&D một cách chính xác để tận dụng ưu đãi này.
Quy định chi tiết về chứng từ với các trường hợp mua hàng đặc thù
Mua hàng từ cá nhân, hộ gia đình không kinh doanh
Áp dụng cho các mặt hàng: Nông, lâm, thủy sản chưa qua chế biến; sản phẩm thủ công làm bằng tay; đất, đá, cát, sỏi; phế liệu; tài sản cá nhân bán lại…
Mua hàng của hộ, cá nhân kinh doanh dưới ngưỡng chịu thuế GTGT
Trong cả hai trường hợp trên, để được tính chi phí được trừ, doanh nghiệp phải:
- Lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ.
- Người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác.
- Quan trọng: Nếu tổng giá trị mua hàng trong ngày từ 05 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho cá nhân đó.
Quy định mới về thanh toán không dùng tiền mặt – Kế toán cần đặc biệt lưu ý
Với việc hạ ngưỡng thanh toán xuống 05 triệu đồng, rủi ro bị loại chi phí tăng lên rất cao.
Trường hợp mua nhiều lần trong ngày vượt 05 triệu đồng
Nếu trong cùng một ngày, mua hàng của cùng một nhà cung cấp chia làm nhiều hóa đơn, mỗi hóa đơn dưới 5 triệu nhưng tổng cộng trên 5 triệu đồng, thì tất cả các hóa đơn đó đều phải thanh toán qua ngân hàng. Việc chia nhỏ hóa đơn để né quy định sẽ bị cơ quan thuế cộng gộp và loại chi phí.
Trường hợp người lao động mua hộ doanh nghiệp
Để chi phí mua hàng do nhân viên trả hộ (bằng thẻ cá nhân hoặc tiền mặt > 5 triệu) được chấp nhận, doanh nghiệp cần:
- Có quy chế tài chính hoặc văn bản ủy quyền cho cá nhân thanh toán hộ.
- Doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân qua hình thức chuyển khoản ngân hàng.
Trường hợp chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí
Doanh nghiệp vẫn được tạm tính chi phí được trừ. Tuy nhiên, đến khi thanh toán thực tế, nếu doanh nghiệp trả bằng tiền mặt (với khoản > 5 triệu), kế toán phải thực hiện điều chỉnh giảm chi phí được trừ trong kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán tiền mặt.
Các khoản chi đặc thù được trừ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Chi cho giáo dục – đào tạo – phát triển nguồn nhân lực
Bao gồm chi phí đào tạo nghề, tay nghề, bồi dưỡng nghiệp vụ. Điều kiện là các khoản chi này phải được quy định cụ thể trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính.
Chi cho quốc phòng, an ninh, tổ chức chính trị – xã hội
Các khoản chi hỗ trợ hoạt động của tổ chức Đảng, công đoàn, dân quân tự vệ… trong doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ chứng từ chi hợp pháp.
Các khoản tài trợ được trừ
Danh mục tài trợ được mở rộng và khuyến khích hơn, bao gồm:
- Tài trợ giáo dục, y tế, khắc phục hậu quả thiên tai.
- Tài trợ làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa.
- Mới: Tài trợ cho nghiên cứu khoa học, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số theo chương trình của Nhà nước.
- Yêu cầu: Phải có Biên bản xác nhận tài trợ theo mẫu quy định.
Chi phí tổn thất, hủy hàng, hủy tài sản – Quy định mới cần nắm
Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng
Phần giá trị tổn thất không được bồi thường (bởi bảo hiểm hoặc tổ chức/cá nhân gây ra) sẽ được tính vào chi phí. Kế toán cần biên bản kiểm kê, hồ sơ xác định mức độ thiệt hại và chứng từ bồi thường (nếu có).
Chi phí hủy hàng tồn kho
Đối với hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng, không còn phẩm chất: Doanh nghiệp được tính vào chi phí giá trị hàng hủy. Hồ sơ bắt buộc: Biên bản kiểm kê, Quyết định lập hội đồng hủy, Biên bản hủy hàng.
Chi phí hủy tài sản, phế liệu
Quy định rõ ràng hơn về trách nhiệm giải trình khi thanh tra thuế đối với giá trị còn lại của tài sản cố định khi thanh lý, nhượng bán hoặc hủy bỏ.
Các khoản chi phát sinh trước doanh thu nhưng vẫn được trừ
Nghị định 320/2025/NĐ-CP bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp trong giai đoạn đầu tư:
- Chi phí tham gia đấu thầu (kể cả không trúng thầu).
- Chi phí nghiên cứu thị trường, tìm kiếm cơ hội đầu tư.
- Chi phí marketing, quảng cáo trước khi bán hàng.
- Tiền thuê đất, cơ sở hạ tầng trong giai đoạn xây dựng cơ bản.
Các khoản chi mới gắn với xu hướng phát triển bền vững
Cập nhật xu hướng xanh hóa kinh tế năm 2026, các khoản chi sau được ưu tiên ghi nhận:
- Chi phí thực hiện lộ trình giảm phát thải khí nhà kính.
- Chi phí cho mục tiêu trung hòa carbon (Net Zero).
- Các khoản đóng góp vào Quỹ bảo vệ môi trường hoặc các Quỹ xã hội theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
Những rủi ro kế toán thường gặp khi áp dụng quy định mới
Dù quy định đã rõ ràng, kế toán vẫn thường mắc lỗi:
- Thiếu chứng từ: Mua hàng của dân nhưng quên lập Bảng kê hoặc Bảng kê thiếu chữ ký.
- Sai hình thức thanh toán: Vẫn giữ thói quen thanh toán tiền mặt cho hóa đơn từ 5-20 triệu đồng (theo luật cũ).
- Thiếu quy chế: Chi phúc lợi, chi thưởng nhưng không ghi trong Quy chế tài chính/Hợp đồng lao động.
Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã đặt ra một “luật chơi” chặt chẽ hơn, đặc biệt là việc siết chặt dòng tiền mặt và khuyến khích đầu tư cho công nghệ, môi trường. Để bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro bị truy thu thuế, kế toán cần chủ động rà soát toàn bộ hệ thống chứng từ, chuẩn hóa quy trình thanh toán ngay từ bây giờ.
Hiểu luật là chưa đủ, vận dụng đúng luật vào từng tình huống thực tế mới là chìa khóa thành công của người làm kế toán.
Bạn lo lắng về những rủi ro tiềm ẩn trong kỳ quyết toán thuế 2026? Bạn muốn nắm vững cách giải trình chi phí R&D, chi phí thanh toán tiền mặt sao cho hợp lý?
Hãy tham gia ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty của chúng tôi.
- Cập nhật: Phân tích sâu Nghị định 320/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn mới nhất.
- Thực chiến: Hướng dẫn xây dựng hồ sơ giải trình chi phí, tối ưu thuế TNDN hợp pháp.
- An toàn: Giúp doanh nghiệp vượt qua kỳ thanh tra thuế nhẹ nhàng.
Mời bạn xem thêm:
