Sơ đồ bài viết
Phát sinh lập hóa đơn cho nhiều chuyến vận tải có được sử dụng bảng kê kèm theo không? Đây là vấn đề được nhiều doanh nghiệp vận tải quan tâm khi thực hiện lập hóa đơn theo quy định mới. Theo hướng dẫn trong một số trường hợp đặc thù như vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng dài hạn hoặc nhiều chuyến trong cùng một thời điểm, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn kèm theo bảng kê. Bài viết dưới đây của Pháp chế ICA sẽ làm rõ các điều kiện, cách lập và lưu ý thực tế khi sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn trong hoạt động vận tải.
Phát sinh lập hóa đơn cho nhiều chuyến vận tải có được sử dụng bảng kê kèm theo không?
Theo hướng dẫn tại Công văn số 10500/CCTKV.XVI-QLND1 năm 2025 và căn cứ điểm b khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), trường hợp doanh nghiệp kinh doanh vận tải phát sinh nhiều chuyến trong ngày và đáp ứng đủ điều kiện theo quy định thì được phép lập bảng kê kèm theo hóa đơn.
Cụ thể, hóa đơn trong trường hợp này phải ghi rõ dòng chữ: “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm…”. Bảng kê cần đảm bảo đầy đủ các nội dung như:
- Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán;
- Tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; đơn giá; thành tiền;
- Ngày lập, tên và chữ ký của người lập bảng kê;
- Đối với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: bảng kê phải có thêm tiêu thức “thuế suất” và “tiền thuế GTGT”;
- Tổng số tiền trên bảng kê phải khớp đúng với số tiền ghi trên hóa đơn điện tử.
Hàng hóa, dịch vụ ghi trong bảng kê phải được sắp xếp theo thứ tự bán hàng trong ngày, đồng thời bảng kê cũng phải ghi rõ: “kèm theo hóa đơn số…, ngày… tháng… năm…”.
Như vậy, doanh nghiệp vận tải có thể sử dụng bảng kê đính kèm khi lập một hóa đơn cho nhiều chuyến trong ngày, miễn là tuân thủ đúng định dạng và nội dung theo quy định pháp luật. Việc này giúp đơn giản hóa thủ tục nhưng vẫn đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ thuế.
Định dạng hóa đơn điện tử gồm các thành phần nào?
Định dạng hóa đơn điện tử gồm các thành phần nào? Đây là nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm khi triển khai hóa đơn điện tử đúng chuẩn kỹ thuật. Theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng hóa đơn điện tử được thiết lập dưới dạng tệp dữ liệu XML và bao gồm hai thành phần chính:
- Thành phần dữ liệu nghiệp vụ: Chứa các thông tin về nội dung hóa đơn như: tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thuế suất, thông tin người bán – người mua,…
- Thành phần dữ liệu chữ ký số: Dùng để đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và giá trị pháp lý của hóa đơn.
Riêng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, sẽ có thêm thành phần thứ ba là: Thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế – bao gồm mã xác thực và thông tin thời gian cấp mã.
Như vậy, một hóa đơn điện tử hợp lệ về mặt định dạng phải đảm bảo có đầy đủ 2 hoặc 3 thành phần tùy theo loại hóa đơn, để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa xin cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh có được không?
Theo khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức không hoạt động kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thì được phép xin cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh. Trong trường hợp này, loại hóa đơn được cấp là hóa đơn bán hàng và chỉ áp dụng cho từng giao dịch cụ thể.
Việc cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh giúp tổ chức không kinh doanh đáp ứng yêu cầu về chứng từ hợp pháp để giao cho người mua, đồng thời thực hiện đúng nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định pháp luật.
Như vậy, nếu đơn vị không có hoạt động kinh doanh thường xuyên nhưng phát sinh một hoặc vài giao dịch bán tài sản, hàng hóa, dịch vụ,… thì hoàn toàn có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo quy trình riêng cho từng lần phát sinh.
Mời bạn xem thêm: