Sơ đồ bài viết
Bạn là nhân viên hành chính, bạn thường xuyên phải xử lý giấy tờ, hợp đồng, các vấn đề liên quan đến nhân sự, tài sản của công ty. Có bao giờ bạn cảm thấy lo lắng khi sếp giao một nhiệm vụ không rõ ràng, hay một quyết định có vẻ… “sai sai” so với luật? Trong môi trường doanh nghiệp năng động nhưng cũng đầy rủi ro, đặc biệt là với các SME, việc tự trang bị kỹ năng pháp luật giúp hành chính tự bảo vệ mình trong công việc là điều vô cùng cần thiết. Nó không chỉ giúp bạn làm việc đúng quy định, tránh liên đới trách nhiệm mà còn nâng cao giá trị của bản thân.
5 kỹ năng pháp luật giúp hành chính tự bảo vệ mình trong công việc
Kỹ năng nhận diện và phân tích rủi ro pháp lý
Đây là kỹ năng nền tảng và quan trọng nhất. Một nhân viên hành chính giỏi không chỉ làm việc theo chỉ đạo mà còn phải có khả năng “ngửi” thấy mùi rủi ro pháp lý tiềm ẩn.
- Bạn cần biết: Đâu là các quy định pháp luật cơ bản liên quan đến công việc hành chính: Luật Doanh nghiệp, Bộ luật Lao động, Luật Kế toán, các quy định về hành chính công, quản lý văn thư, v.v.
- Cách áp dụng: Khi được giao nhiệm vụ (ví dụ: soạn thảo hợp đồng, xử lý kỷ luật nhân viên, mua sắm tài sản), bạn cần chủ động đối chiếu với các quy định pháp luật hiện hành. Liệu quyết định này có hợp pháp không? Có vi phạm quyền lợi của bất kỳ bên nào không? Nếu có bất kỳ nghi vấn nào, đó chính là “đèn đỏ” bạn cần dừng lại để xem xét kỹ hơn.
Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin pháp lý hiệu quả
Biết luật là một chuyện, nhưng truyền đạt cho người khác hiểu để thay đổi quyết định lại là chuyện khác. Đặc biệt khi bạn phải đối mặt với sếp hoặc đồng nghiệp không am hiểu luật pháp.
- Bạn cần biết: Cách diễn giải các điều luật một cách dễ hiểu, không quá phức tạp, tập trung vào hậu quả pháp lý mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt nếu làm sai.
- Cách áp dụng: Khi phát hiện một yêu cầu có thể sai luật, bạn không nên từ chối thẳng thừng mà hãy trình bày rõ ràng, dựa trên các căn cứ pháp luật cụ thể (điều, khoản, văn bản nào). Đề xuất các phương án thay thế hợp pháp để đạt được mục tiêu tương tự. Quan trọng nhất là giữ thái độ chuyên nghiệp, tôn trọng, tránh gay gắt hay đối đầu trực tiếp.
Kỹ năng xây dựng và kiểm soát hồ sơ, chứng từ pháp lý
Hồ sơ, chứng từ chính là “bằng chứng thép” bảo vệ bạn và doanh nghiệp. Sai sót trong việc lập hay quản lý chứng từ có thể dẫn đến những hậu quả khó lường.
- Bạn cần biết: Yêu cầu về tính hợp pháp, hợp lệ của các loại văn bản, chứng từ hành chính, hợp đồng, quyết định nội bộ (quyết định bổ nhiệm, luân chuyển, kỷ luật…).
- Cách áp dụng: Mọi giao dịch, quyết định quan trọng đều cần được lập thành văn bản rõ ràng, đầy đủ thông tin, có chữ ký của các bên liên quan. Bạn cần biết cách lưu trữ hồ sơ khoa học, có hệ thống để dễ dàng truy xuất khi cần thiết, đặc biệt là khi có tranh chấp hoặc thanh tra. Email, tin nhắn cũng có thể là bằng chứng quan trọng, hãy lưu trữ cẩn thận.
Kỹ năng bảo vệ quyền lợi cá nhân và từ chối yêu cầu sai trái
Đây là kỹ năng “phòng thủ” quan trọng nhất giúp hành chính tự bảo vệ mình trong công việc trước những yêu cầu vượt quá giới hạn hoặc trái pháp luật.
- Bạn cần biết: Quyền và nghĩa vụ của mình theo hợp đồng lao động, nội quy công ty và các quy định pháp luật liên quan. Khi nào bạn có quyền từ chối một yêu cầu?
- Cách áp dụng: Nếu sếp yêu cầu bạn làm một việc rõ ràng là sai luật (ví dụ: làm giả hồ sơ, ký thay khi không có thẩm quyền), bạn cần kiên quyết từ chối. Hãy giải thích rằng việc đó vi phạm pháp luật và bạn không thể thực hiện. Nếu sếp vẫn cố tình, hãy yêu cầu chỉ đạo bằng văn bản (qua email là tốt nhất) và lưu lại làm bằng chứng chứng minh bạn đã cảnh báo.
Kỹ năng tìm kiếm và cập nhật kiến thức pháp luật
Pháp luật luôn thay đổi và phát triển. Việc không cập nhật sẽ khiến bạn dễ dàng mắc sai lầm.
- Bạn cần biết: Nguồn thông tin pháp luật đáng tin cậy (Cổng thông tin điện tử của Chính phủ, Bộ, ngành, các trang web chuyên ngành uy tín).
- Cách áp dụng: Thường xuyên đọc các tin tức pháp luật mới, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến lĩnh vực của bạn (lao động, thuế, kế toán, doanh nghiệp). Tham gia các khóa học, hội thảo chuyên đề để nâng cao kiến thức và kỹ năng.
Trong môi trường công việc thực tế, việc trang bị những kỹ năng pháp luật giúp hành chính tự bảo vệ mình trong công việc là điều không thể thiếu. Bạn không thể chỉ làm theo cảm tính hay những gì được chỉ đạo mà không có kiến thức nền tảng.
Hiểu được những thách thức này, Pháp chế ICA đã thiết kế một khóa học chuyên biệt: “Khóa đào tạo Pháp luật cho Kế toán, Hành chính Nhân sự kiêm nhiệm Pháp chế tại Doanh nghiệp vừa và nhỏ”.
Khóa học sẽ trang bị cho bạn:
- Kiến thức pháp luật cốt lõi và chuyên sâu về các lĩnh vực liên quan trực tiếp đến công việc của bạn.
- Những kỹ năng thực chiến để nhận diện, phân tích rủi ro và xử lý các tình huống pháp lý phức tạp.
- Cách thức tự bảo vệ bản thân, tránh bị liên đới trách nhiệm khi có sai phạm.
- Kinh nghiệm xây dựng và kiểm soát hồ sơ, văn bản pháp lý chuyên nghiệp.
Đừng để sự thiếu hiểu biết pháp luật trở thành rào cản hoặc rủi ro cho sự nghiệp của bạn. Hãy chủ động đầu tư vào kiến thức để trở thành một nhân sự hành chính vững vàng, tự tin và có giá trị cao hơn trong mắt nhà tuyển dụng.
Đăng ký ngay để trang bị “lá chắn” pháp lý vững chắc cho công việc của bạn! https://phapche.edu.vn/courses/khoa-dao-tao-phap-luat-cho-ke-toan-hanh-chinh-nhan-su-kiem-nhiem-phap-che-tai-doanh-nghiep-vua-va-nho/
Mời bạn xem thêm: