Sơ đồ bài viết
Trong kinh doanh, ranh giới giữa lợi nhuận bền vững và khủng hoảng đôi khi chỉ cách nhau một quyết định thiếu hiểu biết. Thực tế cho thấy, những sai lầm pháp lý khiến doanh nghiệp bị phạt nặng hiện nay đa phần không xuất phát từ cố ý gian lận, mà bắt nguồn từ sự chủ quan trong quản trị, thói quen làm việc theo lối mòn hoặc lơ là cập nhật quy định mới; từ đó dẫn đến những hậu quả khôn lường như bị truy thu thuế khổng lồ, đứt gãy dòng tiền, thậm chí đối mặt với trách nhiệm hình sự – những cái giá quá đắt mà lẽ ra hoàn toàn có thể phòng ngừa được nếu doanh nghiệp chủ động nhận diện sớm các rủi ro.
Sai lầm pháp lý về Thuế – Nguyên nhân hàng đầu bị phạt nặng
Thuế luôn là “vùng đất dữ” nơi phát sinh nhiều sai phạm nhất với mức phạt tăng nặng theo thời gian.
Chậm nộp tờ khai và tiền thuế
Đây là lỗi sơ đẳng nhưng phổ biến nhất. Việc chậm nộp các tờ khai GTGT, TNDN, TNCN dù chỉ một ngày cũng bị tính phạt.
- Mức phạt: Phổ biến từ 2 – 25 triệu đồng cho hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế.
- Rủi ro: Tiền chậm nộp (lãi suất 0.03%/ngày) sẽ tích lũy thành con số khổng lồ nếu doanh nghiệp bị thanh tra lại nhiều kỳ kế toán cũ (ví dụ: thanh tra 3-5 năm).
Sử dụng hóa đơn không hợp lệ
“Hóa đơn ma”, hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn là cơn ác mộng của kỳ quyết toán.
- Lỗi thường gặp: Mua hóa đơn khống để cân đối chi phí; Hóa đơn sai thời điểm (ngày lập khác ngày ký số); Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (đối với trường hợp bắt buộc).
- Hậu quả: Mức phạt hành chính từ 10 – 50 triệu đồng. Nghiêm trọng hơn, toàn bộ chi phí đầu vào bị loại, dẫn đến truy thu thuế TNDN và phạt hành vi trốn thuế (1 đến 3 lần số thuế trốn).
Kê khai sai thuế
- GTGT: Bỏ sót hóa đơn đầu vào, kê khai khấu trừ đối với hóa đơn không hợp lệ.
- TNDN: Xác định sai chi phí được trừ và không được trừ.
- TNCN: Tính sai giảm trừ gia cảnh, không khấu trừ tại nguồn đúng quy định.
Đưa chi phí không đủ chứng từ vào sổ sách
Nhiều chủ doanh nghiệp “vô tư” đưa các khoản chi phúc lợi, hiếu hỉ, du lịch, quảng cáo vào chi phí công ty mà thiếu hồ sơ đi kèm.
- Yêu cầu: Ngoài hóa đơn, cần có Hợp đồng, Quy chế tài chính, Biên bản nghiệm thu, Chứng từ thanh toán qua ngân hàng…
- Rủi ro: Bị loại toàn bộ chi phí khi quyết toán, làm tăng số thuế TNDN phải nộp đột biến.
Sai phạm về chi phí lãi vay (Nghị định 132)
Với các doanh nghiệp có giao dịch liên kết, việc không loại trừ chi phí lãi vay vượt mức trần 30% EBITDA theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP là sai lầm phổ biến, dẫn đến việc bị truy thu số tiền rất lớn sau này.
Sai lầm pháp lý về Lao động – Dễ bị phạt nhưng hay bị xem nhẹ
Sai sót trong hợp đồng lao động
- Ký hợp đồng dịch vụ/cộng tác viên để né BHXH nhưng bản chất công việc là cố định.
- Thiếu các nội dung bắt buộc trong hợp đồng.
- Ký sai loại hợp đồng (ví dụ: ký quá 2 lần hợp đồng xác định thời hạn).
Sa thải, kỷ luật lao động sai luật
Nhiều quản lý sa thải nhân viên chỉ bằng một tin nhắn hoặc lời nói.
- Sai lầm: Không tổ chức họp kỷ luật, không có biên bản, sa thải người đang nuôi con nhỏ/mang thai…
- Hậu quả: Khi người lao động kiện, doanh nghiệp gần như thua 100%. Phải nhận người lao động trở lại, trả đủ lương trong những ngày không làm việc và bồi thường danh dự.
Vi phạm về tiền lương và Bảo hiểm xã hội (BHXH)
- Đóng BHXH thấp hơn mức lương thực tế.
- Chậm đóng hoặc trốn đóng BHXH.
- Cảnh báo: Hành vi trốn đóng BHXH cho người lao động hiện nay đã được quy định trong Bộ luật Hình sự.
Không xây dựng/đăng ký Nội quy lao động
Nếu doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên mà không có Nội quy lao động bằng văn bản (đã đăng ký), thì mọi quyết định xử lý kỷ luật sa thải đều là trái pháp luật.
Sai lầm trong quản lý tài chính & sổ sách kế toán
Lập sai, làm sai lệch sổ sách kế toán
Việc ghi chép không đầy đủ, tẩy xóa số liệu hoặc hạch toán “hai sổ” (nội bộ và thuế) không khớp nhau là rủi ro cực lớn khi cơ quan thuế thực hiện ấn định thuế.
Thanh lý tài sản không đúng quy định
Bán xe, máy móc cũ của công ty với giá “rẻ như cho” mà không có Hội đồng thẩm định giá, không có hồ sơ đấu giá/chào giá công khai. Cơ quan thuế sẽ coi đây là hành vi chuyển giá, trốn thuế và ấn định lại giá bán theo giá thị trường.
Không đối chiếu số liệu định kỳ
Sự lệch pha giữa số dư tiền gửi ngân hàng trên sổ kế toán và sao kê thực tế, hoặc sai lệch công nợ, hàng tồn kho… sẽ khiến Báo cáo tài chính trở nên vô giá trị và bị phạt nặng về hành vi lập báo cáo sai sự thật.
Các sai lầm pháp lý khác nhưng hậu quả rất nặng
Vi phạm Sở hữu trí tuệ
Sử dụng hình ảnh, phần mềm lậu, hoặc thiết kế bao bì “na ná” nhãn hiệu nổi tiếng. Hậu quả là bị kiện bồi thường, buộc tiêu hủy hàng hóa và chấm dứt kinh doanh nhãn hàng đó.
Vi phạm về bảo vệ dữ liệu (Nghị định 13)
Doanh nghiệp thu thập dữ liệu khách hàng (SĐT, Email) để quảng cáo mà không có sự đồng ý, không có chính sách bảo mật dữ liệu. Mức phạt cho vi phạm này hiện nay rất cao.
Hợp đồng thương mại lỏng lẻo
Hợp đồng không quy định rõ điều khoản phạt vi phạm, cơ quan giải quyết tranh chấp. Khi đối tác “bùng” hợp đồng, doanh nghiệp không có cơ sở pháp lý để đòi bồi thường.
Vi phạm pháp luật môi trường
Không làm báo cáo đánh giá tác động môi trường (ĐTM), xả thải chưa qua xử lý. Hình phạt có thể là đình chỉ hoạt động có thời hạn – điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp “chết lâm sàng”.
Hậu quả pháp lý doanh nghiệp phải đối mặt
Tổng kết lại, một sai lầm pháp lý nhỏ có thể dẫn đến hiệu ứng domino:
- Tài chính: Mất tiền nộp phạt, truy thu thuế, lãi chậm nộp.
- Vận hành: Bị đình chỉ hoạt động, bị cưỡng chế hóa đơn, phong tỏa tài khoản.
- Uy tín: Mất niềm tin với ngân hàng (khó vay vốn), khách hàng và đối tác tẩy chay.
- Pháp lý: Chủ doanh nghiệp, Kế toán trưởng có thể bị cấm đi khỏi nơi cư trú hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
Cách phòng tránh các sai lầm pháp lý phổ biến
Để không rơi vào cảnh “mất bò mới lo làm chuồng”, doanh nghiệp cần:
- Thường xuyên cập nhật pháp luật: Đặc biệt là các chính sách về Thuế, Lao động, BHXH thay đổi hàng năm.
- Xây dựng quy trình nội bộ (Standard Operating Procedure – SOP): Chuẩn hóa quy trình ký hợp đồng, tuyển dụng, xuất hóa đơn, luân chuyển chứng từ.
- Tuân thủ ngay từ đầu: Chi phí để làm đúng luật ngay từ đầu luôn thấp hơn chi phí để “chạy chọt” hay nộp phạt sau này.
- Tham vấn chuyên gia: Đừng tiếc tiền cho Luật sư hoặc các khóa đào tạo pháp chế bài bản.
Bạn lo lắng doanh nghiệp mình đang tiềm ẩn những rủi ro pháp lý “chết người”? Bạn muốn tự mình rà soát và “vá” các lỗ hổng trước khi cơ quan chức năng ghé thăm? Tham khảo ngay Khóa học đào tạo pháp luật cho kế toán công ty của Pháp chế ICA.
Mời bạn xem thêm:
