Sơ đồ bài viết
Trong thực tiễn doanh nghiệp, đặc biệt tại các công ty vừa và nhỏ, việc kế toán, nhân sự, hành chính… bị yêu cầu ký xác nhận vào hồ sơ – chứng từ do người khác lập, thậm chí chưa từng xem qua là tình huống diễn ra khá phổ biến. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, nhất là khi phát sinh tranh chấp, sai phạm, hay bị cơ quan quản lý nhà nước thanh – kiểm tra. Vậy người lao động cần làm gì khi bị yêu cầu ký xác nhận hồ sơ mà mình không trực tiếp thực hiện? Nếu vẫn ký theo chỉ đạo thì có bị liên đới trách nhiệm không?
Trách nhiệm pháp lý khi ký xác nhận vào hồ sơ
Ký xác nhận là một hành vi pháp lý
Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, người ký xác nhận vào văn bản được xem là đã xác lập một hành vi pháp lý đơn phương hoặc đồng thuận, tùy nội dung văn bản. Khi đó, chữ ký thể hiện:
- Sự đồng ý với nội dung;
- Sự xác thực thông tin trong hồ sơ;
- Cam kết chịu trách nhiệm liên đới nếu hồ sơ có sai phạm (trong nhiều trường hợp).
Chữ ký của người lao động có thể được sử dụng làm bằng chứng trước tòa án, cơ quan điều tra, thanh tra – kiểm toán. Dù có ký “theo yêu cầu cấp trên” thì vẫn không miễn trừ trách nhiệm nếu hậu quả xảy ra.
Người ký xác nhận có thể bị xử lý thế nào?
Tùy từng trường hợp, người ký hồ sơ không đúng thực tế có thể bị xử lý:
- Kỷ luật nội bộ: Cảnh cáo, khiển trách, sa thải nếu làm sai quy trình, tiếp tay hợp thức hóa sai phạm;
- Buộc bồi thường thiệt hại: nếu chữ ký gây ra thiệt hại về tài chính cho công ty hoặc bên thứ ba;
- Truy cứu trách nhiệm hình sự: nếu có yếu tố gian dối, tiếp tay làm giả tài liệu, gây hậu quả nghiêm trọng (ví dụ: Điều 222, 281, 359 Bộ luật Hình sự).
Một số tình huống thực tế:
| Tình huống | Rủi ro có thể xảy ra |
|---|---|
| Ký xác nhận bảng chấm công dù không theo dõi trực tiếp | Bị quy trách nhiệm nếu xảy ra gian lận giờ công, trốn đóng BHXH |
| Ký phiếu chi – hóa đơn không kiểm tra nội dung | Bị coi là tiếp tay chi tiền sai, gây thất thoát tài sản |
| Ký bảng kê khai thuế do người khác lập sai | Bị liên đới khi cơ quan thuế xử phạt hành vi kê khai gian dối |
| Ký văn bản pháp lý như hợp đồng, biên bản đối chiếu | Bị đối tác kiện nếu xác nhận sai thông tin gây thiệt hại cho họ |
Làm gì khi bị yêu cầu ký xác nhận hồ sơ mà mình không trực tiếp thực hiện?
Việc từ chối ký xác nhận trong một số môi trường doanh nghiệp có thể khiến người lao động rơi vào thế “bị cô lập” hoặc bị đánh giá là không hợp tác. Tuy nhiên, không ký bừa bãi là một nguyên tắc nghề nghiệp, đồng thời cũng là cách tự bảo vệ bản thân.
Dưới đây là hướng dẫn cụ thể bạn nên làm theo:
Kiểm tra xem hồ sơ có thuộc phạm vi trách nhiệm của mình không
Trước tiên, bạn cần xác định:
- Hồ sơ đó có phải do bạn phụ trách chính không?
- Có nội dung nào bạn có thể xác thực (ví dụ: bảng lương do bạn lập, phiếu thu do bạn kiểm tiền)?
- Có nội dung nào bạn không kiểm soát được (ví dụ: biên bản đối chiếu do bộ phận kho lập)?
Nếu không liên quan đến nghiệp vụ của bạn, thì bạn có quyền từ chối ký hoặc chỉ ký vào phần được phân công trách nhiệm rõ ràng.
Ghi chú rõ vai trò nếu buộc phải ký
Trong nhiều trường hợp, bạn có thể được yêu cầu ký để “cho đủ chữ ký”, “để hồ sơ hợp lệ”. Khi đó, bạn có thể:
- Ký kèm ghi chú như: “Ký theo ủy quyền”, “Ký để chuyển tiếp”, “Không chịu trách nhiệm nội dung”;
- Hoặc ký ở phần riêng biệt, ví dụ “Người nhận hồ sơ”, “Người chuyển tiếp”, tránh ký vào dòng “Xác nhận nội dung”.
Việc ghi chú giúp bạn giới hạn phạm vi trách nhiệm pháp lý trong trường hợp có khiếu nại, tranh chấp sau này.
Từ chối ký nếu nội dung hồ sơ có dấu hiệu sai phạm
Nếu bạn phát hiện:
- Số liệu trong bảng tính không đúng;
- Văn bản có thông tin sai lệch;
- Chữ ký người lập giả mạo;
- Hồ sơ chưa được phê duyệt đúng quy trình…
Thì bạn hoàn toàn có quyền từ chối ký xác nhận, theo căn cứ sau:
Điều 10, Luật Kế toán 2015 quy định: “Kế toán có quyền từ chối thực hiện nghiệp vụ kế toán vi phạm pháp luật và phải báo cáo bằng văn bản cho người phụ trách trực tiếp.”
Việc không ký trong tình huống này không phải là chống lệnh cấp trên, mà là hành vi cần thiết để tránh vi phạm pháp luật.
Gửi báo cáo nội bộ bằng văn bản
Nếu việc từ chối ký dẫn đến hiểu nhầm, xung đột nội bộ, bạn nên:
- Soạn báo cáo hoặc email nội bộ;
- Trình bày lý do từ chối ký (không thực hiện trực tiếp, chưa kiểm tra nội dung…);
- Đề xuất cấp trên bố trí người xác nhận phù hợp hoặc xin văn bản ủy quyền nếu cần.
Lưu trữ bản báo cáo/email là cách để bảo vệ mình trước trách nhiệm pháp lý nếu có sự việc phát sinh sau này.
Không ký thay người khác – trừ khi có ủy quyền hợp lệ
Trường hợp phổ biến trong doanh nghiệp là việc nhân viên ký thay đồng nghiệp đang vắng mặt hoặc theo chỉ đạo cấp trên. Hành vi này nếu không có giấy ủy quyền hoặc phân công chính thức sẽ:
- Bị coi là giả mạo chữ ký;
- Làm phát sinh hậu quả pháp lý ngoài dự tính;
- Đẩy bạn vào tình thế phải gánh hậu quả thay người khác.
Do đó, bạn chỉ nên ký thay khi:
- Có ủy quyền bằng văn bản;
- Được phân công cụ thể bằng email hoặc văn bản;
- Nội dung hồ sơ không tiềm ẩn rủi ro pháp lý lớn.
Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực kế toán – tài chính – hành chính, và thường xuyên được giao nhiệm vụ kiểm tra, ký hồ sơ – chứng từ – báo cáo nội bộ… mà chưa rõ nên xử lý ra sao cho đúng luật, đúng quy trình, hãy tham khảo ngay: Khóa học Pháp chế Đa nhiệm – Thiết kế riêng cho kế toán tài chính kiêm nhiệm pháp chế công ty
Khóa học do đội ngũ chuyên gia pháp chế doanh nghiệp từ Pháp chế ICA trực tiếp xây dựng, giúp bạn:
- Biết quyền – nghĩa vụ – ranh giới trách nhiệm của mình khi xử lý hồ sơ;
- Có kỹ năng phản hồi – từ chối – báo cáo đúng cách;
- Phòng ngừa rủi ro pháp lý phát sinh từ những chữ ký “cho xong việc”.
Mời bạn xem thêm: