Sơ đồ bài viết
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của pháp luật, bộ phận pháp chế (Legal Department) không còn đơn thuần là nơi “đóng dấu” văn bản. Phạm vi công việc pháp chế hiện nay đã mở rộng đáng kể, trở thành “hàng rào bảo vệ” chiến lược, giúp doanh nghiệp vận hành an toàn và phát triển bền vững. Vậy cụ thể một nhân viên pháp chế phải làm những gì? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các đầu mục công việc cốt lõi của vị trí này.
Giới thiệu chung về phạm vi công việc pháp chế
Phạm vi công việc pháp chế là tập hợp các nhiệm vụ, trách nhiệm liên quan đến pháp luật mà bộ phận pháp chế hoặc chuyên viên pháp lý phải thực hiện để đảm bảo mọi hoạt động của công ty tuân thủ đúng quy định Nhà nước và Điều lệ công ty.
Vai trò của pháp chế không chỉ dừng lại ở việc xử lý sự cố (tranh chấp, kiện tụng) mà quan trọng hơn là phòng ngừa rủi ro. Một đội ngũ pháp chế mạnh sẽ giúp Ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt, tránh được các án phạt hành chính và xây dựng uy tín vững chắc trên thị trường.
Chi tiết phạm vi công việc pháp chế
Tùy vào quy mô công ty, công việc có thể thay đổi, nhưng nhìn chung phạm vi công việc pháp chế doanh nghiệp bao gồm 6 nhóm nhiệm vụ trọng tâm sau:
Tư vấn pháp luật cho Ban lãnh đạo và các phòng ban
Đây là nhiệm vụ thường xuyên và quan trọng nhất:
- Cố vấn chiến lược: Tham mưu cho Hội đồng quản trị (HĐQT) và Ban Giám đốc về khía cạnh pháp lý của các chiến lược kinh doanh, mô hình quản trị và hướng đi mới của doanh nghiệp.
- Tư vấn đa lĩnh vực: Giải đáp thắc mắc và đưa ra ý kiến pháp lý (Legal Opinion) cho các vấn đề phát sinh hàng ngày thuộc các mảng: Lao động (hợp đồng, kỷ luật), Thuế, Đầu tư, Thương mại và Tài chính.
- Cập nhật pháp luật: Theo dõi sát sao sự thay đổi của các văn bản luật, nghị định, thông tư mới ban hành để kịp thời cảnh báo và phổ biến cho các bộ phận liên quan.
Xây dựng và quản lý hệ thống chính sách – quy chế nội bộ
Pháp chế là người kiến tạo nên “luật chơi” bên trong doanh nghiệp:
- Soạn thảo và ban hành: Chịu trách nhiệm biên soạn các quy chế quản trị, quy trình vận hành (như Quy chế tài chính, Nội quy lao động, Quy trình mua sắm…).
- Rà soát tính tuân thủ: Đảm bảo 100% văn bản nội bộ không trái với quy định của pháp luật hiện hành và Điều lệ công ty.
- Giám sát thực thi: Phối hợp với bộ phận Kiểm soát nội bộ hoặc Nhân sự để giám sát việc tuân thủ các quy định này. Đồng thời, đề xuất sửa đổi, bổ sung khi luật pháp thay đổi hoặc quy chế không còn phù hợp với thực tế vận hành.
Soạn thảo, thẩm định và kiểm tra văn bản pháp lý
Trong phạm vi công việc pháp chế doanh nghiệp, đây là mảng tốn nhiều thời gian và đòi hỏi sự tỉ mỉ nhất:
- Soạn thảo: Xây dựng hệ thống mẫu hợp đồng (Templates), biên bản ghi nhớ (MOU), thỏa thuận bảo mật (NDA) và các phụ lục hợp đồng.
- Thẩm định (Review): Kiểm tra, rà soát các điều khoản trong hợp đồng do đối tác gửi đến hoặc do các phòng ban khác soạn thảo.
- Kiểm soát rủi ro: Phát hiện các điều khoản bất lợi, các “bẫy” câu chữ và đề xuất phương án sửa đổi để bảo vệ tối đa quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trước khi trình ký.
Quản trị rủi ro pháp lý (Compliance)
- Nhận diện rủi ro: Phân tích các hoạt động kinh doanh để chỉ ra đâu là điểm nóng pháp lý (ví dụ: rủi ro về sở hữu trí tuệ, rủi ro về dữ liệu cá nhân…).
- Phòng ngừa và xử lý: Xây dựng phương án dự phòng (Back-up plan) và trực tiếp tham gia xử lý khi rủi ro xảy ra để giảm thiểu thiệt hại.
- Hệ thống tuân thủ: Xây dựng khung kiểm soát tuân thủ (Compliance Framework) để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng “đường ray” pháp luật.
Đại diện doanh nghiệp trong tranh chấp và làm việc với cơ quan Nhà nước
- Tranh tụng và giải quyết tranh chấp: Đại diện doanh nghiệp tham gia đàm phán, hòa giải hoặc tham gia tố tụng tại Tòa án/Trọng tài thương mại khi có tranh chấp xảy ra (với khách hàng, đối tác, người lao động).
- Thủ tục hành chính: Chuẩn bị hồ sơ và trực tiếp làm việc với các cơ quan như Sở Kế hoạch và Đầu tư (thay đổi ĐKKD), Cục Thuế, Sở Lao động… để xin giấy phép, giải trình hoặc thực hiện nghĩa vụ báo cáo.
Phổ biến và đào tạo pháp luật cho nhân sự
Để giảm tải áp lực cho chính mình, pháp chế cần nâng cao nhận thức luật cho toàn công ty:
- Đào tạo nội bộ: Tổ chức các buổi workshop chia sẻ kiến thức luật cơ bản cho nhân viên kinh doanh (về hợp đồng), nhân sự (về luật lao động).
- Xây dựng văn hóa tuân thủ: Biên soạn cẩm nang pháp lý, bản tin pháp luật để xây dựng thói quen làm việc đúng luật cho toàn thể cán bộ nhân viên.
Tầm quan trọng của việc xác định rõ phạm vi công việc
Việc xác định rõ ràng phạm vi công việc pháp chế mang lại lợi ích to lớn:
- Hạn chế rủi ro: Giúp bịt kín các lỗ hổng pháp lý, tránh thất thoát tài sản và uy tín.
- Vận hành hiệu quả: Quy trình minh bạch giúp các phòng ban phối hợp nhịp nhàng, không chồng chéo trách nhiệm.
- Thu hút đầu tư: Một doanh nghiệp có hệ thống pháp lý chỉn chu, minh bạch luôn là điểm cộng lớn trong mắt các nhà đầu tư và đối tác quốc tế.
Có thể thấy, phạm vi công việc pháp chế doanh nghiệp là vô cùng rộng lớn, bao trùm từ tư vấn, soạn thảo, quản trị rủi ro đến tranh tụng. Doanh nghiệp càng phát triển, yêu cầu về sự chuyên nghiệp và chuyên môn sâu của đội ngũ pháp chế càng cao. Người làm pháp chế không chỉ cần kiến thức luật mà còn cần kỹ năng thực chiến để xử lý linh hoạt các tình huống.
Nếu bạn đang muốn xây dựng nền tảng vững chắc để đảm nhận tốt các đầu mục công việc trên, hoặc muốn nâng cao năng lực để trở thành một Trưởng phòng Pháp chế chuyên nghiệp, hãy tham khảo ngay Khóa học pháp chế doanh nghiệp của Pháp chế ICA.
Khóa học được thiết kế chuyên sâu với kiến thức thực tế, cung cấp trọn bộ biểu mẫu và kỹ năng xử lý tình huống, giúp bạn tự tin làm chủ mọi phạm vi công việc trong doanh nghiệp. Đăng ký ngay Khóa học Pháp chế Doanh nghiệp tại Pháp chế ICA để nâng tầm sự nghiệp của bạn!
Mời bạn xem thêm:
