Sơ đồ bài viết
Trong môi trường làm việc, việc ghi chép lại các cuộc gặp mặt, thảo luận, và thỏa thuận là điều vô cùng quan trọng. Mẫu biên bản làm việc đã từng bước trở thành công cụ không thể thiếu trong việc ghi nhận các sự kiện quan trọng trong môi trường làm việc, từ cuộc họp nhỏ tại văn phòng đến các cuộc gặp mặt lớn giữa các tổ chức lớn.
Nội dung yêu cầu biên bản làm việc
Một biên bản làm việc phải nêu rõ nội dung của cuộc làm việc một cách cụ thể và chi tiết. Điều này giúp các bên tham gia hiểu rõ về mục tiêu và kết quả của buổi làm việc. Thông tin trong biên bản cần phải chính xác và đầy đủ, không gian lạc hoặc thiếu sót, để tránh hiểu nhầm hoặc tranh cãi sau này.
Biên bản làm việc hiện nay không được quy định một mẫu cố định nào cả. Tuy nhiên để đảm bảo biên bản đầy đủ các nội dung cần thiết, có đủ sức thuyết phục khi làm căn cứ chứng minh thì nội dung của biên bản phải có những nội dung chính như sau:
- Thời gian và địa điểm ghi lại sự việc.
- Thành phần tham dự cuộc họp
- Nội dung làm việc
- Thời gian kết thúc buổi làm việc
- Thông tin về số trang, số bản
- Chữ ký xác nhận thông qua biên bản của các bên.
Hướng dẫn soạn thảo mẫu biên bản làm việc
Biên bản làm việc là một loại văn bản phổ biến mà chúng ta có thể gặp trong nhiều môi trường khác nhau. Ví dụ như các cuộc họp, buổi làm việc giữa các đối tác kinh doanh, cuộc trao đổi giữa quản lý doanh nghiệp và đại diện của nhân viên, cuộc gặp giữa cơ quan nhà nước và người dân liên quan, hoặc cuộc họp giữa ban giám hiệu của một trường học với phụ huynh học sinh.
Khi viết một biên bản làm việc, quý vị có thể tuân theo các hướng dẫn sau:
- Đầu tiên, biên bản cần phải nêu rõ chủ đề chính của cuộc làm việc một cách ngắn gọn và súc tích. Ví dụ như: “Về việc điều chỉnh chính sách lương cho nhân viên”, “Về việc điều chỉnh giờ học cho học sinh”.
- Tiếp theo, cần ghi rõ thông tin của các bên tham gia buổi làm việc, bao gồm tên, chức vụ và bộ phận làm việc của họ. Ví dụ: “Ông Nguyễn Thanh Bình, Giám đốc công ty”, “Bà Trần Thị Nhàn, Kế toán trưởng”, “Bà Nguyễn Thị Thủy, Chủ tịch Công đoàn công ty”.
- Phần nội dung của biên bản cần được ghi rõ, súc tích và đầy đủ các điều đã được thảo luận và thỏa thuận trong cuộc làm việc, tuân theo trình tự diễn biến của buổi làm việc. Cần ghi rõ ý kiến và thỏa thuận một cách rõ ràng, dễ hiểu, và phải có phương án đã được đồng thuận và quyết định áp dụng.
- Cuối cùng, biên bản sẽ có giá trị pháp lý nếu được tất cả các bên tham gia chấp thuận thông qua việc ký tên. Nếu có bên nào không đồng ý, người lập biên bản cần phải ghi rõ lý do tại phần ký tên của biên bản.
Tải xuống mẫu biên bản làm việc
Biên bản làm việc phải đảm bảo yêu cầu gì?
Mẫu biên bản làm việc không chỉ là một tài liệu ghi nhận các sự kiện trong môi trường làm việc mà còn là công cụ quan trọng giúp đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng, và pháp lý trong các hoạt động tổ chức. Điều này không chỉ tạo ra sự tin cậy và trách nhiệm trong môi trường làm việc mà còn giúp giải quyết mọi tranh chấp một cách hiệu quả và công bằng.
Một biên bản ghi nhận lại cuộc làm việc cần tuân thủ những yêu cầu tối thiểu sau đây:
- Các thông tin và sự kiện trong biên bản phải được nêu rõ, cụ thể và chính xác. Thời gian và ngày giờ thực hiện các thỏa thuận cũng cần được đề cập rõ ràng.
- Nội dung của biên bản cần được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc, và tuân theo trình tự diễn biến của cuộc làm việc.
- Ngôn ngữ sử dụng trong biên bản phải đơn giản, ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu.
- Người lập biên bản phải ghi lại thông tin một cách trung thực và khách quan, tránh đánh giá chủ quan hoặc thêm vào cảm xúc cá nhân.
- Chữ ký của người đại diện hoặc mỗi người tham dự buổi làm việc là bắt buộc. Điều này chính là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm của từng bên và cá nhân tham gia.
- Biên bản làm việc cần tuân thủ các nguyên tắc về nội dung và hình thức của văn bản hành chính theo quy định của pháp luật. Ví dụ như phải có quốc hiệu, tiêu ngữ, địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc buổi làm việc, tên và nội dung của văn bản.
- Cuối buổi làm việc, người lập biên bản cần đọc lại nội dung để các tham dự viên kiểm tra và xác nhận. Nếu không có ý kiến, họ sẽ ký vào biên bản để xác nhận.
Mời bạn xem thêm:
- Hướng dẫn soạn thảo mẫu biên bản bàn giao
- Hướng dẫn soạn thảo mẫu hợp đồng mua bán
- Lưu ý khi soạn thảo hợp đồng thuê tài sản
Câu hỏi thường gặp
Biên bản làm việc được người có thẩm quyền lập trong các trường hợp sau:
Đầu tiên, biên bản làm việc được lập để ghi nhận sự việc và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền trong trường hợp hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của mình.
Thứ hai, biên bản làm việc được lập để ghi nhận sự việc trong trường hợp vụ việc phải giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm tang vật, phương tiện và các trường hợp cần thiết khác.
Mặt khác, biên bản làm việc chính trong trường hợp này đóng vai trò là một trong những căn cứ để lập biên bản vi phạm hành chính.
Việc lập biên bản làm việc khi thanh tra của kiểm toán nhà nước được quy định tại Điều 17 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 99/QĐ-KTNN năm 2021. Cụ thể:
Biên bản làm việc được tạo ra để ghi chép nội dung và kết quả của buổi làm việc với đối tượng thanh tra, cũng như bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ làm việc với Đoàn thanh tra và các đối tượng liên quan (nếu có).
Tổ chức hoặc cá nhân tham gia vào buổi làm việc với Đoàn thanh tra, Tổ thanh tra, hoặc các thành viên của Đoàn thanh tra phải chịu trách nhiệm ký vào Biên bản làm việc. Trong trường hợp có ý kiến không đồng nhất với nội dung của biên bản, họ được phép yêu cầu ghi rõ ý kiến không đồng nhất vào biên bản, nhưng phải kèm theo lý do hoặc giải trình bằng văn bản.
Quyết định cũng đề cập đến việc xử lý sai phạm được phát hiện trong quá trình thanh tra của kiểm toán nhà nước:
Nếu trong quá trình thanh tra, phát hiện có sai phạm đáng kể hoặc sai phạm nghiêm trọng, Đoàn thanh tra sẽ lập biên bản ghi nhận các sai phạm này để làm cơ sở cho việc xử lý. Đồng thời, họ cũng phải báo cáo kịp thời bằng văn bản gửi Chánh Thanh tra. Chánh Thanh tra sau đó sẽ trình Người ký quyết định thanh tra và Tổng Kiểm toán Nhà nước để xem xét và quyết định tiếp theo. Việc xử lý sai phạm sẽ tuân theo các quy định của pháp luật về thanh tra và các quy định khác liên quan.
